符合档案数字化国家规定的档案加工全流程实操落地指南

一、合规前期准备

1. 明确核心合规依据

我国档案数字化现行有效核心标准为DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》、《档案数字化外包安全管理规范》，所有操作必须符合以下核心红线要求：

• 不得涂改、修改档案原件的任何内容，仅可对扫描图像做校正处理
• 涉密档案必须在符合保密要求的自有场所加工，不得外包给无保密资质单位
• 数字化成果必须满足分辨率、格式、存储备份的强制要求

2. 工具与资质准备

零门槛所需工具全部为免费可商用，直接通过以下地址获取：

• 批量图像处理工具IrfanView：https://www.irfanview.com/
• 免费OCR文字识别工具：天若OCR开源版 https://github.com/ClassWare/ruocrOCR
• 批量重命名工具Total Commander：https://www.ghisler.com/

如果承接对外档案数字化项目，需要提前取得档案行政管理部门认可的档案服务资质，涉密项目需额外取得对应保密资质。

二、全流程实操步骤

1. 档案交接登记

加工前必须完成出库交接，填写《档案数字化出库交接单》，必填内容包括：全宗名称、档号区间、档案总数量、出库日期、双方经手人签字，交接单原件需要永久留存，不得遗失，这是国家规定的必填流程。

2. 档案前处理

按照以下步骤操作，不会损坏原件：

• 拆除原有装订物：操作时避免裁剪到档案内容，遇有粘连页面小心分开，破损页面优先修裱后再加工
• 编写页号：所有有文字内容的页面单独编号，编号位置在页面右下角空白处，不得遮挡内容
• 大幅档案处理：超过扫描仪幅面的档案分幅扫描，扫描完成后拼接完整，保证内容连续无遗漏

3. 合规扫描参数设置

直接套用以下符合国家规定的参数，无需自行调整：

• 永久保管档案：分辨率设置为300dpi，存储格式为无压缩TIFF格式，彩色模式扫描
• 保管期限30年档案：分辨率不低于200dpi，存储格式可选质量80以上的JPEG，单色文字可灰度扫描
• 保管期限10年档案：分辨率不低于200dpi，存储格式要求同30年保管档案
• 有红头、印章、彩色插图的档案，无论保管期限全部采用彩色模式扫描

扫描完成后逐盒检查，遇有漏扫、偏斜、内容模糊的页面直接重新扫描。

4. 图像处理校正

使用IrfanView批量完成校正，操作步骤如下：

1. 打开IrfanView，点击「文件」→「批量转换/重命名」，导入当前批次所有扫描图片
2. 设置输出目录，点击「高级选项」，勾选「自动旋转校正」「去除边框黑边」「保持比例调整大小」，不勾选任何内容修改类选项
3. 点击开始处理，处理完成后逐批检查，确保没有裁切内容、方向正确

禁止对扫描图像的内容进行修改，不得涂抹、消除档案原件上的任何字迹，违者违反档案法相关规定。

5. 元数据著录与备份

国家规定要求元数据必须与扫描文件一一对应，必填元数据项如下：

备份要求必须符合国家规定：数字化成果做一式三套离线备份，分别存储在三个不同的物理存储介质，其中一套存放于异地，每1年对备份数据进行一次完整性校验，存储介质优先选择不可改写蓝光光盘或者企业级硬盘。

6. 档案还原入库

加工完成后，按照档案原有装订要求重新装订，恢复原有序号，填写《档案数字化入库交接单》，连同原始档案、数字化成果一起交付。加工过程中产生的临时文件、缓存副本，必须在双方监督下彻底删除，涉密档案的临时存储介质必须按照保密要求销毁，不得私自留存。

三、验收前自检清单

交付验收前对照以下清单逐项核对，确保一次通过合规验收：

• □ 所有档案的扫描分辨率、格式符合对应保管期限要求
• □ 无漏扫、错扫，所有内容清晰完整，页面方向正确
• □ 未修改档案内容，仅完成图像校正处理
• □ 元数据著录完整，与扫描文件一一对应，档号无错误
• □ 备份符合一式三套、异地存储要求，数据可正常读取
• □ 所有交接单据齐全，签字完整，已按要求留存
• □ 加工过程未留存任何档案副本，临时数据已彻底清除