严格贴合档案销毁管理办法的实体电子档案全合规整理实操指南

一、准备阶段：明确销毁前置要求与工具清单

正式开始整理前，需完成2项前置任务，确保全流程合规：

• 任务1：核对销毁依据——必须获取单位保密/档案管理部门审批通过的《档案销毁清册审批表》（需包含拟销毁档案的全宗号、目录号、案卷号、保管期限、销毁理由、审批领导签字、日期5项必填项）；若涉及国家秘密载体，还需额外补充《国家秘密载体销毁审批表》，审批权限需符合《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》
• 任务2：准备整理工具——实体档案：档案盒标签打印机、裁纸刀（仅用于拆除金属装订物）、碎纸机（需确认碎纸效果为国家保密局B级及以上，涉密载体必须用A级碎纸机或送指定销毁中心）、签字笔；电子档案：PDF/A格式转换工具（iLovePDF PDF转PDF/A，免费版单次限处理200MB）、文件校验工具（Windows自带certutil，Linux/Mac自带md5sum/sha256sum）、U盘/移动硬盘（仅作为临时备份载体，销毁后需格式化3次以上）

二、实体档案销毁前置整理：100%匹配销毁清册

实体整理严格按“拆→核→剔→封→备”5步执行，每步必须留痕：

步骤1：拆除所有非档案固定物

逐卷逐页拆除：

• 金属类：订书钉、回形针、大头针、燕尾夹（裁纸刀仅用于剪订书钉侧边缘，禁止破坏档案内容）
• 塑料类：热缩膜、自粘袋、透明胶
• 其他类：便签条（若便签条与档案内容绑定需作为档案留存，单独销毁除外）

步骤2：逐卷逐页核对清册信息

核对需做到“三一致一排查”：

• 三一致——拟销毁档案的全宗号、目录号、案卷号、保管期限与审批后的《档案销毁清册审批表》、配套的纸质/电子目录表完全一致；档案页数与目录标注页数误差≤1页（误差页需单独标注：若为缺页需补情况说明附清册后，若为多余空白页需划掉并标注“空白页不计入销毁”）
• 一排查——逐页排查是否混入“涉密未降密/仍在保密期”“保管期未满单位业务仍需”“需移交上级/同级档案馆”3类禁止销毁档案，发现后立即取出单独存放并报档案管理部门

步骤3：剔出需留存的复印件/缩微胶片

若单位要求留存拟销毁档案的关键内容复印件：

• 缩微胶片转数字版需用专业扫描仪（分辨率≥300dpi，彩色扫描原始色彩），转成PDF/A-2b格式后重新归档保管
• 纸质复印件需标注“拟销毁档案XX卷（全宗号-目录号-案卷号）关键页复印件，原件拟于YYYY-MM-DD销毁”，签字后单独归档

步骤4：封装待销毁实体档案

待销毁档案按清册顺序整理整齐，用结实的牛皮纸打包成箱，每箱不超过20kg（避免搬运破损）：

• 牛皮纸外需贴统一格式的待销毁档案箱标签：标签内容包括箱号、全宗号、目录号、案卷号起止、保管期限、日期、经办人签字
• 标签需用黑色签字笔手写或标签打印机打印（禁止用铅笔），并加盖单位档案管理部门的“待销毁”临时印章

步骤5：临时备份（可选但建议）

若单位业务可能临时用到，可将拟销毁档案的完整目录转成PDF/A-2b格式，用临时备份载体存储，正式销毁后立即按要求处理载体

三、电子档案销毁前置整理：符合永久删除技术规范

电子整理严格按“找→转→校→备→移→删→核”7步执行，每步必须生成操作日志：

步骤1：定位待销毁电子档案

操作日志第一条需标注：“开始于YYYY-MM-DD HH:MM:SS，操作人XXX，定位存储路径：/XX服务器/XX分区/XX全宗/XX目录/XX拟销毁文件夹”； 定位时需用Windows自带资源管理器搜索框或Linux/Mac find命令，搜索关键词为审批后的《档案销毁清册审批表》中的“电子档号”字段（若电子档号缺失，可搜索“全宗号-目录号-案卷号”或“案卷题名”）

步骤2：格式统一转换

所有待销毁电子档案必须转成PDF/A-2b格式（不可编辑、长期可访问）：

• 免费批量工具：iLovePDF（单次限200MB，批量转PDF/A）
• 收费批量工具：Adobe Acrobat Pro DC（批量转换更稳定，支持OCR识别可搜索版PDF/A）

操作日志第二条需标注：“开始于YYYY-MM-DD HH:MM:SS，结束于YYYY-MM-DD HH:MM:SS，共转换XX个文件，XX个文件转换失败（附失败原因：如加密文件需解密）”

步骤3：生成文件完整性校验值

操作日志第三条需标注：“开始于YYYY-MM-DD HH:MM:SS，生成所有转换后PDF/A-2b文件的SHA-256校验值”； 具体命令：

• Windows CMD：certutil -hashfile "C:\XX路径\XX文件.pdf" SHA256（批量可写bat脚本）
• Linux/Mac Terminal：sha256sum /XX路径/XX文件.pdf >> 校验值.txt（批量直接重定向到文件）

校验值.txt需打印出来，附《档案销毁清册审批表》后永久归档

步骤4：临时备份（同实体档案可选但建议）

临时备份载体存储转换后的PDF/A-2b文件及校验值.txt，操作日志第四条需标注备份载体编号及移交临时保管人的信息

步骤5：移出生产/归档系统

将待销毁电子档案从生产系统、正式归档系统中完全移出到临时销毁专用文件夹（该文件夹需设权限：仅档案管理部门负责人及指定操作人可访问），操作日志第五条需标注移出前后的路径

步骤6：永久删除

永久删除分2种场景：

• 非涉密电子档案——使用Windows自带的cipher命令或Linux/Mac自带的shred命令覆盖删除3次以上；Windows批量命令：cipher /w:C:\XX临时销毁专用文件夹（覆盖该文件夹所在分区的未使用空间及已删除的文件夹）；Linux/Mac批量命令：shred -u -z -n 5 /XX临时销毁专用文件夹/（-u删除文件，-z最后加零填充，-n覆盖5次）
• 涉密电子档案——必须使用国家保密局认证的涉密文件粉碎机软件（如北信源、中孚），或直接将存储载体送指定销毁中心销毁

操作日志第六条需标注删除方式、开始/结束时间

步骤7：删除结果核实

核实方式：

• 再次用搜索工具搜索所有拟销毁电子档案的标识，确认无残留
• 用校验工具检查生产/归档系统、临时销毁专用文件夹是否有转换后的PDF/A-2b文件的校验值，确认无残留

操作日志第七条需标注核实结果，由操作人及档案管理部门负责人共同签字

四、收尾阶段：留档永久保存销毁证据

收尾阶段需整理3类永久保存的销毁证据：

• 审批类：《档案销毁清册审批表》《国家秘密载体销毁审批表》（若有）
• 操作类：实体档案整理封装的照片/视频（至少拍箱号标签1张、满箱外观1张）、电子档案操作日志（打印版）、校验值.txt（打印版）
• 销毁类：若送指定销毁中心，需获取指定销毁中心出具的《档案销毁证明》（需盖中心公章）；若自行销毁非涉密载体，需拍销毁过程的照片/视频（至少拍待销毁载体、碎纸/格式化3次的过程、销毁后的残渣/格式化后的磁盘属性）

所有销毁证据需整理成新的档案盒，盒号标注为“XX全宗-XX目录-销毁证据-YYYY-MM-DD”，按单位档案管理要求永久归档