零门槛综合档案管理系统本地化部署与规范编目实操指南

一、前置准备：工具与环境

本指南选用完全开源、无商用限制的Mayan EDMS作为核心系统，适配Windows/macOS/Linux全平台，我们以Windows 10/11为例演示（Linux/macOS仅启动方式微调，后续会补充）。

1.1 下载并安装Docker Desktop

• Windows下载地址：Docker Desktop Windows版官方安装包
• 下载完成后双击安装包，全程勾选默认选项，安装结束后重启电脑
• 重启后打开Docker Desktop，等待右下角托盘图标显示为蓝色（未变红表示启动成功）

1.2 创建本地存储目录

打开Windows文件资源管理器，在非系统盘（如D盘）根目录创建文件夹：D:\mayan-edms-data，再在里面建三个子文件夹：media、postgres、redis，后续所有数据会保存在这里，不会因Docker重启丢失。

二、Mayan EDMS本地化部署（零代码启动）

2.1 编写docker-compose配置文件

在桌面新建文本文档，重命名为docker-compose.yml（注意后缀名从.txt改为.yml，显示后缀名的方法：Windows资源管理器顶部「查看」→ 勾选「文件扩展名」），复制以下完整内容粘贴进去并保存：

```yaml version: '3.7' services: postgres: image: docker.io/library/postgres:12-alpine restart: always volumes: - D:/mayan-edms-data/postgres:/var/lib/postgresql/data environment: POSTGRES_DB: mayan POSTGRES_PASSWORD: mayan POSTGRES_USER: mayan healthcheck: test: ["CMD-SHELL", "pg_isready -d $${POSTGRES_DB} -U $${POSTGRES_USER}"] interval: 10s timeout: 5s retries: 5 redis: image: docker.io/library/redis:7-alpine restart: always volumes: - D:/mayan-edms-data/redis:/data healthcheck: test: ["CMD", "redis-cli", "ping"] interval: 10s timeout: 5s retries: 5 mayan-edms: image: docker.io/mayanedms/mayanedms:4.4 restart: always ports: - 80:8000 volumes: - D:/mayan-edms-data/media:/var/lib/mayan environment: MAYAN_DATABASE_ENGINE: django.db.backends.postgresql MAYAN_DATABASE_HOST: postgres MAYAN_DATABASE_NAME: mayan MAYAN_DATABASE_PASSWORD: mayan MAYAN_DATABASE_USER: mayan MAYAN_CELERY_BROKER_URL: redis://redis:6379/0 MAYAN_CELERY_RESULT_BACKEND: redis://redis:6379/1 depends_on: postgres: condition: service_healthy redis: condition: service_healthy ```

2.2 启动系统

按「Win+R」键打开运行窗口，输入cmd并回车，在命令行输入以下命令（注意路径要切换到桌面，即配置文件所在位置）：

```cmd cd Desktop docker-compose up -d ```

等待5-10分钟（首次启动需下载约2GB镜像，取决于网速），当命令行返回Creating mayan-edms-mayan-edms-1 ... done后，打开浏览器访问：http://localhost，即可看到登录界面。

2.3 首次登录

• 默认账号：admin
• 默认密码：首次启动时Docker会自动生成，需在命令行输入以下命令查看：

```cmd docker logs mayan-edms-mayan-edms-1 2>&1 | grep "superuser password" ```

登录后立即在右上角头像→「设置」→「账户」→「密码」中修改默认密码。

三、档案规范编目实操（从0到1建库）

3.1 梳理档案元数据模板（核心步骤）

编目的核心是统一元数据，我们以党政机关/中小企事业单位通用的文书档案为例（科技、人事等档案可举一反三），元数据需包含以下必填项：

• 档号（唯一标识，格式：全宗号-年度-保管期限-件号）
• 题名（文件全称，必填）
• 责任者（发文/制作单位，必填）
• 成文日期（YYYY-MM-DD格式，必填）
• 保管期限（永久/30年/10年，必填）
• 页数（自动识别也可手动填，必填）
• 备注（可选）

系统中创建元数据模板的步骤：

1. 左侧菜单「设置」→「文档类型」→「元数据」→「添加元数据类型」
2. 依次创建上述7种元数据类型，其中「档号」设置为唯一字段，「成文日期」设置为日期类型，「保管期限」设置为选择列表类型并添加三个选项：永久、30年、10年
3. 创建完成后回到「文档类型」→「添加文档类型」，命名为「通用文书档案」，关联刚才创建的所有7种元数据类型，勾选「启用自动页数计算」

3.2 创建档案分类（保管期限前置到分类的子级更符合归档逻辑）

左侧菜单「设置」→「分类」→「添加分类」，按以下层级创建：

• 一级分类：通用文书档案
• 二级分类：永久、30年、10年

3.3 批量/单份档案上传与编目

3.3.1 单份档案上传编目

1. 左侧菜单「文档」→「上传文档」
2. 选择刚才创建的「通用文书档案」文档类型，选择对应的保管期限二级分类
3. 点击「选择文件」上传PDF/Word/图片等格式的档案（优先用双层PDF，后续可全文检索）
4. 系统自动识别页数后，填写剩余元数据，其中档号按「全宗号（如001）-年度（如2024）-保管期限代码（永久Y/30年C/10年D，需先在「保管期限」选择列表的编辑界面添加代码映射）-件号（如0001）」格式填写
5. 点击「提交」完成编目

3.3.2 批量档案元数据预处理（Excel导入档号等基础信息）

若已有整理好的Excel档案清单，可先预处理再批量上传：

1. 将Excel清单另存为UTF-8编码的CSV文件（编码错误会导致中文乱码）
2. CSV第一行必须是元数据类型的内部名称，可在「设置」→「文档类型」→「元数据」→点击元数据名称查看（如「档号」的内部名称通常是「danghao」，可手动修改）
3. 左侧菜单「设置」→「文档类型」→「批量导入配置」→「添加批量导入配置」，关联「通用文书档案」，设置CSV分隔符为逗号，勾选「匹配内部名称」
4. 回到「文档」→「批量导入文档」，选择CSV文件和对应的批量导入配置，上传所有档案文件（文件名建议和CSV的某唯一元数据关联，如档号），系统会自动匹配编目

四、基础功能补全（常用的查档与导出）

4.1 全文检索与精确查档

• 全文检索：直接在顶部搜索框输入关键词，系统会自动检索双层PDF的文字层、Word文档内容、元数据
• 精确查档：点击顶部搜索框右侧的「高级搜索」，选择元数据类型设置条件，如「档号=001-2024-Y-0001」「保管期限=永久」

4.2 批量导出档案与目录

• 批量导出档案：勾选要导出的档案→点击顶部「操作」→「导出」→选择格式（ZIP压缩包）
• 批量导出目录：勾选要导出的档案→点击顶部「操作」→「导出元数据」→选择格式（CSV/Excel）

五、常见问题解决

• Docker无法启动：检查是否开启了Windows的Hyper-V功能（Win10/11家庭版需升级专业版或安装Docker Toolbox）
• 中文乱码：CSV文件必须是UTF-8编码，批量导入配置的编码设置也要选UTF-8
• 系统卡顿：清理Docker的缓存，命令行输入docker system prune -a（谨慎使用，会删除所有未使用的镜像和容器）