档案数字化已数字化档案收费标准

上个月帮开小公司的发小处理档案问题，他之前找3家公司做咨询，报价差出2倍多，一会儿说按“档”收，一会儿说按“页”算，差点踩了坑。今天就把我摸透的干货说给你，帮你搞懂已数字化档案的收费标准，少花冤枉钱，避开套路。

一、先搞清楚：别把两种“数字化”搞混

1. 啥是“已数字化档案”？

说白了，就是已经扫好的电子档，不是现在正在扫的纸质档。比如你之前把1000份纸质合同扫成PDF，这就是已数字化档案。

2. 这俩收费差在哪？

重新扫纸质档，按扫描的页数收钱。已数字化的，是帮你整理这些电子档，或者转成你需要的格式，收费逻辑完全不一样，别搞混了再去询价。

二、已数字化档案的收费，分3个实际项目算

1. 基础整理费：最核心的费用

就是把你的电子档案，按公司要求排好、标清楚。比如按年份分类，每份标“2023年行政合同”，这就是基础整理，没花里胡哨的东西。

我问了3家做档案服务的实价：1万份以内，大概500到1000块；超过1万份的话，每份5到8分。发小的公司有5000份，最后谈下来600块，比一开始报的1200实在多了。

2. 附加功能费：你要不要额外服务？

如果你的电子档是扫描的图片，要做成可搜索的文本格式，就得加OCR识别费——不然你搜“2023合同”，图片档搜不出来。

实价参考：每1000份加200到400块。发小要做可搜索的，5000份加了150块，平均每份3分，不算贵。

还有其他附加，比如把档案同步到公司的OA系统，一次收2000到3000块，看你公司大小，没必要的话就别加。

3. 特殊需求费：少数情况才会有

比如你要把档案加密，或者刻成光盘备份，这个单独算钱。比如1000份档案加密备份，大概200块，不用特意花这个钱，除非你有保密要求。

三、避坑！别踩这3个收费套路

1. 别信“一口价全包含”

很多公司说“1万份已数字化，一口价5000”，其实OCR、系统接入全是单独加钱。你一定要问清楚：有没有隐形消费？把所有服务列成清单，别签模糊的合同。

2. 别被“按份数算”套路

有的公司把封面、空白页算成1份，本来你是5000份，他给你算成7000份，多收冤枉钱。一定要说清：按“有效档案页”算钱，别算封面、空白页这些没用的。

3. 别碰“免费数字化”的坑

有的公司说“免费帮你数字化，条件是以后档案都找我”，其实后面收费比别人贵2倍，还强制你买服务。别贪小便宜，免费的往往是最贵的，正经公司不会赚不到这份钱。

今天说的都是我跟5家公司聊出来的实价，没一句虚的。你要记着：先把你家的已数字化档案数清楚，列好需求——比如要不要OCR、要不要同步系统，再找3家公司报明细。别着急签合同，对比清楚再决定。省下来的钱，给公司买两箱员工水都够了，下次别再被档案收费坑，就这么简单。