档案软件单机版文档资产：本地管理与快速录入实操指南

一、准备工作：工具获取与基础环境检查

1. 工具下载：访问官方地址 https://sealdocs.com/download/sealdocs-single-win64.zip，下载完成后右键解压到非中文路径，比如 D:\SealDocs，禁止存放于桌面、文档等带中文的文件夹，否则会触发路径解析错误。

2. 系统验证：打开Windows命令提示符（Win+R输入cmd回车），执行命令 winver，确认系统版本为Windows 10 1909及以上、Windows 11，不符合的请通过系统更新完成升级。

二、核心操作1：文档资产分类与录入

启动工具：进入解压后的SealDocs文件夹，双击 sealdocs.exe，首次启动会自动创建本地SQLite数据库，等待10秒左右进入主操作界面。

2.1 分类创建规则（必看）

在左侧导航栏右键点击「档案分类」，选择「新建分类」，输入分类名称需满足：① 字符数≤10；② 不包含 / \ : ? " < > | 等特殊符号；示例输入「2024年度合同」，点击「确定」完成分类创建。

2.2 文档批量录入步骤

点击顶部工具栏「导入文档」按钮，选择「本地文件导入」，支持pdf、docx、txt格式（其他格式需转换为以上三种），单次最多导入50个文件，单个文件大小≤100M，选择对应分类后点击「确认导入」，等待导入完成（进度条100%即完成）。

手动补充文档属性：点击文档右侧的「编辑」图标，必填项为「编号」和「日期」，编号格式为「分类前缀+3位序号」，比如「HT-2024-001」，序号自动生成，手动修改需确保不与现有编号重复，补充完成后点击「保存」。

三、核心操作2：文档资产检索与批量管理

快速检索操作：顶部搜索框支持模糊匹配，输入关键词可检索文档名称、内容摘要、编号，比如输入「合同2024」，1秒内返回结果，点击任意结果直接打开原文档，无需额外软件。

批量管理功能：勾选左侧多选框选中多个文档，点击「批量移动」可切换至目标分类，点击「批量删除」需二次确认，删除的文档会进入回收站，回收站文件7天后自动清空，清空前可手动右键恢复。

3.1 文档资产导出

选中需要导出的文档，点击「导出」按钮，选择「导出为加密压缩包」，默认保存路径为桌面，支持设置8位以上密码（包含数字和字母），压缩包内包含原文档和属性表，可直接在任意电脑打开查看。

四、数据备份与异常恢复

自动备份设置：默认每日凌晨2点自动备份数据库，备份文件存放在解压路径下的 backup 文件夹，名称格式为「backup_YYYYMMDD.zip」，每周手动复制备份文件到外接硬盘（如U盘），防止本地文件损坏。

手动修改备份路径（可选）：打开D:\SealDocs\config.json，完整内容如下，修改 backup_path 为目标路径，比如「F:\公司档案备份」：

```json { "backup_path": "F:\\公司档案备份", "auto_backup": true, "auto_backup_time": "02:00", "max_backup_count": 30 } ```

修改完成后保存文件，重启SealDocs生效，路径需使用双反斜杠分隔，否则工具无法识别。

异常数据恢复：若工具无法启动或数据丢失，按以下步骤操作： 1. 关闭SealDocs进程（任务管理器→详细→找到sealdocs.exe→结束任务）； 2. 进入D:\SealDocs，删除 sealdocs.db 文件； 3. 解压备份的zip文件，取出 sealdocs.db 粘贴到D:\SealDocs； 4. 双击sealdocs.exe启动，数据已恢复到备份时间点。

五、常见问题快速解决

1. 启动无反应：右键sealdocs.exe→选择「以管理员身份运行」； 2. 导入失败：检查文件是否损坏，路径是否为非中文； 3. 搜索无结果：确认关键词正确，分类是否匹配。