子公司档案管理：零成本本地部署+自动化分类实操全指南

实操准备

仅需2个免费工具，零编程基础可完成：

• Python 3.11：Windows用户直接执行命令安装：winget install Python.Python.3.11，安装后输入python --version验证，显示Python 3.11.x即成功。
• SQLite Studio：用于查看档案数据库，直接下载地址：https://sqlitestudio.pl/，无需安装，解压即可用。

创建工作文件夹：在任意磁盘（如D盘）新建文件夹，命名为子公司档案管理，后续所有操作均在此文件夹内。

核心实操步骤

步骤1：创建档案数据库表结构

在工作文件夹内新建文本文件，命名为init_db.py，写入以下完整代码：

```python import sqlite3 连接或创建数据库文件 conn = sqlite3.connect("sub_company_archive.db") cursor = conn.cursor() 创建档案表，包含子公司核心信息+档案分类字段 cursor.execute(''' CREATE TABLE IF NOT EXISTS archives ( id INTEGER PRIMARY KEY AUTOINCREMENT, sub_id TEXT NOT NULL, sub_name TEXT NOT NULL, credit_code TEXT NOT NULL, establish_date TEXT NOT NULL, file_type TEXT NOT NULL, file_path TEXT NOT NULL, archive_date TEXT NOT NULL, remark TEXT ) ''') conn.commit() conn.close() ```

执行初始化命令：打开CMD，切换到工作文件夹，输入python init_db.py，完成后文件夹内会生成sub_company_archive.db数据库文件。

步骤2：编写自动化分类脚本

在工作文件夹内新建文本文件，命名为auto_archive.py，写入以下代码，仅需修改「配置项」部分即可使用：

```python import sqlite3 import os import shutil --【配置项：请修改为你的实际信息】-- DB_PATH = "sub_company_archive.db" 数据库文件路径（无需修改） SOURCE_FOLDER = "./待归档文件" 待分类文件存放的文件夹，需手动新建 TARGET_FOLDERS = { 按档案类型分类的目标文件夹，需手动新建 "营业执照": "./档案/营业执照", "公司章程": "./档案/公司章程", "年度财务报表": "./档案/年度财务报表", "股东会决议": "./档案/股东会决议" } 示例子公司信息（可批量新增） SUB_INFO = { "sub_id": "001", "sub_name": "XX科技有限公司", "credit_code": "91310115MA1GXXXXXX", "establish_date": "2020-01-01" } -- 创建所有目标文件夹（若不存在） for folder in TARGET_FOLDERS.values(): os.makedirs(folder, exist_ok=True) 创建待归档文件夹 os.makedirs(SOURCE_FOLDER, exist_ok=True) 连接数据库 conn = sqlite3.connect(DB_PATH) cursor = conn.cursor() 定义插入档案记录的函数 def insert_archive(file_path, file_type): cursor.execute(''' INSERT INTO archives ( sub_id, sub_name, credit_code, establish_date, file_type, file_path, archive_date, remark ) VALUES (?, ?, ?, ?, ?, ?, DATE('now'), '自动归档') ''', ( SUB_INFO["sub_id"], SUB_INFO["sub_name"], SUB_INFO["credit_code"], SUB_INFO["establish_date"], file_type, file_path )) 处理待归档文件 for file_name in os.listdir(SOURCE_FOLDER): file_path = os.path.join(SOURCE_FOLDER, file_name) if os.path.isfile(file_path): 匹配文件类型（根据文件名关键词） matched_type = None for key in TARGET_FOLDERS.keys(): if key in file_name: matched_type = key break 若匹配到类型，执行归档 if matched_type: 处理重名文件（自动加后缀） target_dir = TARGET_FOLDERS[matched_type] base_name, ext = os.path.splitext(file_name) counter = 1 final_name = file_name while os.path.exists(os.path.join(target_dir, final_name)): final_name = f"{base_name}({counter}){ext}" counter += 1 移动文件到目标文件夹 target_path = os.path.join(target_dir, final_name) shutil.move(file_path, target_path) 插入数据库记录 insert_archive(target_path, matched_type) 提交变更并关闭连接 conn.commit() conn.close() ```

步骤3：执行自动化归档操作

1. 把需要归档的文件（如营业执照扫描件、公司章程）放入工作文件夹下的待归档文件文件夹。
2. 打开CMD，切换到工作文件夹，输入命令：python auto_archive.py。
3. 等待执行完成：CMD无报错即成功，检查对应档案文件夹，文件已按类型分类，数据库也已同步记录。

异常处理与维护优化

异常处理

文件重名报错

脚本已自动处理重名，会在文件名后加(1)、(2)等后缀，无需手动修改。

数据库连接失败

检查工作文件夹是否有读写权限：Windows右键工作文件夹→「属性」→「安全」，选择当前用户，勾选「完全控制」权限，确认后重试。

后续维护

所有新的待归档文件直接放入待归档文件文件夹，每周运行一次python auto_archive.py即可。如需修改分类规则，直接在TARGET_FOLDERS中调整关键词和文件夹名称；如需新增子公司，直接修改SUB_INFO字段即可。

如需查看/修改档案记录，用SQLite Studio打开工作文件夹下的sub_company_archive.db，即可可视化管理所有档案。