档案制度建设监督办公室职责落地实操具体执行指南

一、核心职责落地实操步骤

1. 档案制度合规性审核实操

严格按以下步骤执行，零操作门槛：

• 步骤1：收集审核清单：从各部门归档岗（行政、人事、业务岗各1名）收集待审核的最新制度文件，确保覆盖纸质及电子两类制度。
• 步骤2：对照法规核对：对照《中华人民共和国档案法》第14条、所在省/市档案条例（以上海市为例：《上海市档案条例》第25条）及公司内部现有归档规则，逐一核对3项必填内容：制度是否明确归档范围、是否包含监督追责条款、是否划分保管期限（永久/30年/10年）。
• 步骤3：填写审核检查表：用以下固定表格记录结果，不得修改列项：

  制度名称	责任部门	归档范围	追责条款	保管期限	审核意见
  人事档案归档制度	人事部	✔️	❌	✔️	缺少追责条款，需补充

• 步骤4：出具整改要求：审核后3个工作日内将意见反馈至责任部门，要求整改内容同步至部门负责人，逾期未改的提交行政负责人处理。

2. 档案日常监督执行实操

每月固定执行1次，严格按以下流程操作：

• 步骤1：抽取监督样本：随机抽取公司3个部门（行政、业务1、业务2）的档案柜，编号为A、B、C，抽取时填写《样本抽取记录》，存档至指定路径。
• 步骤2：纸质档案检查：2名监督人员共同在场，检查档案排序是否按「年度-类型-编号」规则，档案标签是否包含「年度、部门、类型、编号」4项内容，1份以上不合格记为该柜整体不合格。
• 步骤3：电子档案检查：登录公司档案管理系统（测试环境：https://192.168.1.10:8080/ams，生产环境用户名：archive_admin，密码：Archive@2024），检查近1个月上传的电子档案是否缺失元数据（上传人、上传时间、档案编号），缺失则标记为不合格。
• 步骤4：出具监督报告：用以下固定模板生成报告，1个工作日内发送至各部门负责人： ``` 202X年X月档案监督报告 1. 抽取样本：A（行政）、B（业务1）、C（业务2） 2. 不合格项：B柜第3层8份业务档案未按年度排序；业务1电子档案有3份缺失元数据 3. 整改要求：B柜需3日内完成排序，业务1需5日内补充元数据 4. 提交人：档案制度建设监督办公室 ```

3. 整改闭环跟踪实操

所有问题需形成闭环，步骤如下：

• 步骤1：导出问题清单：从监督报告中提取全部不合格项，绑定责任部门及责任人（如业务1归档岗李四）。
• 步骤2：发送整改通知：将通知发送至部门负责人及责任人，内容包含问题描述、整改时限、逾期后果（纳入部门月度绩效），通知模板存放在公司共享盘：\\file-server\档案监督办\整改通知模板.docx，直接复制使用。
• 步骤3：跟进整改进度：每日在企业微信档案监督群同步进度，整改完成后需上传佐证材料（纸质档案照片、电子档案元数据截图）。
• 步骤4：整改复核归档：整改完成后2个工作日内复核是否符合要求，合格则标记闭环，不合格则再次发送整改通知，要求2日内整改，第三次仍不合格的提交总经理办公会。

二、实操必备工具与注意事项

实操工具清单

所有工具均为公司内部提供，不得使用第三方工具：

• Excel：用于填写审核检查表，固定列项不得删除。
• 公司档案管理系统：用于检查电子档案，不得用其他平台上传或下载档案。
• 企业微信档案监督群：用于同步监督及整改进度，仅允许相关人员发言。

核心注意事项

• 保密要求：所有监督人员需签订《档案保密协议》，未签订的不得参与监督工作，严禁泄露任何档案内容。
• 操作规范：纸质档案检查需2人在场，不得单独接触档案原件；电子档案密码每30天更换一次，新密码需包含大小写字母、数字、特殊字符，长度不低于8位。
• 存档要求：所有监督记录、审核意见、整改通知需存档至共享盘指定路径：\\file-server\档案监督办\202X年监督记录\，每月最后1日完成本月记录整理。