选档案整理服务驻场服务？看完这篇不花冤枉钱不踩坑

最近是不是碰上天大的麻烦？公司要评资质、做审计、迎检查，堆了三五年的档案塞了满满一储物间，灰都积了半指厚。让自己员工整理吧，行政干了一周，漏了一半合同不说，还把前年的工程款凭证弄丢了，到时候评审不过，损失几十万都是轻的。找散工吧，干两天嫌累就跑，出错了连人都找不到。

上个月我一个开建筑公司的朋友就踩了这个坑，自己整理了半个月的工程档案，评审的时候被打回说一半不符合规范，最后找了专业的档案整理服务驻场服务，3天就捋顺了，刚好赶上评审末班车。今天就给你讲明白，这种服务到底怎么选怎么用，全是实打实的干货，看完就能直接用。

1 先搞懂：驻场服务到底比自己干强在哪

很多人觉得找外人整理档案浪费钱，其实算完账你就懂，比自己干划算多了。

1.1 省时间省人力，不用折腾自己员工

你让行政或者业务岗整理档案，人家本来有本职工作，加班还要给加班费，干一周还不如专业的干2天。驻场的人来了不用你管吃住，不用你交社保，干完就走，成本比你拉自己人干低30%都不止。

举个例子，1000盒档案，自己人整理要2个员工干10天，光加班费就要4000，找驻场2个人干4天，全包价也就3000多，还不用你操心。

1.2 符合规范，不会做无用功

不同行业的档案要求完全不一样，建筑的要按住建部的标准，国企的要按档案局的要求，医疗机构的还有专门的医疗档案规范。你自己瞎整理，到时候评审说格式不对，全部返工，纯纯做无用功。

驻场的人天天干这个，门清，出来的东西直接能过审，不用反复改。

避坑提醒：别找啥行业都接的小团队，最好找对应行业有过案例的，比如你是医疗行业，就找接过医院档案整理的，省得他们拿通用模板凑数。

2 选驻场服务，这3个硬标准一定要卡

现在市面上做这个的团队特别多，鱼龙混杂，你只要卡好这3个标准，基本能避开90%的坑。

2.1 先看能不能签“错漏赔付”协议

凡是不敢给你打包票错了赔钱的，直接pass。之前有个开人力资源公司的朋友，找的小团队整理员工档案，结果丢了2份劳动合同，刚好碰上员工仲裁，赔了12万，找整理团队人家不认，因为没签赔付条款，哭都没地方哭。

靠谱的团队都会主动给你提赔付，比如错漏一份赔多少钱，耽误事了承担相应损失，敢签这个的，基本不会差。

2.2 问清楚报价有没有隐形消费

很多人报价只报“每天每人多少钱”，结果到了现场说你档案有破损要加修复费，要装盒要加耗材费，要录入系统要加数字化费，最后总价超了一倍。

签合同前一定要让对方报全包价，列清楚所有包含的服务项，比如整理、分类、编号、装盒、录入系统、出目录，全部列进去，后期加项一毛钱不给。

2.3 要求先试做1天再签合同

别听销售吹得天花乱坠，什么“我们团队都是5年以上经验”，很多都是临时招的兼职大妈，连档案分类都搞不清。直接让他们派1个人来试做一天，你看看他们分类是不是清楚，编号是不是符合你们行业的要求，干活细不细心。

试做满意了再签，不满意最多给一天的钱，没损失。之前有个做教育的朋友，就是试做的时候发现来的是兼职大学生，当天就打发走了，只花了200块试做费，要是直接签合同，估计得耽误资质评审。

3 驻场进场后，你只要盯好这2件事就行

不用你全程盯着人家干活，只要把这两件事抓好，基本不会出问题。

3.1 第一天把要求全部说清楚

进场第一天，你就把所有要求列成纸质版，比如哪些档案是机密的不能碰，哪些要单独放，分类标准要按哪个文件来，要录入哪个系统，全部写清楚，双方签字确认，省得后期扯皮。

别觉得麻烦，你现在说清楚10分钟，后期省得改10天。

3.2 每天抽10分钟查当日工作量

不用你全程盯着，每天下班前抽10分钟，看看当天整理了多少盒，抽2-3盒翻一下有没有错漏，要是发现问题当天就提，别等全部干完了再返工，浪费时间。

比如你要的是按项目分类，结果人家按时间分的，当天发现当天改，要是等10天全部整理完了再改，又要多花一倍的钱。

说白了找档案整理服务驻场，本质就是花钱买专业服务，别图便宜找那种报价比市场价低一半的，最后坑的是你自己。毕竟档案这东西，看着没用，真到用的时候缺一份，耽误的事可不是几千块钱能解决的。

要是你最近刚好有档案整理的需求，现在就可以把你手里攒的几家服务商名单拉出来，按我上面说的几个标准挨个筛，先筛能签赔付的，再筛报价全包的，最后约试做，3步下来绝对能找到靠谱的，再也不用为了堆成山的档案头大。拿不准的也可以把你找的服务商情况说出来，我帮你把把关。