说真的,前两年我牵头帮单位搞数字档案馆建设项目,踩的坑能绕我们单位办公楼走三圈,吃的灰都不下十斤,今天以过来人的身份掏干货,省得你们再像我一样大把掉头发。
我之前一直觉得,档案不就是堆在小黑屋落灰的废纸嘛,直到有次上级检查,要找三年前的一份项目批复,我们整个科室翻了一下午,把地下室翻得尘土飞扬,最后还是在一堆旧报纸下面刨出来的,每个人都打了好几个喷嚏,那时候我才明白:原来老档案住的就是城中村小平房,漏雨挤不说,找东西全靠开盲盒。那做数字档案馆建设项目,说白了就是给这群睡仓库的老伙计,换个带电梯带索引的精装大平层,随用随取多香啊。
别觉得数字档案馆建设项目是浪费钱的面子工程,你想啊,哪天要查档案,你三分钟调出来给领导,不比你满头灰翻一下午强?给单位存了一辈子的家底安个好家,这真的是积德行善的大好事啊,谁做谁知道省心。
我一开始图便宜,找了个报价比市场价低一半的小公司,想着不就是扫扫描做个系统嘛,能差到哪去?结果做完这个数字档案馆建设项目我傻了:搜索“2019年财务档案”,出来一堆八竿子打不着的文件,OCR把“批复”认成“复批”,关键词根本搜不到,高峰期系统卡得像加载了十分钟的老年机短视频,转半天出不来。找售后,人家公司都快注销了,微信都不回,这不纯纯大冤种吗?
当时还有销售给我忽悠,说我们这个数字档案馆建设项目能上人工智能,能搞大数据分析,能连十八个平台,啥功能都有。我差点就签字了,后来冷静一算:我们单位一年也就调个百八十次档,要啥大数据分析啊?这不就是你买个油条,非要给你配82年拉菲,好看是好看,钱遭不住也不实用啊。很多人做数字档案馆建设项目都犯这个错,觉得越大越全越有面子,最后大部分功能一年用不上一次,钱全打了水漂,亏到姥姥家。
很多团队做数字档案馆建设项目,扫完纸质档案就往系统里传,缺页烂页漏扫全不管,你等住进去才发现东西少了,人家说原本就缺,你翻原卷发现明明好好的,就是人家扫的时候漏了,扯半个月皮才肯重新扫,太闹心了。我第一次做的时候,就碰到一整箱九十年代的老档案,扫完缺了快十分之一,那半个月我天天跟人扯皮,掉的头发比之前一年都多。

踩完所有坑我才总结出来,找靠谱的数字档案馆建设项目,其实就三句话,非常好记:
你是机关单位就找做过机关数字档案馆建设项目的,你是企业就找做过企业数字档案馆建设项目的,人家干过同款活,知道你要啥规矩,不会给你瞎改户型乱加东西。我后来重新找的团队,人家做了十几年数字档案馆建设项目,上门第一天就把我们的存量、需求摸得门清,比我自己还知道我要啥,真的太省心了。
做数字档案馆建设项目千万别上来就定方案,先自己盘一盘:你有多少存量档案?平时常用功能是什么?要不要对接单位现有的OA或者其他系统?把这些理清楚了再找人家做,别啥都不清楚就要大而全,我们单位最后定的方案,刚好匹配我们的存量,常用功能全有,没用的功能一个没加,比原来预算省了小十万,领导直接夸我会办事,这不比啥都强?
做数字档案馆建设项目,扫描数字化这一步一定要每批都查,缺页漏扫错扫当场改,系统做完之后要多测几天:调档快不快?搜索准不准?权限设置对不对?别等验收完了再出问题,那时候再加钱改,真的是哑巴吃黄连,有苦说不出。
其实很多人觉得数字档案馆建设项目是应付上面的差事,费钱又麻烦,我之前也这么想,做完才发现真不是。这些档案都是单位一辈子攒下来的家底,原来放小黑屋受潮发霉,哪天纸烂了,连点过往的痕迹都留不下,做数字档案馆建设项目,就是给家底买了个永久保险,还能随用随拿,怎么算都是赚的。
我现在找档案,点鼠标三秒钟就出来,原来一下午的活,现在五分钟搞定,多出来的时间还能摸鱼喝个茶,少掉好多头发,多拿好几个全勤奖,这不比啥都香?如果你最近正准备启动数字档案馆建设项目,别瞎撞,就按我这几点来,毕竟我掉过的头发,就是给你搭好的桥啊。