零门槛企业数字档案全流程落地：从需求拆解到系统闭环

第一步：最小成本前置需求验证与拆解

落地数字档案系统前，先做2天能完成的轻量需求梳理，避免买错工具/功能冗余。

1.1 梳理3类核心参与人清单

不要拉全部门，抓以下角色，每角色找1个一线执行人：

• 档案经办人：懂实体档案整理、归档规则
• 部门档案负责人：懂业务档案核心价值（比如财务要电子发票归档、研发要代码变更日志归档）
• 行政IT对接人：懂企业内网、存储、权限基础

1.2 输出“必须要”“可以有”功能二分表

用石墨文档/飞书多维表格整理，下面给可直接复制的表头+最小单元示例：

功能分类	必须要（√）	可以有（△）	对应档案经办人需求
档案采集	√		支持手机拍照转PDF+自动生成OCR可检索文字
档案归档	√		匹配企业现有档案分类（文书类/科技类/会计类等10类国标可简化）
权限管理	√		按部门/岗位设置“仅查看/下载/编辑/删除”
档案检索	√	△	全文检索、分类筛选；高级功能（模糊音检索）选填
统计导出		△	导出月度归档量统计报表

1.3 确定最小可行数据量

先整理近3个月常用的100份电子/实体混合档案做测试，别一开始就搬全库。

第二步：免费开源数字档案系统搭建（推荐Teedy，完全符合需求）

Teedy是GitHub星标2.3k+、文档齐全的开源轻量数字档案系统，支持Docker一键部署，20分钟搞定。

2.1 前置环境准备

任意一台电脑/云服务器（阿里云ECS最低配1核2G足够跑10万份以内档案，带宽按需选），先装Docker：

• Windows/Mac端：下载Docker Desktop安装包，地址：https://www.docker.com/get-started/，一路默认下一步，安装完成后启动Docker Desktop，任务栏/菜单栏出现小鲸鱼图标即为成功
• Linux端（Ubuntu为例）：复制以下命令逐行执行： ``` 更新系统包索引 sudo apt-get update 安装Docker依赖 sudo apt-get install ca-certificates curl gnupg lsb-release 添加Docker官方GPG密钥 sudo mkdir -p /etc/apt/keyrings curl -fsSL https://download.docker.com/linux/ubuntu/gpg | sudo gpg --dearmor -o /etc/apt/keyrings/docker.gpg 设置Docker稳定版仓库 echo \ "deb [arch=$(dpkg --print-architecture) signed-by=/etc/apt/keyrings/docker.gpg] https://download.docker.com/linux/ubuntu \ $(lsb_release -cs) stable" | sudo tee /etc/apt/sources.list.d/docker.list > /dev/null 再次更新系统包索引 sudo apt-get update 安装Docker引擎 sudo apt-get install docker-ce docker-ce-cli containerd.io docker-compose-plugin ```

2.2 Teedy一键部署

创建一个空文件夹（比如Windows桌面新建“teedy”），在里面新建名为docker-compose.yml的文本文件，粘贴以下完整配置：

```yaml version: '3' services: teedy: image: sismics/docs container_name: teedy restart: always ports: - "8080:8080" volumes: - ./data:/data environment: - DOCS_BASE_URL=http://你的电脑/云服务器IP:8080 例如：DOCS_BASE_URL=http://192.168.1.100:8080（局域网）或http://47.xx.xx.xx:8080（公网，记得阿里云安全组/服务器防火墙开放8080端口） ```

修改配置里的DOCS_BASE_URL后保存，在文件夹空白处按住Shift+右键（Windows）或右键打开终端（Mac/Linux），执行以下命令：

``` docker compose up -d ```

等待1分钟左右，访问配置的DOCS_BASE_URL，出现Teedy登录页即为部署成功。

2.3 Teedy初始配置

登录页默认用户名admin、密码admin，第一步必须先修改密码（右上角头像→Profile→Change Password）。

第三步：全流程实操（用最小可行数据量跑通）

3.1 配置档案分类（对应需求拆解的国标简化）

点击左侧菜单栏Settings→Tags→New Tag，按层级创建标签（比如先建“文书类”，再在“文书类”下建“通知公告”“会议纪要”）：

• Name：填标签名称
• Parent：选上级标签（没有则留空）
• Icon：选一个图标（方便识别）

3.2 配置用户权限

点击左侧菜单栏Users→New User：

• Username：填真实姓名拼音或工号
• Password：设置临时密码（首次登录后用户可自行修改）
• Roles：档案负责人选“Admin”（管理权限），档案经办人/普通员工选“User”（基础权限）

设置基础权限后，点击左侧菜单栏Settings→Groups→New Group，创建“财务部”“研发部”等部门组，把对应员工拖进去；再点击左侧菜单栏Tags→选中某个标签→Permissions，给部门组设置“Read”“Write”“Delete”等权限。

3.3 档案采集与归档（纯干货步骤）

分手机端和电脑端两种采集方式：

3.3.1 手机端采集（推荐给档案经办人拍实体档案）

访问配置的DOCS_BASE_URL，用Chrome/Safari浏览器打开，点击右上角头像→Mobile Upload（或直接在手机浏览器输入DOCS_BASE_URL/m），登录后：

1. 点击Take Photo，开启相机拍照（支持连拍）
2. 拍好后点击Save to Documents
3. 填写标题、选择分类标签、添加备注、选择采集人（自动关联）
4. 点击Save，系统自动生成OCR可检索文字

3.3.2 电脑端采集（推荐给普通员工传电子档案）

登录后点击左侧菜单栏New Document：

1. 拖拽或点击上传电子文件（支持PDF、Word、Excel、图片等格式）
2. 填写标题、选择分类标签、添加备注、选择采集人
3. 点击Save

3.4 档案检索与借阅

检索：在顶部搜索框输入关键词（比如“2024年3月财务会议纪要”），支持全文检索、分类筛选（左侧Tags栏点击）、日期筛选（顶部Filters栏）。

借阅：目前Teedy轻量版没有复杂的借阅审批流程，若需要可通过飞书/钉钉审批后，由档案负责人临时添加目标用户的标签权限，使用完后收回。

第四步：基础安全与备份

4.1 局域网/公网安全设置

• 局域网使用：无需开放公网端口，仅允许企业内网IP访问（可在云服务器安全组/本地路由器防火墙设置）
• 公网使用：一定要加SSL证书（免费版Let's Encrypt，可用Docker容器Nginx Proxy Manager一键配置，后续可单独查教程），同时把Docker-compose.yml里的端口改成8443并更新安全组/防火墙

4.2 自动备份设置

点击左侧菜单栏Settings→Export，可手动导出所有档案（包含元数据）为ZIP包；自动备份可通过Linux定时任务（crontab）或Windows任务计划程序，每天凌晨3点把“teedy/data”文件夹压缩备份到云盘（比如阿里云盘/百度网盘）。