手把手教你配置合规单机档案软件，适配教育机构资质申报

一、明确教育资质申报对单机档案软件的核心要求

首先梳理硬性指标，避免盲目下载配置：

• 具备国家档案局或地方档案局颁发的《档案管理软件产品测评证书》（优先选国家级测评）
• 单机运行无需联网（需支持离线数据备份、统计、导出，导出格式为PDF/Word/Excel/OFD可选）
• 需覆盖教育资质核心档案模块：
  • 教职工档案（含资格证、职称、社保缴纳证明等字段）
  • 学生档案（仅临时申报需保留的，按要求脱敏后配置字段）
  • 办学条件档案（场地、设备、经费、教材等台账）
  • 资质申报专项档案（申报书、自查报告、佐证材料归档路径）

二、选择合规可快速落地的免费单机档案软件

这里推荐通过国家级测评的免费工具，避免踩坑：

• 软件名称：东方飞扬ES-FileLite单机版
  • 国家级测评号：档测评2023007
  • 下载地址：https://www.eastfly.com.cn/software/esfilelite.html

三、东方飞扬ES-FileLite单机版安装（零技术卡壳版）

3.1 环境准备

Windows 7/10/11（32/64位均可），硬盘剩余空间≥5GB，不需要额外安装.NET/Java环境，软件自带。

3.2 安装步骤

• 打开下载地址，点击「ES-FileLite V3.0 64位免费安装包」（根据系统选32位/64位），浏览器弹窗允许下载
• 找到下载文件夹（默认是C:\Users\你的用户名\Downloads），右键点击「ESFileLiteSetup_x64_v3.0.0.exe」，选择「以管理员身份运行」
• 安装向导中，点击「下一步」2次，勾选「创建桌面快捷方式」，再点击「下一步」→「安装」，等待10秒左右安装完成，最后勾选「立即运行ES-FileLite」，点击「完成」

四、教育资质专项档案配置（可直接复制的完整配置）

4.1 首次登录

首次运行会弹出「新建账套」窗口，按以下要求填写：

• 账套号：JYZZ202X001（202X替换为当前申报年份）
• 账套名称：XX市XX区XX教育机构资质申报专用档案（替换为机构全称+申报年份+区县）
• 账套路径：非系统盘根目录，比如D:\JYZZ202X_DA（避免重装系统丢失数据）
• 管理员密码：大小写字母+数字+特殊字符，比如Jyzd@202X（资质申报可能需要审计检查，不能用弱密码）

填写完成后点击「创建」，登录时选择刚建的账套，输入管理员密码即可进入。

4.2 导入教育资质核心档案分类

软件自带通用分类，需导入专项分类模板：

• 点击左侧菜单「系统设置」→「档案分类」
• 点击右上角「导入」，弹窗选择「下载预设模板」
• 在浏览器新标签页找到「教育机构资质申报专用分类表」（CSV格式），下载到桌面
• 回到软件「导入档案分类」窗口，点击「选择文件」，选刚下载的CSV，勾选「覆盖默认根分类」，最后点击「导入」，提示导入成功后关闭窗口

导入后的根分类如下：

• 01 教职工资质档案
• 02 办学条件佐证档案
• 03 自查整改专项档案
• 04 资质申报正式材料

4.3 配置教职工档案必填字段（按教育局要求）

点击左侧菜单「系统设置」→「档案元数据」，选择分类「01 教职工资质档案」，点击右上角「修改」，添加/编辑以下必填字段（其他字段可删除或设为可选）：

• 字段名：工号，字段类型：文本，必填：是，长度：20
• 字段名：姓名，字段类型：文本，必填：是，长度：20
• 字段名：教师资格证号，字段类型：文本，必填：是，长度：20
• 字段名：职称级别，字段类型：下拉框，必填：是，下拉选项：无职称/三级教师/二级教师/一级教师/高级教师/正高级教师
• 字段名：社保缴纳起始年月，字段类型：日期，必填：是
• 字段名：佐证材料，字段类型：附件，必填：是，附件格式：PDF/JPG/PNG/OFD，单个附件≤100MB

设置完成后点击「保存」。

4.4 配置其他分类的必填字段（参考格式简化版）

重复4.3的操作，依次配置剩下的分类，以下仅给出核心必填项：

• 02 办学条件佐证档案：
  • 材料名称、分类、佐证类型（场地/设备/经费/教材）、采购/签订/成立日期、佐证材料
• 03 自查整改专项档案：
  • 整改编号、整改问题来源、整改内容、整改责任人、整改完成日期、佐证材料
• 04 资质申报正式材料：
  • 材料编号、材料名称、申报批次、提交日期、归档人、佐证材料

五、教育资质档案录入、备份与导出（申报必用流程）

5.1 档案录入

• 点击左侧菜单「档案录入」，选择对应分类，比如「01 教职工资质档案」
• 点击右上角「新增」，填写必填字段，上传单个≤100MB、格式为PDF/JPG/PNG/OFD的佐证材料（多份材料可打包成压缩包，再转成PDF压缩版）
• 填写完成后点击「保存并归档」（归档后不可随意修改，如需修改需点击左侧菜单「档案管理」→「待归档」撤回）

5.2 离线数据备份（每周至少1次，申报前必须备份）

• 点击左侧菜单「系统设置」→「数据备份」
• 选择备份路径：非系统盘+U盘/移动硬盘双备份，比如先选D:\JYZZ202X_BAK，再备份到U盘
• 点击「立即备份」，提示备份成功后关闭窗口，备份文件格式为.eflbak，不可随意修改文件名

5.3 资质申报专项导出（按教育局要求格式）

• 点击左侧菜单「档案查询」，选择对应分类，比如「04 资质申报正式材料」
• 点击右上角「全选」（或单独勾选需要的材料）
• 点击「导出」，弹窗中：
  • 导出格式：PDF+Excel清单+OFD可选（优先选PDF+Excel，教育局基本通用）
  • 导出路径：非系统盘桌面文件夹，比如D:\JYZZ202X_DC
  • 导出命名规则：XX市XX区XX教育机构+材料分类全称+导出日期
• 点击「导出」，等待导出完成后检查文件完整性

六、合规审计自查要点（教育局抽查必过项）

• 检查档案软件测评证书是否在有效期内（可在国家档案局官网http://www.saac.gov.cn查询）
• 检查所有必填字段是否完整，附件是否清晰可辨
• 检查离线双备份是否完整，备份文件是否可正常打开（可以点击「系统设置」→「数据恢复」测试，测试后记得立即恢复到最新备份）
• 检查所有归档档案是否有修改记录（点击左侧菜单「档案管理」→「已归档」，选择档案点击「查看日志」）