我之前在某直属海关的综合科帮了大半年忙，接手档案整理那活儿的时候，我差点直接跑路——你敢信吗？几十年的档案，纸质的堆了半间地下室，电子的散在五六个老员工的个人U盘、旧电脑里，要找一份三年前的稽查档案，就像在没分流的安检行李堆里找你丢的AirPods，翻俩小时翻不出来，翻出来了还怕弄乱了别的涉密档案，赔都赔不起。那时候我天天蹲档案室摸鱼的时候就念叨，要是有个专门的海关部门档案管理软件能救救命就好了，谁知道找来找去踩了好几个大坑，最后才摸到正主，今天就给各位同行唠唠，省得你们再走我老路。
最开始领导图便宜，找了个几百块一年的通用档案管理软件凑数，用了俩月我就受不了了。那玩意儿就好比你让公园门口的看车大爷来管海关监管货物，根本不对活儿啊！
第一个大坑就是涉密要求不达标，通用软件啥档案都往公有云存，咱们海关多少档案涉及通关数据、企业信息还有稽查资料，密级卡得严得很，这不等于把涉密单证往广场储物柜扔吗？谁都能摸一下，太吓人了。第二个坑就是分类不对，通用软件的分类逻辑就是通用企业的，根本不符合海关的档案分类标准，导入之后还是乱成一锅粥，找东西照样瞎蒙，跟之前没软件没啥区别。
那时候我就认准了，必须得要专门的海关部门档案管理软件，不是给随便什么公司用的大路货，就得是专门给海关部门做的，踩了半年坑终于换对了，那体验，简直是从挤绿皮火车换成坐高铁，爽翻了。
正经的海关部门档案管理软件，首先就是卡牢了涉密红线，人家都是符合保密局涉密信息系统分级保护要求的，从绝密、机密、秘密到普通内部档案，不同岗位开不同权限，就好比进海关监管区要刷工牌核身份，权限不对你连档案库的门都进不去，谁能调、谁能看，门儿清。
之前我们单位老有人借了档案不还，还乱翻别的，现在谁登录过、调过什么、什么时候退出的，全留痕，根本出不了乱子。咱说句土味实在话：干档案岗，安全就是饭碗，稳得住才能不挨骂，这话真没毛病。
我之前最头疼的就是归档，一堆纸质报关单、审批文件要录，眼睛都看花了，现在正经的海关部门档案管理软件带OCR扫描识别，纸质扫完自动提取信息，按照海关的分类标准自动归文件夹，不用你手动输，十分钟能录完我之前一天的活儿。
而且从采集、归档、借阅、移交接收到销毁，全流程都在系统里走，就好比每件行李过安检都留扫描记录，哪一步是谁做的，什么时候做的，点开就能看，根本不会出现出了问题找不到责任人的情况。之前上级来检查档案，我们要提前三天准备，现在十分钟就能调出所有要求的资料，领导都夸我们效率涨了十倍。
之前找档案什么体验？我给你形容一下，就是你记得大概哪年的，记得大概哪个业务，然后去地下室一排排架子翻，翻俩小时一身灰，最后还找错，那滋味谁干谁知道。现在用了海关部门档案管理软件，你只要输个关键词，不管是企业名、年份还是档案号，一秒定位，电子档直接在线看，纸质档直接告诉你存在哪个库房第几排第几层，拿了就能走，十秒搞定，我现在摸鱼的时间都变多了，这不香吗？
说实话，我之前真的觉得档案岗就是个苦逼背锅岗，活多不讨好，出点错全是你的问题，直到换了对的海关部门档案管理软件，我才发现原来档案管理也能这么轻松。我不是给谁打广告，我是真踩过坑，见过太多单位花了几十万买错软件，最后档案还是乱的，出了问题还要经办人背锅，所以才掏心窝子给你们说这些。
现在都讲数字化转型，档案管理也不能拖后腿，选对专门的海关部门档案管理软件，相当于给你雇了个24小时不偷懒的档案管理员，安全、省心、效率高，咱们干活的轻松，领导也满意，这不就是大家都想要的结果吗？反正我身边有同行问我，我都是直接推这个思路，谁用谁知道好。
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务