机关单位档案数字化标准化作业必备用品全清单及选型指南

做档案数字化作业前，提前备齐所有用品能避免中途停工找物料，本清单按作业流程排序，所有选型符合国家《纸质档案数字化规范》要求，均为标准化作业的最低必要配置，可直接对照采购准备，无需额外冗余支出。

一、前期档案整理阶段用品

• 无酸档案盒/档案袋：统一选档案局标准A4型（外尺寸310mm×220mm），厚度按档案存量选2cm/3cm/4cm，必须选无酸材质，避免长期存放腐蚀原始档案，标准款即可满足要求，无需定制高端款。
• 拆卷专用工具：配置2种，一是18mm宽美工刀搭配碳钢替换刀片，用来割开装订线；二是重型工业起钉器，禁止用办公小号起钉器，无法拔除厚层档案的大订书钉。
• 分类标识不干胶贴纸：规格选3cm×8cm可手写款，准备3种不同颜色，分别对应「待整理」「已扫描」「已质检归档」，避免不同流程的档案混放错件。
• 薄款防静电棉手套：按作业人员人均10双备用，避免手汗污染老旧泛黄档案，同时防止指纹残留在扫描镜头和档案上，影响扫描件清晰度。

二、扫描数字化核心作业用品

2.1 扫描硬件耗材

• 扫描仪专用清洁布：选不掉屑无纺布款，每次开工前清洁扫描镜头，每扫描1000页更换一块，避免残留纸屑灰尘导致扫描件出现黑点。
• 镜头清洁液：必须选无水乙醇含量95%以上的专用清洁液，禁止使用清水或者普通消毒酒精，避免腐蚀镜头镀膜损坏设备。
• 零边距定位铝条：选30cm长平整铝合金条，扫描薄页、不规则档案时用来固定页边，避免扫描件缺边漏内容，普通平整铝条即可，无需定制带刻度的专业款。

2.2 数字化处理软件工具

以下均为免费可直接使用的工具，均给出官方下载地址，可直接下载安装：

• 通用扫描工具：NAPS2，免费开源可商用，支持所有主流品牌扫描仪，可直接输出符合归档要求的TIFF/PDF格式，下载地址：https://github.com/cyanfish/naps2/releases/latest
• 批量图像处理工具：IrfanView，可免费用于非商业场景，支持批量转格式、调分辨率、自动纠偏，一次性处理整批扫描件，符合档案300DPI存档要求，下载地址：https://www.irfanview.com/，实操步骤：打开软件→选择「File-Batch conversion」→添加所有扫描件→设置输出格式（彩色档案选TIFF，黑白档案选PDF）→设置分辨率为300DPI→点击「Start conversion」即可批量完成。
• 免费OCR识别工具：Tesseract，开源免费支持中文识别，可生成可检索的双层PDF，符合数字化档案检索要求，Windows版下载地址：https://github.com/UB-Mannheim/tesseract/wiki，安装时勾选「Chinese」语言包即可直接使用。

三、质检归档阶段用品

档案数字化要求100%校验，必须备齐以下用品保障质检质量：

• 质检用显示器：要求分辨率不低于1920×1080，尺寸不低于24寸，避免小屏幕漏看缺字模糊，普通办公款即可，无需高刷等高端配置。
• 数据备份存储：按照规范要求做双备份，配置为：①本地备份用USB3.0接口企业级移动硬盘，容量按1GB≈1000页300DPI扫描件估算；②离线异地备份用25GB蓝光刻录盘，禁止用普通DVD，容量不足无法存储整批档案，刻录后标注档案编号和年份，存放于阴凉干燥处。

质检需要填写标准化记录表，可直接打印使用的表格如下：

质检规则：每页都要核对顺序，重点抽查首页、尾页、带公章页面，清晰度不合格、缺页的直接退回重扫。

四、特殊档案专用补充用品

• 大幅工程图纸：亚光黑色背景板：扫描蓝图的时候避免背景反光，选1.2m×1m尺寸，普通广告喷绘的亚光黑布即可满足要求，无需定制专业器材。
• 老旧破损档案：档案级无酸修复胶带：粘补破损页后再扫描，禁止用普通透明胶带，普通胶带含酸碱会腐蚀纸张，几个月后就会发黄脆化。
• 涉密档案：纯硬件物理隔离U盘：专门用来传输涉密档案数据，选不带无线蓝牙功能的基础款，禁止接入互联网，符合保密管理要求。

按照本清单准备用品，即可覆盖从整理到最终归档的全流程需求，完全符合行业标准要求，不会出现遗漏缺项的问题，新手也可以直接落地。