探矿许可证档案标准化整理实操指南 全流程零门槛可直接复用落地

一、整理前准备工作

1.1 物料准备

提前配齐以下固定规格物料，避免中途停工：统一A4蓝色档案盒（规格310mm220mm50mm）、无酸牛皮纸档案袋（与A4档案盒适配）、0.5mm黑色中性笔、15mm/32mm两种规格不锈钢长尾夹、支持A4双面打印的激光打印机、下文给出的可直接复用的档案电子台账模板。

1.2 档案材料归集范围

按照自然资源部门的归档要求，需归集的全部材料如下，避免漏收：

• 探矿权申请全套原始材料
• 探矿许可证正副本原件及复印件
• 探矿权持有人资质证明（营业执照/事业单位法人证书复印件加盖公章）
• 探矿权出让合同、成交确认书原件
• 历年探矿权使用费、价款缴纳凭证原件
• 矿区范围批复文件原件
• 历年探矿权年检、公示材料
• 探矿权变更、延续、注销相关批复文件
• 其他监管部门要求补充的说明材料

二、具体整理实操步骤

2.1 材料核验与分类

把归集到的所有材料按原件类、复印件类、待补类三类拆分，逐一核验：① 原件必须无涂改、无折角、无缺失，如有破损第一时间联系属地自然资源主管部门补开；② 复印件必须清晰可辨认所有文字、公章，所有复印件需加盖申请单位公章，标注“与原件一致”及具体复印日期；③ 待补类材料列清明细，同步反馈给探矿权持有单位15个工作日内补齐，逾期未补的单独标注放入档案盒备考表说明。

2.2 材料排序与编码

按以下固定顺序排列所有合格材料，每页右下角用黑色中性笔手写页码，页码从“1”开始连续编码，不得出现断码、跳码：1. 档案目录 2. 探矿许可证正副本复印件 3. 探矿许可证正副本原件（单独放入牛皮纸档案袋置于档案盒最上层）4. 探矿权申请材料 5. 矿区范围批复 6. 出让合同/成交确认书 7. 历年缴费凭证 8. 历年年检/公示材料 9. 变更/延续/注销批复文件 10. 其他补充材料 11. 备考表。

原件单独装袋的，袋面要标注“探矿许可证原件”字样，档案盒内目录要单独标注原件存放位置，避免后续调取遗漏。

2.3 电子台账录入

所有纸质材料整理完成后，同步录入电子台账，可直接使用下方csv格式模板，录入后导出Excel存档，同时上传至单位档案管理系统：

```csv 档案编号,探矿许可证号,探矿权人,矿区面积,有效期起,有效期止,经办人,归档日期,存放位置,备注 TKDA-2024-001,T123456789012345678,XX矿业有限公司,2.5平方公里,2022-01-01,2027-01-01,张三,2024-05-20,3号档案柜第2层,无 ```

档案编号规则为“TKDA-年份-3位流水号”，流水号按归档顺序连续编排，不得重复，探矿许可证号要严格和证书上的字符完全一致，不得少位、错位。

2.4 电子扫描件归档要求

所有纸质材料需同步扫描生成电子件，扫描参数统一设置为：分辨率300DPI，格式为PDF，单个档案所有材料合并为一个PDF文件，命名规则和档案编号一致，比如“TKDA-2024-001.pdf”，扫描件需和纸质材料顺序完全一致，清晰度可辨认所有文字、公章内容，探矿许可证原件扫描件需单独保存一份加密版本，存储在单位涉密硬盘中，禁止对外公开。

2.5 装盒与标注

所有材料排序完成后，用32mm长尾夹固定成册，避免散落，放入对应档案盒，档案盒正面、侧面需按统一格式标注：正面标注：探矿许可证档案 | 探矿权人全称 | 许可证号 | 有效期范围，侧面标注：TKDA-XXXX-XXX | 探矿权人简称 | 有效期止，所有标注统一用激光打印，不得手写，避免字迹模糊。

三、归档校验标准

整理完成后按以下标准逐一校验，全部符合才算合格，可入库：

• 材料齐全率100%：归集范围内的材料无缺失，待补材料有明确标注和说明
• 排序准确率100%：严格按照2.2要求的顺序排列，页码连续无错误
• 信息准确率100%：电子台账信息、扫描件信息和纸质材料信息完全一致，无错漏
• 标注规范率100%：档案盒、档案袋标注符合统一格式，字迹清晰无涂改

四、日常调取与保管规范

探矿许可证原件原则上不得外借，确需调取的需经单位分管负责人签字审批，调取日期、调取人、用途、归还日期需同步记录在电子台账备注栏；档案保管环境需保持干燥、通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，避免阳光直射，每季度排查一次档案是否有受潮、虫蛀、破损情况，发现问题及时修复。探矿权到期注销、延续后，需及时更新档案内容和电子台账信息，同步替换旧的许可证原件。