零门槛小团队本地档案管理软件部署配置到核心功能落地实操

一、前置准备

1. 选型说明与环境要求

本次使用开源、无商业限制、无需后端开发能力的Mayan EDMS 精简稳定版，适合10人内小团队使用，环境要求为：

• 操作系统：Windows 10/11（64位）、Ubuntu 20.04/22.04（64位）二选一，以下以Windows 11 23H2为例
• 硬件：CPU 4核及以上、内存8G及以上、磁盘预留100G以上空文件夹
• 软件依赖：Git（仅部署前下载工具需要）、Docker Desktop 4.20+

2. 前置依赖安装

步骤1：安装Docker Desktop

• Windows下载地址：https://desktop.docker.com/win/main/amd64/Docker%20Desktop%20Installer.exe
• 双击安装包，勾选“Use WSL 2 instead of Hyper-V”（如果已有Hyper-V启用也可不用），一路点击Next完成
• 重启电脑，打开Docker Desktop，等待右下角图标从灰色转为蓝色并显示“Docker Desktop is running”

步骤2：验证Docker可用

按Win+X打开PowerShell（管理员），输入以下命令，出现版本号即成功：

``` docker --version ```

二、Mayan EDMS 本地部署

1. 创建数据存储目录

重要提示：路径不能有中文、空格

按Win+E打开资源管理器，在D盘根目录新建文件夹，命名为mayan_data，再在其下新建3个子文件夹：media（存档案文件）、pgdata（存数据库）、static（存静态资源）

2. 下载部署配置文件

按Win+X打开PowerShell（普通），依次执行以下命令：

``` cd D:\mayan_data ``` ``` git clone --depth=1 --branch=v4.4.9 https://gitlab.com/mayan-edms/mayan-edms.git temp-config ```

复制temp-config文件夹内的docker-compose.yml到D:\mayan_data根目录，删除temp-config文件夹

3. 修改配置文件（可直接复制使用）

用记事本打开D:\mayan_data\docker-compose.yml，删除所有内容，粘贴以下完整配置：

```yaml version: '3.7' services: postgres: image: postgres:13-alpine container_name: mayan-postgres environment: POSTGRES_USER: mayan POSTGRES_PASSWORD: mayan123456 建议修改为自己的强密码 POSTGRES_DB: mayan volumes: - D:/mayan_data/pgdata:/var/lib/postgresql/data restart: unless-stopped redis: image: redis:7-alpine container_name: mayan-redis restart: unless-stopped mayan: image: mayanedms/mayanedms:4.4.9 container_name: mayan-edms ports: - "8000:8000" 外部访问端口，可改为80或其他未占用端口 depends_on: - postgres - redis environment: MAYAN_DATABASE_ENGINE: django.db.backends.postgresql MAYAN_DATABASE_HOST: postgres MAYAN_DATABASE_NAME: mayan MAYAN_DATABASE_PASSWORD: mayan123456 必须和POSTGRES_PASSWORD一致 MAYAN_DATABASE_USER: mayan MAYAN_REDIS_URL: redis://redis:6379/1 MAYAN_STATIC_ROOT: /var/lib/mayan/static MAYAN_MEDIA_ROOT: /var/lib/mayan/media volumes: - D:/mayan_data/media:/var/lib/mayan/media - D:/mayan_data/static:/var/lib/mayan/static restart: unless-stopped ```

注意：如果磁盘不是D盘，必须把所有D:/mayan_data替换为自己的绝对路径，注意Windows路径的斜杠要改为双正斜杠//或者单正斜杠/（Docker会自动处理）

4. 启动服务

在PowerShell（普通，已进入D:\mayan_data目录）执行以下命令：

``` docker-compose up -d ```

首次启动会自动下载约2G的镜像，需等待5-15分钟（取决于网速），等待期间可打开Docker Desktop的Containers界面，当三个容器（mayan-postgres、mayan-redis、mayan-edms）都显示绿色running后，继续下一步

三、Mayan EDMS 初始配置

1. 登录系统

打开浏览器（推荐Chrome/Edge），输入地址：http://localhost:8000，首次进入会自动初始化后台任务，等待约3分钟后刷新页面，出现登录界面

初始账号：admin，初始密码：admin，登录后必须立即修改密码

2. 核心系统设置

步骤1：创建文档类型

• 点击左侧菜单「设置」→「文档类型」→「添加文档类型」
• 填写必填项：名称（如「合同档案」「项目文档」「人事档案」），勾选「启用」，点击「保存并继续编辑」
• 点击「元数据」标签→「添加元数据类型到文档类型」，可添加系统预设的（如「标题」「日期」「作者」）或新建自定义的（如「合同编号」「项目编号」「员工工号」），元数据用于后续搜索和分类

步骤2：创建 cabinets（档案柜，用于目录分类）

• 点击左侧菜单「文档」→「Cabinets」→「添加 Cabinet」
• 填写名称（如「2024年度」），勾选「启用」，点击「保存」
• 进入刚创建的「2024年度」Cabinet，点击「添加子Cabinet」，按实际需求创建二级分类（如「合同类」「人事类」），三级分类（如「销售合同」「采购合同」）

步骤3：创建标签（用于跨目录搜索）

• 点击左侧菜单「文档」→「标签」→「添加标签」
• 填写名称（如「紧急」「已归档」「待审批」），选择颜色，勾选「启用」，点击「保存」

四、核心功能落地操作

1. 单份/批量上传档案

• 点击左侧菜单「文档」→「上传新文档」
• 单份上传：直接拖放或点击选择本地文件，批量上传：选择多份文件（支持PDF、Word、Excel、JPG、PNG等主流格式）
• 选择「文档类型」（必填），填写「标题」「日期」「元数据」「标签」，选择「Cabinets」存储目录
• 点击「上传」，上传成功后会自动进入后台OCR识别（仅支持英文、中文简体/繁体等主流语言，首次识别需等待1-2分钟，识别后可搜索文件内容）

2. 档案检索与筛选

• 基础搜索：点击顶部搜索框，输入关键词（可匹配标题、元数据、OCR识别内容），点击「搜索」
• 高级筛选：点击顶部搜索框右侧的「高级」，按文档类型、创建时间、修改时间、标签、Cabinets、元数据等多条件组合筛选

3. 档案归档与权限分配

步骤1：创建角色（可选，仅10人内团队用预设admin、user即可）

• 点击左侧菜单「设置」→「用户」→「角色」→「添加角色」
• 填写名称（如「普通员工」「部门经理」），勾选「启用」，点击「保存并继续编辑」
• 点击「权限」标签，勾选角色可使用的功能（如普通员工仅勾选「查看自己的文档」「上传文档」），点击「保存」

步骤2：创建用户并分配权限

• 点击左侧菜单「设置」→「用户」→「用户」→「添加用户」
• 填写用户名、密码、邮箱，勾选「启用」「允许登录」，点击「保存并继续编辑」
• 点击「角色」标签，将用户添加到对应角色，点击「保存」
• 重要：权限控制需绑定Cabinets：进入任意Cabinets→点击「设置」→「权限」→「添加用户/组权限」→选择用户/角色→勾选可操作的权限（如「查看」「上传」「删除」）→点击「保存」

4. 本地备份（每天自动备份）

在PowerShell（普通，已进入D:\mayan_data目录）创建备份脚本：

• 新建文本文档，重命名为mayan_backup.bat
• 用记事本打开，粘贴以下内容（可修改备份路径，注意不能有中文、空格）：

```batch @echo off set "BACKUP_PATH=D:\mayan_backup" if not exist "%BACKUP_PATH%" mkdir "%BACKUP_PATH%" set "DATE=%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%" set "TIME=%time:~0,2%%time:~3,2%%time:~6,2%" set "TIME=%TIME: =0%" set "BACKUP_NAME=mayan_backup_%DATE%_%TIME%.zip" cd /d D:\mayan_data docker-compose stop powershell Compress-Archive -Path D:\mayan_data\pgdata, D:\mayan_data\media -DestinationPath "%BACKUP_PATH%\%BACKUP_NAME%" -Force docker-compose start -d echo 备份完成：%BACKUP_PATH%\%BACKUP_NAME% pause ```

• 设置自动备份：按Win+S搜索「任务计划程序」→「创建任务」→填写名称（如「Mayan每日备份」）→「触发器」→「新建」→设置每天固定时间（如凌晨2点）→「操作」→「新建」→程序或脚本选择D:\mayan_data\mayan_backup.bat→「确定」→「条件」→勾选「唤醒计算机运行此任务」（可选）→「确定」

五、常见卡壳问题解决

• Docker Desktop启动失败：检查BIOS是否开启虚拟化（VT-x/AMD-V），Hyper-V是否冲突（可在控制面板→程序→启用或关闭Windows功能中关闭Hyper-V、虚拟机平台、Windows虚拟机监控程序平台）
• Mayan登录后显示空白或502错误：等待后台任务初始化完成（首次约5-15分钟），检查Docker三个容器是否都running，检查配置文件中的路径和密码是否正确
• OCR识别失败：检查上传的文件是否为纯图片PDF（如果是扫描件PDF需确认分辨率≥300dpi），系统默认支持简体中文，无需额外配置