人大档案培训案例：可直接落地的实操流程指南

实操前准备

必需工具与材料

• 高扫仪（型号：中晶FS1030），驱动下载地址：http://download.microtek.com.cn/driver/FS1030/Linux_driver_v2.1.zip
• 人大档案培训配套《档案著录规范V2.0》，下载地址：http://www.ruc.edu.cn/dar/training/standard/v2.0.pdf
• 易档案开源版（适用于Ubuntu 20.04及以上），安装命令： ``` sudo apt update && sudo apt install yidang-an-open-source ```
• 空白档案盒（规格：3022cm，带脊背标签位）
• 编号模板，提取路径：/home/user/人大培训案例包/templates/档案编号模板.docx

实操步骤

步骤1：档案预处理

1. 对需整理的档案拆卷，去除订书钉、回形针等金属物件，禁止保留金属在档案内，否则会划伤扫描镜头。

2. 按页码排序档案，标注缺页位置（用铅笔在边缘标注“缺第X页”），确保页码连续。

3. 校准高扫仪：双击桌面“Microtek FS1030校准工具”，点击“自动校准”，等待10秒后关闭工具。

步骤2：扫描与图像校正

1. 打开易档案工具，左侧菜单点击“档案扫描”，选择“中晶FS1030”为扫描设备，设置参数：分辨率300dpi、灰度模式、文件格式PDF/A（符合档案长期保存标准）。

2. 勾选“自动纠偏”“去黑边”，点击“批量扫描”，逐页放入档案，完成后扫描件自动保存至/home/user/人大档案扫描件/[年份]/目录。

3. 抽检扫描件：打开任意PDF，若图像模糊，执行手动对焦：在扫描界面点击“手动对焦”，放置档案后按下对焦按钮。

步骤3：档案著录与编号

1. 按《档案著录规范V2.0》填写著录项，在易档案中点击“新建著录条目”，以下字段必须全部填充：

• 档案编号：规则为“年份-门类代码-卷号”，例如“2024-06-001”，门类代码06对应行政类
• 题名：准确反映内容，禁止使用“文件”“资料”等模糊表述
• 责任者：文件出具单位全称
• 日期：格式YYYY-MM-DD
• 保管期限：标注“永久”“30年”“10年”

2. 生成编号后，用模板打印脊背标签，内容需与著录条目一致，粘贴在档案盒脊背居中位置，标签粘贴后用压条压紧，避免脱落。

步骤4：档案装盒归档

1. 将扫描PDF按编号排序放入档案盒，每盒厚度不超过2.5cm（超厚需分盒），确保无多余页或缺页。

2. 档案盒封面填写：盒号（编号最后三位，如001）、起止日期（最早/最晚文件日期）、保管期限。

3. 将归档材料提交至单位档案库，完成全部实操。

常见问题排查

问题1：扫描PDF乱码

解决方案：重新转换格式为PDF/A-1a，执行命令： ``` cd /home/user/人大培训案例包/scripts && ./convert_pdf.sh ```

问题2：档案编号重复

解决方案：登录易档案后台，点击“编号查重工具”，输入年份和门类代码，点击“查重”，系统显示重复编号，修改后保存即可。