过来人聊靠谱数字档案馆建设项目：踩坑后整理的实用干货指南

为啥现在都赶着做数字档案馆建设项目？这不就是给老档案换豪宅嘛

说真的，前两年我牵头帮单位搞数字档案馆建设项目，踩的坑能绕我们单位办公楼走三圈，吃的灰都不下十斤，今天以过来人的身份掏干货，省得你们再像我一样大把掉头发。

我之前一直觉得，档案不就是堆在小黑屋落灰的废纸嘛，直到有次上级检查，要找三年前的一份项目批复，我们整个科室翻了一下午，把地下室翻得尘土飞扬，最后还是在一堆旧报纸下面刨出来的，每个人都打了好几个喷嚏，那时候我才明白：原来老档案住的就是城中村小平房，漏雨挤不说，找东西全靠开盲盒。那做数字档案馆建设项目，说白了就是给这群睡仓库的老伙计，换个带电梯带索引的精装大平层，随用随取多香啊。

别觉得数字档案馆建设项目是浪费钱的面子工程，你想啊，哪天要查档案，你三分钟调出来给领导，不比你满头灰翻一下午强？给单位存了一辈子的家底安个好家，这真的是积德行善的大好事啊，谁做谁知道省心。

我做数字档案馆建设项目踩过的坑，今天全给你撂出来

坑一：找了野路子“装修队”，给你盖个豆腐渣豪宅

我一开始图便宜，找了个报价比市场价低一半的小公司，想着不就是扫扫描做个系统嘛，能差到哪去？结果做完这个数字档案馆建设项目我傻了：搜索“2019年财务档案”，出来一堆八竿子打不着的文件，OCR把“批复”认成“复批”，关键词根本搜不到，高峰期系统卡得像加载了十分钟的老年机短视频，转半天出不来。找售后，人家公司都快注销了，微信都不回，这不纯纯大冤种吗？

坑二：贪大求全，买了五百平别墅只放一张床

当时还有销售给我忽悠，说我们这个数字档案馆建设项目能上人工智能，能搞大数据分析，能连十八个平台，啥功能都有。我差点就签字了，后来冷静一算：我们单位一年也就调个百八十次档，要啥大数据分析啊？这不就是你买个油条，非要给你配82年拉菲，好看是好看，钱遭不住也不实用啊。很多人做数字档案馆建设项目都犯这个错，觉得越大越全越有面子，最后大部分功能一年用不上一次，钱全打了水漂，亏到姥姥家。

坑三：搬家不验收，把破碗破罐都原样搬进去

很多团队做数字档案馆建设项目，扫完纸质档案就往系统里传，缺页烂页漏扫全不管，你等住进去才发现东西少了，人家说原本就缺，你翻原卷发现明明好好的，就是人家扫的时候漏了，扯半个月皮才肯重新扫，太闹心了。我第一次做的时候，就碰到一整箱九十年代的老档案，扫完缺了快十分之一，那半个月我天天跟人扯皮，掉的头发比之前一年都多。

选对数字档案馆建设项目的正确打开方式，过来人给你划重点

踩完所有坑我才总结出来，找靠谱的数字档案馆建设项目，其实就三句话，非常好记：

• 第一，找做过同类型案例的老牌装修队，别碰野路子

  你是机关单位就找做过机关数字档案馆建设项目的，你是企业就找做过企业数字档案馆建设项目的，人家干过同款活，知道你要啥规矩，不会给你瞎改户型乱加东西。我后来重新找的团队，人家做了十几年数字档案馆建设项目，上门第一天就把我们的存量、需求摸得门清，比我自己还知道我要啥，真的太省心了。

• 第二，先数清楚自己有多少家具，再定房子大小

  做数字档案馆建设项目千万别上来就定方案，先自己盘一盘：你有多少存量档案？平时常用功能是什么？要不要对接单位现有的OA或者其他系统？把这些理清楚了再找人家做，别啥都不清楚就要大而全，我们单位最后定的方案，刚好匹配我们的存量，常用功能全有，没用的功能一个没加，比原来预算省了小十万，领导直接夸我会办事，这不比啥都强？

• 第三，搬家每一步都验收，别等住进去再返工

  做数字档案馆建设项目，扫描数字化这一步一定要每批都查，缺页漏扫错扫当场改，系统做完之后要多测几天：调档快不快？搜索准不准？权限设置对不对？别等验收完了再出问题，那时候再加钱改，真的是哑巴吃黄连，有苦说不出。

最后说句掏心窝子的

其实很多人觉得数字档案馆建设项目是应付上面的差事，费钱又麻烦，我之前也这么想，做完才发现真不是。这些档案都是单位一辈子攒下来的家底，原来放小黑屋受潮发霉，哪天纸烂了，连点过往的痕迹都留不下，做数字档案馆建设项目，就是给家底买了个永久保险，还能随用随拿，怎么算都是赚的。

我现在找档案，点鼠标三秒钟就出来，原来一下午的活，现在五分钟搞定，多出来的时间还能摸鱼喝个茶，少掉好多头发，多拿好几个全勤奖，这不比啥都香？如果你最近正准备启动数字档案馆建设项目，别瞎撞，就按我这几点来，毕竟我掉过的头发，就是给你搭好的桥啊。