一、合资企业档案软件单机版适配选品前提
选品前必须明确3项合资企业刚需约束：
- 支持多语言（至少中英文，按需加其他合作方语言）
- 本地加密存储+可导出合规格式（PDF/A/国际标准EAD）
- 单/双人审批+操作日志可追溯+U盘/硬盘定期同步接口
本次选品用开源免费可定制的Mayan EDMS单机便携版，无需绑定服务器，直接解压部署。
二、Mayan EDMS单机便携版部署操作
2.1 下载并解压部署包
从GitHub官方仓库下载最新稳定版的Windows便携包（若需Linux/Mac请自行调整）：
下载地址：https://github.com/mayan-edms/mayan-edms/releases/download/v4.4.17/mayan-edms-portable-v4.4.17-windows-amd64.zip
下载后直接解压到非系统盘根目录（如D:\MayanEDMS），避免中文路径和空格路径导致报错。
2.2 初始化并启动系统
打开D:\MayanEDMS文件夹，找到并双击运行start.bat文件：
- 首次运行会自动生成系统数据库、加密密钥、静态文件缓存
- 等待黑色命令行窗口出现“Press CTRL+C to exit”提示后，不要关闭窗口
- 打开电脑浏览器（推荐Chrome/Edge），输入默认本地访问地址：http://127.0.0.1:8000
首次登录用以下默认账号密码（首次登录后强制修改，请务必记牢）：
三、合资企业专属配置修改
3.1 开启多语言界面
登录系统后，点击右上角头像下拉菜单→Settings（齿轮图标）→User settings→Profile：
- 找到Language下拉框，选择「简体中文（zh-hans）」或「English（en-us）」
- 按需勾选「Enable time zone」并选择合作方所在时区（如东京选Asia/Tokyo）
- 点击底部Save changes保存
3.2 配置本地加密（启用AES-256磁盘加密模式）
Mayan EDMS默认加密较弱，需手动修改配置文件：
- 关闭黑色命令行窗口（Ctrl+C）
- 打开D:\MayanEDMS\config文件夹，找到并右键编辑user_settings.py文件
- 删除原文件所有内容，粘贴以下完整配置代码：
```python
from mayan.settings.base import
启用AES-256加密
DOCUMENTS_STORAGE_BACKEND = 'mayan.apps.documents.storages.backends.encrypted.AESEncryptedFilesystemStorage'
DOCUMENTS_STORAGE_BACKEND_ARGUMENTS = {
'location': MEDIA_ROOT,
'secret_key': 'YOUR_32_CHARACTER_AES_SECRET_KEY_HERE'
}
启用操作日志永久保留
AUDIT_LOG_PURGE_INTERVAL = None
开启双人审批
DOCUMENTS_WORKFLOW_AUTO_ENABLED = True
```
- 将代码中YOUR_32_CHARACTER_AES_SECRET_KEY_HERE替换为自己生成的32位随机字母+数字组合（推荐使用在线工具：https://www.random.org/strings/?num=1&len=32&digits=on&upperalpha=on&loweralpha=on&unique=on&format=html&rnd=new，勾选所有字母数字、长度32、唯一字符）
- 保存user_settings.py文件后，重新双击start.bat启动系统
3.3 导出国际标准格式配置
无需额外配置，系统默认支持导出PDF/A-2、PDF/A-3、EAD 2002（国际档案描述标准）、ZIP批量导出：
- PDF/A导出：进入文档详情页→点击右上角Actions→Export as PDF/A
- EAD导出：进入档案分类→点击右上角Actions→Export as EAD 2002
- ZIP批量导出：勾选多个文档→点击顶部Actions→Export as ZIP
四、合资企业权限与审批同步设置
4.1 创建多角色权限组
合资企业通常需3类角色：
- 中方档案管理员：全权限操作
- 外方档案管理员：全权限操作，但需中方二次审批档案销毁
- 普通员工：仅可查看、下载自己权限范围内的公开/半公开档案
创建步骤：点击顶部Setup（中文界面为「设置」）→Access control（中文「访问控制」）→Groups（中文「组」）→Create group：
- 输入组名（如「中方全管组」），点击Save
- 创建成功后，点击组名→Permissions（中文「权限」）→勾选对应权限后点击Save
中方全管组需勾选所有权限（除「批量删除系统用户」外）；外方全管组勾选除「档案删除最终确认」「删除系统权限组」外的所有权限；普通员工组仅勾选「查看档案分类」「查看自己权限内的档案」「下载自己权限内的档案」「提交档案审批」。
4.2 创建合作方语言账号并分配角色
创建账号步骤：点击顶部Setup→Access control→Users（中文「用户」）→Create user：
- 输入用户名（如中方用「zhang_san_cn」，外方用「john_smith_us」）
- 设置密码（首次登录后强制修改）
- 勾选Is active（中文「激活」）
- 点击Save后，进入用户详情页→Groups→勾选对应角色组→Save
- 再进入用户详情页→Profile→设置对应语言和时区→Save changes
4.3 创建双人销毁审批流程
创建步骤：点击顶部Setup→Workflows（中文「工作流」）→Create workflow：
- 输入工作流名「档案销毁双人审批」，选择适用的文档类型（如「机密档案」「普通档案」），点击Save
- 创建成功后，点击工作流名→States（中文「状态」）→Create state：
- 创建第一个状态「待中方初审」，勾选Initial state（中文「初始状态」）→Save
- 创建第二个状态「待外方确认」→Save
- 创建第三个状态「待中方终审」→Save
- 创建第四个状态「已批准销毁」→Save
- 点击工作流名→Transitions（中文「转换」）→Create transition：
- 转换1：从「待中方初审」→「待外方确认」，触发条件选「文档提交销毁」，权限组选「中方全管组」→Save
- 转换2：从「待外方确认」→「待中方终审」，权限组选「外方全管组」→Save
- 转换3：从「待中方终审」→「已批准销毁」，权限组选「中方全管组」，转换动作选「删除文档」→Save
五、定期本地数据同步操作
5.1 每日自动增量备份（通过批处理命令）
打开D:\MayanEDMS文件夹，新建记事本文件，粘贴以下代码：
```batch
@echo off
set BACKUP_DIR=D:\MayanEDMS_Backup\%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%
mkdir %BACKUP_DIR%
xcopy D:\MayanEDMS\media %BACKUP_DIR%\media /E /I /Y
xcopy D:\MayanEDMS\config %BACKUP_DIR%\config /E /I /Y
copy D:\MayanEDMS\db.sqlite3 %BACKUP_DIR%\ /Y
```
将文件另存为daily_backup.bat，编码选择ANSI（避免中文日期报错）。
设置每日自动执行：按下Win+R键→输入「taskschd.msc」→创建基本任务：
- 任务名「Mayan EDMS每日备份」
- 触发器选「每天」，设置执行时间（如凌晨2点）
- 操作选「启动程序」，程序路径选D:\MayanEDMS\daily_backup.bat
- 完成后点击「完成」
5.2 每周手动全量备份到移动硬盘
直接将D:\MayanEDMS整个文件夹复制到已格式化（NTFS或exFAT）的移动硬盘根目录，命名为「MayanEDMS_全量备份_YYYYMMDD」。
六、故障快速排查
- 浏览器无法访问http://127.0.0.1:8000：检查黑色命令行窗口是否已启动、是否被防火墙拦截（允许MayanEDMS通过Windows防火墙）
- 加密密钥忘记：无法恢复，只能使用最新备份重新部署
- 文档无法上传：检查浏览器是否允许弹出窗口、文档大小是否超过默认100MB限制（如需修改，在user_settings.py中添加代码：DOCUMENTS_UPLOAD_MAX_FILE_SIZE = 500 1024 1024，修改后重启系统）
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