之前刚换公司接手行政口那堆「杂碎宝贝」，对，杂碎宝贝，老板跟我说这是公司十年家底的时候我还激动得搓手，谁知道是按年份按部门乱塞的「时光垃圾站」：打印纸粘在一起的借条、信封拆了一半工资条掉信封缝里、还有好几箱塑封膜都发霉的会议纪要——哦对了还有半页小学生涂鸦夹在2019年的财务凭证里，估计是老板家闺女当年视察公司留下的墨宝。
那段时间天天跟这些东西打架，档案整理档案整理档案整理档案整理档案整理，魔怔似的刷短视频刷百度，全是那种「30秒搞定十年档案」的神仙剪辑，真信了去试：卷夹子用反了钉不牢、分类表瞎做查不到、装订机直接把我的指甲盖蹭掉半块——后来血溅财务凭证吓哭了实习生妹妹。实在顶不住了，才想起去挖点正儿八经的、踩过坑的、能用的档案整理书籍，这才有了今天这堆救命稻草。
别听这个书名有点土，内容才是真的绝，我愿称之为「现实版开心农场开荒手册」。开荒第一步你得有种子吧？这本书直接把咱们行政小白要处理的档案分成了「文书类」「财务类」「声像类」「实物类」四个大种子包，文书类里还有细分的通知、请示、报告、合同啥的——就像开心农场里把种子分成蔬菜、水果、花卉、香料，再也不用把黄瓜籽种到花盆里了。
开荒第二步你得翻土整地吧？翻土整地对应的就是档案整理的前期准备：消毒水比例多少（别太浓呛死人别太淡杀不死霉）、卷夹子要买什么型号（2cm夹150张纸3cm夹250张纸，这个真的是精准到离谱，之前我2cm的夹300张纸，夹子直接崩成两半夹纸夹到手心疼哭）、目录纸要用什么克数（80g的就行太厚浪费太薄透目录）——哦对了还有教你怎么叠卷皮的！之前我叠的卷皮要么歪歪扭扭要么像个包子褶，这本书有配图！一步一步的那种！手残党也能叠出像模像样的卷皮。
开荒第三步你得播种浇水施肥吧？播种浇水施肥对应的就是档案整理的核心步骤：收集→鉴定→整理→编目→装订→归档，每一步都有土味注解！比如鉴定档案那一步，土味注解就是「该丢的垃圾丢，该留的宝贝留，别把老板家闺女的小学生涂鸦留十年（除非老板家有皇位要继承，墨宝是传家宝）」——哈哈哈哈当时看到这个直接笑出声，差点把旁边的档案盒碰倒。
档案整理档案整理档案整理档案整理档案整理，这本书我翻了不下十遍，新手小白直接闭眼入就行，没有一句废话，全是能用的干货，就像游戏新手村攻略里给你的装备都是新手能用的，没有什么屠龙刀倚天剑啥的花里胡哨的东西。
书的最后一页有个「档案整理避坑100条」，避坑避坑避坑，真的太重要了！比如别用订书机订财务凭证（财务凭证要用线装！线装！线装！不然审计局来了会骂死你）、别用荧光笔涂档案（时间久了荧光会褪色，看不清档案内容）、别把档案放在地下室或者潮湿的地方（会发霉会生虫会变成时光垃圾站2.0）——我当时把避坑100条打印出来贴在我工位的墙上，天天看天天提醒自己。
别听到「机关」两个字就觉得离咱们很远，就像咱们私企虽然不用给国家写报告但也要给老板写报告，不用给国家归档但也要给公司归档，本质上都是一样的，都是「给历史留个户口本」——这个魔性隐喻是我自己想的哈哈哈哈。
这本书主要是解读《机关档案管理规定》的，但解读得不是那种干巴巴的官方话术，是用咱们普通人能听懂的话，比如把档案的「保管期限」解读成「户口本的有效期」：永久保管的就是「永远有效的户口本」（比如公司的营业执照、资质证书、重要合同），30年保管的就是「30年有效期的户口本」（比如普通的会议纪要、普通的通知），10年保管的就是「10年有效期的户口本」（比如普通的请示、普通的报告）——这个解读太绝了，我再也不会搞混保管期限了！
书里还有很多实操案例！比如有个案例是「某私企老板办公室的档案乱塞，找不到一份2018年的重要合同差点赔了500万」，后来找了这本书的作者整理，整理完之后老板想找什么档案就找什么档案——这个案例给我触动很大，后来我整理完公司的档案之后，老板找一份2017年的供应商合同，我只用了3分钟就找到了，老板直接给我涨了500块钱工资！500块钱！500块钱可以买好多杯奶茶好多顿火锅好多本档案整理书籍了！
档案整理档案整理档案整理档案整理档案整理，这本书虽然是机关用的但咱们私企真的能用，涨工资的亲测有效！涨工资的亲测有效！涨工资的亲测有效！重要的事情说三遍！
书里的保管期限是给机关用的，咱们私企可以灵活调整！比如老板家闺女的小学生涂鸦，如果老板喜欢的话，可以设成永久保管；比如普通的实习生入职登记表，如果老板觉得不重要的话，可以设成3年或者5年保管——灵活调整灵活调整灵活调整，毕竟咱们私企不是机关，没有那么多硬性规定。
对哦对哦对哦！这个年代你还不搞数字档案？你还天天翻纸档案？你还天天被纸档案扎手？你还天天被纸档案占地方？数字档案它不香吗？数字档案它不香吗？数字档案它不香吗？
这本书主要是讲数字档案整理与归档的，我愿称之为「把时光垃圾站搬进硬盘的神仙说明书」——搬硬盘搬硬盘搬硬盘，再也不用担心地下室潮湿生虫了，再也不用担心纸档案找不到了，再也不用担心纸档案占地方了！
核心步骤很简单：扫描→OCR识别→分类→编目→加密→备份→归档，每一步都有配图！一步一步的那种！手残党也能搞定！哦对了还有教你用什么扫描软件的！比如免费的有Adobe Acrobat Reader DC，收费的有文通慧视，免费的足够咱们私企用了！收费的功能更强大但没必要除非老板愿意掏钱！
OCR识别太绝了！之前我把老板家闺女的小学生涂鸦扫进去OCR识别，识别出来一串乱码哈哈哈哈，但扫普通的打印纸绝对没问题！扫手写的也没问题！只要你的字写得不是太丑——哦对了老板的字写得像鬼画符，扫出来也是一串乱码，后来我只好手动输入老板的手写文件，手动输入手动输入手动输入，那段时间手都酸了但也没办法谁让老板是老板呢。
档案整理档案整理档案整理档案整理档案整理，数字档案真的是未来的趋势，咱们要跟上时代的步伐，别被时代抛弃了！别被时代抛弃了！别被时代抛弃了！
数字档案一定要加密备份！加密备份备份加密！不然电脑坏了硬盘丢了被黑客攻击了，公司的十年家底就没了！我当时整理完公司的数字档案之后，加密了三层！备份了五份！一份存在公司的服务器里，一份存在我自己的移动硬盘里，一份存在老板的U盘里，一份存在百度云盘里，一份存在阿里云盘里——五份备份！五份备份！就算丢了四份还有一份！绝对安全！
如果你想考档案员证的话，这本书是必备的！我当时没考，但翻了翻内容，全是考试的重点，还有很多真题！想考的直接闭眼入就行，档案整理档案整理档案整理档案整理档案整理，考个档案员证多一个技能多一条出路！多一个技能多一条出路！多一个技能多一条出路！
给自己家也整理整理吧！比如自己家的户口本、身份证、结婚证、房产证、学历证书、获奖证书、照片、视频啥的，都可以整理整理，搞成纸档案搞成数字档案都行！我当时整理完公司的档案之后，给自己家也整理整理，妈妈找一张我小时候的照片只用了1分钟，妈妈直接夸我长大了懂事了！夸我长大了懂事了！夸我长大了懂事了！
档案整理档案整理档案整理档案整理档案整理，档案整理虽然很枯燥很繁琐很累，但它真的很有意义！就像给历史留个户口本，就像给未来留个回忆，就像给自己涨工资，就像给自己找个成就感！加油加油加油！你一定可以的！你一定可以的！你一定可以的！
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