档案数字化外包全流程管理实操指南 覆盖准入到交付全核心环节

一、供应商准入管控

1.1 资质核验标准

所有投标供应商必须现场提供以下资质原件核验，缺失任意一项直接淘汰：

• 涉密档案项目需提供国家秘密载体印制甲级资质，非涉密项目需提供乙级及以上资质
• 近3年不少于10份同量级（档案量≥10万页）档案数字化项目合同原件及对应验收证明
• 项目组所有人员无犯罪记录证明、近3个月社保证明
• 自有加工软件著作权证书，禁止使用无授权的第三方加工工具

1.2 准入测试要求

资质核验通过的供应商需参加现场实操测试：

• 随机抽取100份不同类型档案（纸质、照片、声像各占一定比例），要求4小时内完成全流程加工
• 加工错误率高于0.05%（含缺页、错扫、元数据匹配错误）直接淘汰，不得进入后续招标环节

二、进场前准备管控

2.1 场地部署要求

加工场地必须提前完成以下配置，验收不通过不准供应商进场：

• 加工区全区域无死角高清监控，监控视频存储周期≥6个月，监控数据不准允许供应商调取
• 入口设置储物柜，所有人员禁止携带手机、U盘、相机等任何存储、拍摄设备进入加工区
• 加工区网络物理隔离，严禁连接公网，所有设备的USB接口需提前贴封条，非我方允许不准拆封

2.2 人员与设备核验

• 所有进场人员必须先签署《保密承诺书》，参加档案分类规则、扫描参数、保密规范考核，满分100分低于90分不准进场
• 供应商携带的扫描设备、存储硬盘需提前交由我方核验，全部做格式化处理，预装软件需逐一报备，禁止安装任何文件传输类工具

三、加工全流程节点管控

3.1 档案出入库管控

• 档案出库、还库必须双人核验：我方档案管理员+供应商项目负责人共同清点档案份数、页号、完好程度，签字确认后才可交接
• 每批次出库档案量不超过2天的加工量，避免大量档案滞留加工区，加工完成后24小时内必须还库

3.2 加工参数统一要求

所有扫描、处理操作必须严格执行以下参数，不准私自调整：

• 黑白纸质档案扫描分辨率300DPI，彩色档案、照片分辨率400DPI，声像档案采集码率≥2Mbps
• 扫描件统一存储为PDF/A-1a格式（长期归档标准格式），自动去黑边、纠偏，不准人工涂改、裁剪档案原始内容
• 元数据录入严格对应档案原始编号、题名、日期、密级，不准随意简化、修改

3.3 三级质检规则

• 一级自检：供应商每批次加工完成后100%全检，错误率超过0.01%整批次返工
• 二级抽检：我方每批次随机抽取30%的档案核验，发现1份错误整批次退回重检
• 三级系统校验：用OCR识别工具（可直接使用开源工具Tesseract 5.0，下载地址：https://github.com/tesseract-ocr/tesseract）比对扫描件文字与原文匹配度，匹配度低于98%的自动标记返工

3.4 数据存储管控

• 每批次加工完成的数据必须直接存入我方提供的加密硬盘，不准存储在供应商自带的任何存储设备中
• 数据拷贝必须有我方2名工作人员在场，拷贝完成后立即断开设备连接，不准允许供应商单独接触存储介质

四、交付验收管控

4.1 验收标准

交付必须同时满足以下全部条件，否则不予验收：

• 所有扫描件与原始档案100%对应，无缺页、漏扫、错扫、内容模糊问题
• 数据目录与元数据100%匹配，检索准确率100%
• 存储介质无病毒，数据可正常读取，格式符合国家档案归档标准
• 所有档案完好归还，无破损、丢失情况

4.2 问题追溯规则

• 验收发现的问题，供应商必须在3个工作日内整改完成，逾期每天扣除合同总金额的0.5%
• 若出现档案丢失、内容泄露情况，直接终止合同，扣除全部质保金，同时追究供应商及相关人员的法律责任

五、应急处理预案

• 档案损坏应急：加工过程中出现档案破损，立即停止加工，第一时间通知档案管理员，由专业档案修复人员处理，供应商不准私自修复
• 数据丢失应急：每批次加工完成后必须做3份备份（本地加密硬盘、单位内部云归档、异地存储），备份间隔不超过24小时，出现数据损坏时立即用最新备份恢复
• 保密泄露应急：发现人员私自携带档案、数据离开加工区，立即报警，同时留存监控证据，启动追责流程