档案信息化行业标准落地实操指南 从合规校验到系统适配全流程

前置准备：必查核心标准清单与工具下载

首先明确现行有效、必须遵守的核心国家级/行业标准，避免使用已废止的旧标准：

• DA/T 18-2022 《档案著录规则》
• DA/T 31-2017 《纸质档案数字化规范》
• DA/T 70-2018 《文书类电子档案检测一般要求》
• GB/T 39362-2020 《电子文件归档与电子档案管理规范》

必备工具直接从官方渠道下载，避免使用第三方非合规工具：

国家档案局官方电子档案检测工具下载地址：http://www.saac.gov.cn/daj/c100032/list_2.shtml

第一步：档案元数据合规校验实操

1.1 元数据字段匹配

必须严格匹配DA/T 18-2022规定的12个必填元数据项，不得缺项、漏项，非必填项可根据单位实际需求补充。

可直接复制以下CSV表头制作元数据模板：

``` 档号,题名,责任者,成文日期,文件格式,存储路径,密级,保管期限,页数,载体编号,归档日期,全宗号 ```

1.2 校验操作步骤

• 步骤1：打开官方电子档案检测工具，进入「元数据校验」模块，导入上述制作完成的元数据CSV模板
• 步骤2：批量上传待校验的档案元数据文件，选择「文书类档案」校验规则，点击开始检测
• 步骤3：导出校验报告，红色标注的错误项必须100%修改完成，黄色警告项若为单位特殊情况，需额外提交加盖公章的情况说明
• 步骤4：修改完成后重新校验，直到错误项清零，保存最终校验报告用于验收

第二步：数字化成果合规性检测实操

2.1 基础参数合规要求

所有纸质档案数字化成果必须符合DA/T 31-2017的硬指标要求：

• 存储格式：优先采用TIFF（无损压缩）或PDF/A-1a格式，不得使用普通PDF、JPG等易损坏格式
• 参数要求：分辨率≥300DPI，彩色扫描采用24位真彩色，黑白扫描采用8位灰度，扫描件倾斜角度不得超过1度，四边不得出现黑边、褶皱、污渍
• 命名规则：统一采用「档号+页码」命名，比如Z001-WS-2024-0001_001.tiff

2.2 批量检测操作步骤

• 步骤1：进入官方检测工具的「数字化成果检测」模块，批量导入扫描完成的档案文件
• 步骤2：按照上述参数要求设置检测规则，勾选「内容一致性校验」选项
• 步骤3：运行检测后导出报告，不合格文件重新扫描或调整参数，直到合格率100%

第三步：档案管理系统适配改造实操

3.1 核心功能适配要求

系统必须符合GB/T 39362-2020的功能要求，必须包含以下5个核心模块，缺一不可：

• 电子文件自动归档模块：支持从OA、业务系统自动抓取待归档文件与元数据
• 元数据自动校验模块：内置上述行业标准的校验规则，归档前自动拦截不合格文件
• 长期存储模块：支持PDF/A、TIFF等格式的长期存储，必须具备操作日志不可篡改功能，所有操作记录至少保留10年
• 利用审批模块：档案查阅、下载必须走审批流程，全程留痕
• 销毁登记模块：档案销毁必须上传审批文件，记录销毁人、销毁时间、销毁方式

3.2 归档接口适配示例

与OA、业务系统对接的归档接口必须符合DA/T 70-2018的参数要求，可直接复制以下请求参数结构开发：

``` // 电子档案归档接口请求参数（符合国家规范） { "archive_id": "Z001-WS-2024-0001", // 档号，格式为全宗号-类别号-年度-件号 "title": "2024年第一季度全体职工大会会议纪要", // 题名 "author": "单位办公室", // 责任者 "create_date": "2024-03-31", // 成文日期，格式为YYYY-MM-DD "format": "PDF/A-1a", // 文件格式 "file_md5": "e10adc3949ba59abbe56e057f20f883e", // 文件MD5值，用于校验完整性 "file_url": "https://your-storage-domain.com/archive/202403/Z001-WS-2024-0001.pdf", // 文件存储地址 "security_level": "内部", // 密级，可选值：公开、内部、秘密、机密、绝密 "retention_period": "30年", // 保管期限，可选值：永久、30年、10年 "page_count": 15, // 文件页数 "archive_date": "2024-04-07" // 归档日期，格式为YYYY-MM-DD } ```

接口返回值必须明确，成功返回code=200与归档成功的档案ID，失败返回code=400与具体错误原因，方便排查问题。

第四步：合规验收全流程实操

4.1 验收材料准备

验收前必须准备好以下材料，电子版本与加盖公章的纸质版本各提交一份：

• 档案信息化建设标准符合性自查报告
• 元数据校验合格报告
• 数字化成果检测合格报告
• 档案管理系统功能测试报告
• 档案数据备份应急预案、灾备方案

4.2 现场验收操作

• 步骤1：现场演示元数据采集、自动归档、存储、查阅审批、销毁全流程，操作过程不能出现报错
• 步骤2：配合验收专家随机抽取10%的档案文件进行现场校验，抽检合格率必须达到100%，否则验收不通过
• 步骤3：专家提问环节，特殊规则的适配要提前准备好加盖公章的情况说明，避免现场解释无效

常见卡壳问题解决办法

• 元数据校验提示「档号格式错误」：必须严格按照「全宗号-类别号-年度-件号」的格式填写，全宗号为当地档案局给单位分配的唯一编码，不得使用特殊字符、空格
• 数字化成果检测提示「PDF格式不符合PDF/A要求」：直接使用Adobe Acrobat的「工具-创建PDF/A」功能转换，不要使用第三方免费转换工具，避免元数据丢失
• 验收提示「操作日志可篡改」：将操作日志写入不可篡改的存储，比如开启云存储的WORM（一次写入多次读取）模式，或者写入本地区块链节点，不允许修改、删除操作
• 接口归档提示「元数据缺失」：检查业务系统是否漏传12个必填项，非必填项缺失不会影响归档，但必填项必须完整