综合档案管理系统纸质版标准化整理与数字化归档实操指南

一、前期准备工作

1.1 工具材料清单

• 整理工具：档案分类信息章、日期章、HB铅笔、回形针、固体胶、A4标准档案盒、不干胶背脊标签
• 数字化工具：扫描仪（小批量用家用喷墨一体机，大批量用连续进纸扫描仪）、电脑（已安装对应系统客户端或可访问系统web地址）
• 规则依据：本单位生效的《档案分类与保管期限表》，无内部文件可直接使用国标一级分类：党群类、行政类、经营管理类、业务类、科研类、基建类，保管期限分为永久、30年、10年三类

二、纸质档案预处理（核心前置步骤）

2.1 组件排序与修整

• 拆除所有纸质文件中的金属装订物（订书钉、燕尾夹、回形针），避免刮损扫描仪和档案纸张
• 按照固定规则排序：正文在前、附件在后，定稿在前、草稿在后，转发文在前、被转发文在后，来文在前、复文在后；单份文件超过200页需拆分为多个保管单位
• 小于A4的文件用A4空白纸托裱固定，大于A4的图纸/文件按左对齐方式对折为A4尺寸，将文件标题栏露在外侧方便查阅

2.2 标注档案信息

在每份文件首页右上角空白位置，加盖年度-分类号-保管期限信息章，示例格式：2024-XZ01-永久，确保所有信息清晰可辨，不得覆盖文件正文核心内容。

三、数字化扫描操作

3.1 参数设置（可直接套用）

• 分辨率：永久保管档案设为300DPI，定期保管档案设为200DPI
• 存储格式：单份文件生成单个PDF文件，不存储为零散图片，便于系统导入
• 色彩模式：纯黑白文字文件选黑白模式，带彩色印章、图片的文件选24位真彩色

3.2 文件预处理命名

扫描完成后，统一按照年度-分类号-案卷号-件号规则重命名PDF文件，示例：2024-XZ01-003-012.pdf，该格式支持大部分综合档案管理系统自动拆分元数据，大幅降低手动录入工作量。重命名完成后逐盒核对，确认无缺页、漏扫情况。

四、系统录入与归档实操

4.1 进入对应操作模块

打开综合档案管理系统，输入分配的账号密码登录，点击左侧菜单栏的「档案归档-纸质档案录入」进入操作页面，本地部署系统直接双击安装目录下的AMS.exe启动，web版直接访问单位给定的系统地址即可。

4.2 导入文件与填写元数据

点击页面「批量导入」按钮，选中预处理完成的所有PDF文件，等待系统上传，支持自动拆分文件名元数据的系统会自动填充大部分内容，仅需手动补充以下必填项：

所有信息填写完成后，点击「预览核对」，检查扫描件内容和元数据是否一致，确认无误后点击「暂存」。

4.3 提交审核完成入库

暂存后勾选所有暂存的档案，点击列表页的「提交审核」，系统会自动将归档申请推送至档案管理员审核账号，审核通过后，纸质档案的电子信息自动存入系统数据库，完成系统归档。

五、纸质原件入库存储

• 装盒：按照分类号、年度顺序整理纸质原件，装入对应档案盒，单盒厚度不超过2.5cm，避免盒子变形
• 贴标签：在档案盒背脊粘贴不干胶标签，填写年度、分类号、起讫件号、保管期限，所有信息和系统元数据保持一致
• 补录位置信息：将档案盒放入对应档案柜后，在综合档案管理系统中补填「存放位置」，格式：档案楼编号-档案柜编号-层数，示例：一号楼-第三柜-第二层

六、常见问题排查

• 系统导入提示格式错误：检查文件名是否删除了空格、特殊符号（、？、&），确认命名规则是否符合要求，修改后重新导入即可
• 扫描文件模糊：检查分辨率设置是否符合要求，清洁扫描仪进纸滚轮后重新扫描
• 审核被退回：核对保管期限是否符合单位规定，元数据是否和纸质文件一致，修改后重新提交即可