承德本地档案管理软件本地化部署及日常操作全流程实操指南

一、前期准备

1. 硬件要求

最低配置：CPU i3及以上，内存8G及以上，硬盘剩余空间50G及以上，推荐使用Windows10/11 64位操作系统，不支持XP系统。

2. 前置材料准备

提前准备3项材料：单位全宗号（向所属区县档案局申领）、单位统一社会信用代码、接入码（测试可先用临时接入码CD2024TEST001，正式使用需向档案局申领）。

二、安装部署步骤

1. 下载适配承德本地规范的安装包，地址：https://mirrors.aliyun.com/archivetools/chengde-archive-v2.1.0.exe，下载完成后校验MD5值：7a8f9d3e2c4b1a0f9e8d7c6b5a4f3e2d，避免安装包被篡改。

2. 双击安装包启动安装，必须选择非系统盘作为安装路径，比如D:\ChengdeArchive，路径不能包含中文、空格或特殊字符，否则会出现启动报错。

3. 到“可选组件”页面时，必须勾选「适配承德市档案局电子档案上报接口」选项，否则后续无法直接上报档案到市级平台。

4. 点击下一步直到安装完成，勾选「创建桌面快捷方式」，点击完成即可。

三、初始化配置（可直接复制配置）

1. 基础参数配置

首次打开软件，第一步选择所属区域为「河北省-承德市」，输入提前准备的接入码、单位全宗号、统一社会信用代码，点击确认即可进入系统。

打开安装目录下的config/category.json文件，删除原有内容，复制以下完整配置后保存，即可适配承德市2023版机关档案分类标准：

```json { "classification_rule": "承德市机关档案分类标准2023版", "level1_category": ["文书档案", "科技档案", "会计档案", "人事档案", "特种载体档案"], "retention_period": { "文书档案": ["永久", "30年", "10年"], "科技档案": ["永久", "30年", "10年"], "会计档案": ["永久", "30年", "10年", "5年", "3年"], "人事档案": ["永久"], "特种载体档案": ["永久", "30年"] }, "upload_format": "ofd", "archive_number_rule": "全宗号-年度-保管期限代码-件号" } ```

保存后重启软件，分类配置自动生效。

2. 权限配置

系统默认管理员账号：admin，默认密码：cdarchive@2024，首次登录必须修改密码，密码要求8位以上，包含大小写字母和数字。

添加普通操作账号时，必须勾选「承德档案上报权限」，否则账号无法提交档案到市级平台，普通账号默认只有录入、查询权限，删除、上报权限需单独配置。

四、日常实操步骤

1. 单条档案录入

点击「档案录入-新增」，必须填写7个必填项：档号、题名、责任者、成文日期、页数、保管期限、开放属性，漏填任意一项都会触发系统校验不通过，无法保存。

附件上传必须为OFD格式，若原有文件为PDF，点击右上角「工具-PDF转OFD」批量转换，转换后自动适配承德市电子签章要求，无需额外调整。

2. 批量档案导入

点击「导入-下载承德标准模板」，不要自行创建表格，按照模板要求填写所有内容，填写完成后点击「预校验」，系统会自动标注错误项，比如档号格式错误、日期格式不符合要求，修改所有错误后再点击「确认导入」即可。

3. 档案上报到市级平台

选中待上报的档案，点击「上报-承德市档案管理平台」，确认上报档案数量无误后点击提交，上报完成后可在「上报日志」页面查看审核状态，审核通过会返回官方备案号，审核失败会标注具体错误原因，修改后重新提交即可。

五、常见问题排查

1. 软件启动失败

排查顺序：首先检查安装路径是否包含中文、空格，其次检查杀毒软件是否拦截了软件的启动项，最后右键点击软件图标，选择「以管理员身份运行」即可解决90%的启动问题。

2. 上报失败提示“接入码无效”

排查顺序：首先检查所属区域是否选择了「河北省-承德市」，其次确认接入码是否在有效期内，临时接入码有效期为7天，正式接入码有效期为1年，到期前30天需到所属区县档案局续期。

3. 导入提示“档号格式错误”

承德市统一档号规则为「全宗号-年度-保管期限代码-件号」，其中保管期限代码：永久为Y、30年为3、10年为1，件号为4位数字，比如1001-2024-Y-0001为正确格式，按照规则修改即可通过校验。

六、数据备份要求

按照承德市档案局要求，档案数据必须本地备份3份，分别存储在不同介质，每周至少备份1次。点击「系统设置-备份配置」，勾选「自动备份」，备份路径选择外接硬盘或独立云盘，备份频率设置为每周五23点，避免影响日常使用，备份文件采用AES256加密，密码自行设置，不要泄露给无关人员。