档案迁移服务全流程实操指南 从准备到验收零门槛可直接落地

一、前期准备（提前完成避免90%审核驳回）

1.1 必备材料清单

所有材料提前准备齐全，不要临时补件耽误进度：

• 本人有效期内二代身份证原件+正反面扫描件，分辨率要求300DPI，存储为PNG格式，大小控制在2M以内，无反光、无遮挡
• 原档案存放机构的完整全称、统一社会信用代码、办公地址、机要通道编号，可通过原机构官网查询获取
• 目标存档机构开具的《调档函》原件扫描件，需加盖目标机构人事档案专用章，标注的有效期剩余时长不少于7个工作日；如果是入职单位要求转档，调档函需由单位委托的存档人才中心开具，仅加盖单位公章的调档函无效
• 本人手持身份证半身照，要求身份证四个边角完整露出，信息清晰可辨，背景为纯白色，无其他杂物入镜

1.2 前置核查步骤

第一步：核实档案状态，打开国家政务服务平台官方地址：https://gjzwfw.www.gov.cn/，注册登录后完成实人认证，搜索“流动人员人事档案查询”服务，输入本人身份证号、姓名，确认档案状态为“正常存放”“无欠费记录”“无破损/拆封标注”，如果有异常直接点击查询结果页的原机构联系电话，沟通处理完成后再提交迁移申请。

第二步：核实调档函信息一致性，逐字核对调档函上的原存档机构全称、本人姓名、身份证号，需和身份证、系统查询到的原机构信息100%匹配，有错字、漏字直接联系目标机构重新开具。

二、迁移申请提交操作

2.1 全国通用线上渠道操作

90%以上的流动人员档案迁移都可以通过这个渠道完成，无需跑线下：

• 打开全国人社政务服务平台官方地址：http://www.12333.gov.cn/，注册登录后完成L3级实人认证（需人脸核验，全程1分钟即可完成）
• 在首页“人才人事”板块，找到并点击“流动人员人事档案接收转递”服务选项
• 选择“档案转出”业务类型，按页面提示依次填写信息：原存档机构从系统下拉列表选择，无匹配项手动输入完整全称和机要编号；目标存档机构信息先上传调档函扫描件，系统会自动识别填充，识别有误手动修正即可；联系人信息填写本人常用手机号，收件地址必须填目标存档机构的机要收件地址，禁止填写个人私人地址
• 上传所有前期准备的扫描件，确认所有信息无误后点击提交，系统会生成12位的业务申请编号，截图保存好，用于后续进度查询

2.2 未接入全国平台的机构操作方案

如果查询到原存档机构未接入全国人社服务平台，直接拨打原机构客服电话，索要官方调档函收件地址，将调档函原件用EMS特快专递邮寄到对应地址，快递面单备注“XXX（本人姓名）调档申请+身份证号后4位”，快递单号拍照留存，用于后续查询。

三、进度跟进与常见问题处理

3.1 进度查询方法

• 线上提交申请的：登录全国人社政务服务平台，进入“我的办件”板块，输入12位申请编号即可查询进度，状态分为“待审核”“审核通过已转出”“已签收”“已入库”四个节点，正常15个工作日内可以完成全流程
• 线下邮寄调档函的：调档函签收3个工作日后，拨打原存档机构客服电话，提供快递单号查询转出时间和机要编号，机要邮寄进度可通过国家邮政局机要通信查询系统：https://jyyz.spb.gov.cn/ 输入机要编号查询

3.2 常见卡壳问题解决方案

• 申请被驳回：优先查看系统标注的驳回原因，90%的驳回是因为材料模糊、调档函信息不匹配，按要求修正材料后24小时内重新提交即可，不会影响后续审核效率
• 转出后20个工作日未到档：首先核实机要编号是否正确，确认无误后联系原存档机构发起机要追查，确认丢失的由原存档机构负责补建档案，无需个人承担责任
• 目标机构拒收：大概率是档案拆封、有涂改痕迹，直接联系原存档机构核实档案密封情况，重新密封盖章后走机要通道转递即可

四、到档验收与收尾操作

4.1 到档核实

系统显示“已入库”后3个工作日内，登录目标存档机构的官方政务服务平台，搜索“人事档案状态查询”服务，实人认证后确认本人档案状态为“正常存放”，即为迁移完成。

4.2 存档证明开具

如果需要开具存档证明，直接在目标机构服务平台搜索“存档证明开具”，实人认证后即可下载电子版存档证明，和纸质版具有同等法律效力，可用于考研、考公、入职等场景。

4.3 核心注意事项

绝对禁止个人携带档案，所有档案转递必须走机要通道或者人社部认可的EMS专人专递通道，个人携带的档案所有存档机构一律拒收。

档案迁移全程不收取任何费用，如果遇到要求缴纳转递费、保管费的情况，直接拨打12333人社服务热线投诉即可。