档案数字化工程遇档案整理不规范？保姆级可落地解决攻略拿好

你有没有碰到过档案数字化项目做了一半，才发现前期整理的卷宗错漏百出，后面扫描、编目、挂接全卡壳的情况？别慌，这是很多同行都踩过的坑，找对方法整改其实没那么难。

先捋清楚整理不规范到底会给你挖多少坑

很多人都觉得前期整理就是随便理理，扫完再调就行，真的别傻了。我之前碰过一个国企的档案数字化项目，就是前期整理的时候把同个项目的立项、验收材料塞到不同卷宗里，页码还有漏打跳打的情况，后面扫完挂接系统，查档的时候翻半小时都找不到全的，最后返工花了原计划3倍的时间，钱没赚到还赔了甲方的延误费，亏到想哭。

对应问题直接拆解决办法，照着做就行

先做前置的统一规则交底，别上来就干

这事儿吧最容易忽略的就是所有人的规则没对齐，有的整理员觉得页码打在右上角就行，有的觉得打在右下角，还有的把破损件直接塞到卷宗里没人管，后面扫完编目全乱。开工前必须拉所有参与整理的人开1小时交底会，把分类规则、页码标注、瑕疵件标注、装订要求全部做成一页纸的随身卡，人人手里发一张，不确定的随时问，别凭感觉来。就拿页码来说，你直接给大家定死，所有页号打在右上角空白处，遇有字的就移到右下角，破损缺页的直接夹个黄色便签标注，绝对不要自己瞎补。

中间做随抽随检，别等全整理完再查

很多人都喜欢堆个几百份再一起检查，那时候出问题就是批量问题，改到你吐。你就按人划责任区，每个人每天整理完的卷宗，当天抽10%检查，分类错、页码错、装订错的直接打回去改，当天的问题当天清。我之前做的那个民生档案项目就是这么干的，后期返工率直接降了80%都不止，省下来的时间全是赚的。

错漏件单独建台账，别混在正常件里

整理的时候肯定会碰到缺页、字迹模糊、不属于本批次的材料，别随便塞回卷宗里就完事，单独弄个excel台账，把错漏件的所属卷宗号、问题类型、补件责任人、处理时限全记清楚，每周核对一次处理进度，免得最后收尾的时候找不到问题件在哪，卡在甲方验收那一步过不了。

对了再给你提个醒，别省整理环节的成本

很多老板为了省钱，找毫无经验的兼职来做整理，看似一天省个几十块，后面返工的人工、赔的延误费，比你省的那点钱多10倍都不止。真要想项目顺顺利利交付，整理环节的钱真的别省，找熟手或者提前给新手做足培训，比啥都强。