搞懂档案软件 B/S 版再拿乙级资质，真的能少跑断腿哭晕厕所

踩过的血泪大坑：一开始以为C/S版是“传家宝保险箱”

各位准备冲档案数字化乙级资质的老板、行政/档案负责人，今天咱掏心窝子说——别学我！去年下半年抱着省事儿（其实是不懂瞎省事儿）的心态，买了个市面上吹得“本地存超安全”的C/S档案软件当敲门砖，折腾仨月差点把公司行政部的键盘鼠标摔烂不说，资质预审第一轮就被打回来37条意见！其中29条都跟这个“传家宝”有关。

啥叫C/S啊？过来人给你掰碎了土味解释：就像你家早年买的、只能插在客厅主机上的DVD影碟机——想看片子？必须坐沙发上守着这台机，拿到你卧室平板上？没门儿！U盘拷给外地分公司同事？拷完回去打开全是乱码或者提示“未授权”，连亲妈都认不出来！

为啥预审意见一大半踩它？因为乙级资质要求里有个硬杠杠是「实现档案资源的局域网或广域网共享检索」对吧？人家评审专家一看你演示：“小张你去会议室开投影演示分公司怎么查上个月的合同档案？”我赶紧掏U盘（偷偷在公司内部服务器上扒的备份，C/S主库在我工位旁边的小柜子锁着的老主机里），结果插进去打不开会议室投影的老电脑（老电脑装的是盗版XP，C/S软件只兼容Win10 Pro正版），评审专家当场在意见栏画了个大红叉叉下面标了一行小字“不符合数字化共享要求，B/S架构是必要前提”。

后来才顿悟：档案软件 B/S 版才是乙级资质的「移动充电桩式传家宝」

痛定思痛之后，我找了档案协会的张姐（张姐是连续三年负责本地乙级资质预审的外援！相当于给咱开小灶的VIP教练）哭，哭完她塞给我一个清单：“别再瞎试了，先搞懂这几点：第一，必须选档案软件 B/S 版；第二，必须有对应功能的软著；第三，软著里得明确写了数字化共享、双套制归档这些乙级资质要求的关键词；第四，软著还得是近三年的！对了，软著可以自己弄但慢死，不如找靠谱的第三方……不对，咱今天主要说过来人踩的档案软件 B/S 版的坑和乙级资质怎么搭！跑题了跑题了！”

还是土味解释档案软件 B/S 版：就像你现在天天用的微信公众号后台——不管你在公司厕所摸鱼刷手机，还是在三亚海边啃椰子拍大腿看手机，只要有网（哪怕是山区的2G信号转Wi-Fi热点），输入个账号密码就能进！想看哪份合同搜关键词就行，想看扫描件原图不用等U盘快递，想看上个月的员工转正档案直接戳日期戳名字，外地分公司的同事甚至可以自己上传当月的文件档案（当然权限得你老板设成“上传初审权”，别让谁都能删库跑路！删库跑路这件事咱下篇再讲，也是血泪史）！

而且最重要的！人家评审专家要求演示的时候，你直接掏出手机打开浏览器（记得连个正规点的公共Wi-Fi，别用那种扫码送流量的钓鱼Wi-Fi哈，安全第一！但这安全和C/S的“物理隔绝伪安全”不一样，下篇接着对比伪安全和真安全），登录账号密码，给专家晃：“您看，这是我昨天在家附近的星巴克写的软著申请相关的备忘录扫描件，上传上去了，权限只有我和老板能看；这是上周北京分公司的李会计上传的北京分公司第一季度的增值税发票扫描件，李会计只有北京分公司财务档案的上传初审权，我现在给她发个消息让她点‘提交归档’；您看，提交了之后，我们本地总部的档案管理员小王（现在小王正在云南团建呢，上周刚批的假）在酒店的Wi-Fi上就能给她点‘终审入库’！完美实现了广域网共享检索+分级权限管理，完全符合乙级资质的要求！”

就这么晃了三分钟手机，张姐后来偷偷告诉我，那天的评审专家差点把我手机拿过去看操作细节，因为之前很少有人这么接地气地演示档案软件 B/S 版的功能！

魔性划重点：档案软件 B/S 版要选「符合乙级资质专属Buff」的

别以为随便选个带“B/S”俩字的档案软件就能冲乙级资质！过来人告诉你：很多小作坊做的档案软件 B/S 版，就是把Excel表格搬到了浏览器上，连个最基本的「全文检索」功能都没有，搜“张三”只能搜文件名带“张三”的，搜合同正文里的“张三签字盖章”搜不到！这种软件拿来凑数可以，但冲乙级资质？第一轮预审就会被打回来意见栏写满“不符合全文检索要求”“不符合数字化加工要求”“不符合双套制归档要求”“不符合统计报表自动生成要求”……全是红叉叉！

那符合乙级资质专属Buff的档案软件 B/S 版，到底有哪些核心Buff？张姐给的清单我整理成了土味版的：

• Buff 1：全文检索Buff（得像百度谷歌一样猛）：不管是文件名、文件正文、文件的扫描件OCR识别后的文字，甚至是文件标签、上传者姓名、上传时间，只要输入关键词，哪怕是拼音首字母“ZS”（张三），也能在0.5秒以内搜出来！
• Buff 2：数字化加工全流程Buff（得像流水线生产辣条一样顺）：扫描、OCR识别、分类归档、水印添加、档案编号自动生成，全流程在浏览器上就能搞定！不用再换好几个软件来回切！切软件切得手酸的痛谁懂？
• Buff 3：双套制归档自动同步Buff（得像你手机照片自动同步到云端和本地相册一样稳）：这边上传了电子档案，那边会自动提醒你打印纸质档案归档，纸质档案归档扫描之后电子档案会自动和纸质档案的档案编号关联起来！完全符合乙级资质要求的“电子档案与纸质档案一一对应、同步归档”！
• Buff 4：分级权限管理Buff（得像你家的智能门锁一样严）：老板有“超级管理员Buff”，啥都能看啥都能删啥都能改；档案管理员有“高级管理员Buff”，能看大部分能改大部分能删小部分（不能删老板备份的档案哈）；财务有“财务档案专属Buff”，只能看财务档案上传财务档案；普通员工有“普通查阅Buff”，只能看自己权限范围内的档案，而且下载的时候还要申请权限，老板/档案管理员同意了才能下载！
• Buff 5：统计报表自动生成Buff（得像你家孩子的口算机一样快一样准）：输入“第一季度合同档案数量”“第二季度员工转正档案数量”“第三季度借阅量最多的档案类型”，0.1秒以内就能生成漂亮的Word/PDF/Excel报表！不用再熬夜加班算数据算到秃头！

土味正能量强行插播：只要选对档案软件 B/S 版，乙级资质真的不是梦！

哭完之后听了张姐的话，换了张姐推荐的符合乙级资质专属Buff的档案软件 B/S 版（咱今天不说具体名字哈，免得有人说我打广告，张姐说了她是连续三年负责本地乙级资质预审的外援，她的清单里有很多靠谱的，你们可以去当地档案协会问），然后按照清单一条一条准备材料：软著找了靠谱的第三方一个月就下来了（软著申请之前要先跟档案软件 B/S 版的厂家要授权书哈，授权书里得明确写了“授权XX公司使用本档案软件 B/S 版申请档案数字化乙级资质”），数字化加工全流程用这个软件顺了一遍录了个10分钟的演示视频（演示视频里一定要重点晃广域网共享检索、分级权限管理、双套制归档自动同步这三个核心功能，别晃那些花里胡哨的没用的功能），统计报表自动生成录了个5分钟的小片段，纸质档案整理了100卷规范的（规范的纸质档案怎么整理咱下篇再讲，也是血泪史），电子档案同步了这100卷规范的。

准备了不到两个月（换软件之前折腾了仨月还没个头绪，换了之后真的快很多），材料提交上去，第一轮预审只有2条意见，都是小问题：一条是演示视频的开头结尾没加公司logo，一条是纸质档案的装订线稍微歪了一点！赶紧补了公司logo，重新装订了纸质档案，第二轮复审直接过了！

拿到乙级资质证书那天，我给全公司行政部/档案部的同事买了奶茶（加珍珠加椰果加芋圆加烧仙草加红豆，全料顶配！），给张姐送了一筐我妈种的草莓（有机的！超甜！），给档案软件 B/S 版的客服小姐姐送了一双手绘手套（冬天打字冻手，客服小姐姐帮我解决了很多问题超耐心的！）。

各位准备冲档案数字化乙级资质的老板、行政/档案负责人，记住过来人说的话：搞懂档案软件 B/S 版再拿乙级资质，真的能少跑断腿哭晕厕所！选对符合乙级资质专属Buff的档案软件 B/S 版，乙级资质真的不是梦！只要功夫深，铁杵磨成针！只要选对路，资质拿到手！加油！奥利给！