档案管理系统和手工管理哪个好？一文帮你选对不踩坑

先说说手工管档案的真实日常，太扎心

很多刚起步的小公司，一开始都觉得，不就是存点文件吗？整个柜子买个笔记本，手写登记就完事，犯不上花钱弄什么系统。你是不是也这么想过？

真用上两年你就懂了，找个三年前的合作合同，蹲在档案柜翻一下午，满头灰都找不到，好不容易翻着了，纸张发黄边缘都磨破了。之前管档案的同事一拍屁股离职，交接漏了好几本，新接手的直接站在柜子前懵圈，这场景是不是太熟悉了？

掰扯清楚两种方式的好坏，不忽悠

手工管理：也就适合档案没几份的小团队

说白了手工管理唯一的优点，就是前期零成本，不用花一分钱买服务，会写字就能管，不用学不用适应，说的直白点就是凑活能用。

但是缺点真的能把人熬疯，我见过太多公司踩坑了：

• 找文件全靠脑子记，换个人管直接断档，档案过千份之后，找一份平均要花半小时以上，一天下来啥也没干，光翻文件了

• 纸质档案太娇贵，受潮发霉、借出去不还、不小心弄丢都是常事，真要打官司拿不出原始合同，哭都没地方哭

• 统计数据全靠手数，要你报一下今年一共收了多少份人事档案，你得抱着本子坐那数一下午，错一个数全部重来，太折磨人

档案管理系统：前期费点劲，后半辈子都省心

很多人一听系统就觉得贵，觉得大公司才用得起，其实现在几百块一年的SAAS系统太多了，中小公司完全负担得起，也就一月一杯奶茶钱而已。

好处真的是实打实的：

• 

  搜文件只要输关键词，几千份档案里一秒就能定位到你要的，再也不用蹲柜子里灰头土脸翻了

• 所有档案存在云端，还支持手机电脑同步看，出差要调文件，直接点开就能发，不用再打电话让同事帮你拍了

• 权限分得明明白白，核心机密档案只有管理层能看，员工离职直接收回权限，根本不用担心泄露

• 自动分类自动统计，要什么报表直接导，几分钟搞定手算大半天的活，省出来的时间干啥不好

当然也不是完美无缺，刚上线的时候要把之前的旧档案录进去，确实要花个三五天功夫，对完全不会用电脑的老同志来说，上手确实需要点时间，这点咱不洗。

给你个直接结论，不用纠结

选哪个根本不用想，就看你有多少份档案就完了。

如果你的常年在用的档案不到100份，就十几份合同几十份资料，那手工记记完全够用，没必要花那个冤枉钱。

要是你的档案已经超过500份，还在不停新增，听我一句劝，趁早换档案管理系统，早用早省心。

你算算，每个月大家找档案浪费的时间加起来，都够多接一个小项目了，那点系统费，早从省下来的时间里赚回来了，真的不亏。