整理档案前需准备100%匹配规则的工具，不得使用替代物品，具体清单：
所有工具必须提前校准，比如打孔器针脚间距需用直尺确认，偏差不得超过1mm。
按国家企业档案管理标准，分为三类，代码唯一对应：
按企业实际业务划分6类，代码对应：
分类时需遵循“一件一档”原则，每份独立文件为一个档案单元，不得混合不同业务或期限的文件。
编号规则固定为【保管期限代码+年度后两位+业务分类代码+3位序号】，示例：
```S24X001.pdf```对应：30年保管期（S）+2024年度（24）+行政类（X）+第1份文件（001）
编号为唯一标识，不得重复，序号从001开始，同一业务、同一年度的文件连续编号，不得留空号。
先移除文件中的金属物（回形针、订书钉、大头针），用橡皮擦拭文件表面污渍，对齐文件左右上下边缘，确保四边误差≤1mm，不得裁剪A4文件（特殊情况需经档案管理员签字同意）。
将对齐后的文件左侧边缘固定，用直尺标记两个孔的位置：距离顶部边缘25mm，距离底部边缘25mm，两个孔垂直间距150mm，用打孔器一次性打出两个直径4mm的孔，孔位不得偏离标记线±1mm。
取150mm长的白色棉线（档案专用），采用三针一线法：
禁止使用订书机装订纸质档案，避免金属物生锈损坏文件
档案盒正面标签需填写：编号、单位全称、年度、分类名称、保管期限；脊背标签填写：编号、年度、保管期限，标签需粘贴在档案盒指定位置（正面距顶部50mm，脊背距边缘30mm），字体为正楷，不得潦草，标签颜色统一为白色。
纸质档案整理完成后，需同步扫描电子档，扫描要求：
电子档案需在纸质档案归档后3个工作日内上传完毕，上传后需在纸质档案目录上标记电子档已同步
档案整理完成后，由档案管理员按以下标准验收，不合格需返工：
档案存入档案柜后，需按编号顺序排列，永久档案放在顶层专用柜，30年档案中间层，10年档案底层，档案柜需干燥、避光，湿度控制在40%-60%，温度控制在14-24℃，每月检查一次档案状态，发现破损及时修补。
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务