零代码10分钟搭建自动人事档案到期提醒系统实操指南

准备工作

本次方案全程零代码，所有功能免费可用，仅需准备1个飞书账号，个人账号即可使用，无需企业认证。直接打开飞书官网注册即可：https://www.feishu.cn/

第一步：整理档案基础数据表

打开飞书客户端，点击左侧导航栏「新建」→「多维表格」，选择新建空白多维表格，按照以下步骤配置表格：

• 修改表格名称为「员工档案管理表」
• 删除默认自带的所有字段，按顺序新增以下5个字段，严格对应字段类型：
  • 员工姓名：字段类型选择「单行文本」
  • 档案到期日期：字段类型选择「日期」，显示格式设置为「YYYY-MM-DD」
  • 提前提醒天数：字段类型选择「数字」，默认值设置为30（可根据需求修改默认值）
  • 提醒状态：字段类型选择「单选」，选项添加为「未提醒、已提醒」，默认值选「未提醒」
  • 经办人飞书账号：字段类型选择「成员」

完成字段配置后，将所有员工的档案信息逐条录入表格，确保「档案到期日期」字段无空值，所有日期格式正确。

第二步：配置自动触发规则

表格数据整理完成后，配置定时触发的自动化规则，步骤如下：

1. 打开自动化配置入口

点击多维表格右上角的「自动化」按钮，进入自动化后台，点击「新建自动化」按钮开始配置。

2. 选择触发类型

触发条件选择「当数据满足特定条件时，定时触发」，触发频率设置为「每天」，触发时间设置为「上午9:00」，触发时间可根据公司作息调整。

3. 配置触发筛选条件

必须同时满足以下三个筛选条件，不要修改逻辑顺序：

• 条件1：提醒状态 等于 未提醒
• 条件2：档案到期日期 - 当前日期 小于等于 提前提醒天数
• 条件3：档案到期日期 - 当前日期 大于等于 0

如果需要同时提醒已经过期未处理的档案，直接删除第三个条件即可，保留前两个条件即可。

第三步：配置提醒执行动作

触发条件配置完成后，点击「添加动作」，按顺序配置两个动作，缺一不可：

1. 配置发送提醒消息动作

动作类型选择「发送飞书消息」，接收对象选择「根据表格字段指定成员」，选中表格中的「经办人飞书账号」字段，然后配置消息内容，直接复制以下模板，插入变量时对应选择表格中的字段即可： ``` 【员工档案到期提醒】 您好，有一份员工档案即将到期，请及时处理： 员工姓名：{{员工姓名}} 档案到期日期：{{档案到期日期}} 距离到期剩余天数：{{档案到期日期 - 当前日期}}天 请及时完成档案续期或转出手续，处理完成后系统会自动标记状态。 ```

如果需要把提醒同时发到企业人事微信群，只需要新增一个动作，选择「发送消息到群」，选中目标群聊，复用上面的消息模板即可。

2. 配置自动更新提醒状态动作

提醒发送完成后，新增第二个动作，动作类型选择「修改当前触发的记录」，找到「提醒状态」字段，将值设置为「已提醒」，这个动作用来避免重复发送提醒，必须添加。

第四步：测试验证功能可用性

所有配置完成后，先进行测试，避免上线后出错，测试步骤：

• 在表格中新增一条测试数据：员工姓名填「测试」，档案到期日期选择20天后的日期，提醒状态选「未提醒」，经办人选择你自己的飞书账号
• 回到自动化配置页，点击「立即测试」按钮，等待1-2分钟
• 检查你的飞书消息是否收到提醒，再回到表格查看测试数据的提醒状态是否自动变成「已提醒」

如果两项都符合预期，说明配置成功，点击打开自动化规则的开关即可正式运行；如果没有收到提醒，逐一检查：筛选条件逻辑是否写错、经办人字段是否正确、飞书消息权限是否开启。

常见问题解决

为什么会重复收到同一个档案的提醒？

两个原因：一是漏加了「提醒状态等于未提醒」的筛选条件，二是漏加了自动修改提醒状态的动作，回到配置页补全对应配置即可解决。

怎么给不同档案设置不同的提前提醒天数？

直接修改对应档案行的「提前提醒天数」字段值即可，默认的30天是统一默认值，单个档案可以单独调整。

免费版飞书可以长期用吗？

本次用到的多维表格、自动化功能，免费版飞书完全支持，没有使用次数和时间限制，中小团队可以长期稳定使用。

配置完成后系统会每天自动排查到期档案，自动给经办人发提醒，不需要人工手动维护，全程无需编写代码，按照步骤操作10分钟即可落地。