企事业单位档案整理规范与保密资质认证全流程实操指南

一、档案整理前期准备

1.1 必备材料清单

以下材料必须全部备齐，缺项会直接延误认证进度：

• 单位成立批复文件、法人证书、组织结构图原件扫描件
• 近3年单位人员社保缴费清单、保密要害部门岗位职责文件
• 单位固定资产证明、涉密场所平面布局图
• 历年档案归档目录原件、涉密档案单独清册

1.2 免费工具准备

不需要付费软件，直接通过以下地址获取可用工具：

• 文档分类排版：WPS免费版，下载地址：https://www.wps.cn
• 加密存储工具：7-Zip免费版，下载地址：https://www.7-zip.org

二、档案整理实操步骤

2.1 分类分级梳理

按照以下顺序操作，完成一项打勾，不会出现逻辑混乱：

• 第一步：区分涉密/非涉密档案：所有涉及国家秘密、单位核心业务秘密的档案单独存放，不得混放；每一份涉密档案必须标注密级和保密期限，格式为「密级★保密期限」，标注位置统一放在档案封面左上角。
• 第二步：非涉密档案分类：按照「行政类-业务类-人事类-财务类」四大类划分，每大类下设置二级目录，比如行政类下分「制度文件-会议纪要-收发文件」。
• 第三步：生成标准目录：目录必须包含以下字段，可直接套用以下表格模板：

  档号	密级	题名	责任者	日期	保管期限	存放位置
  XZ-001-2023	内部	2023年度行政会议纪要汇总	总经理办公室	20231231	30年	一楼档案柜1区2层

2.2 实体与电子档案归档

实体档案要求：涉密实体档案必须存放在带密码锁的防盗保险柜，钥匙由指定保密专员专人保管，所有领用、归还必须做纸质登记；非涉密档案按照分类编号顺序放入档案柜，档案柜外部标注大类编号，方便快速调取。

电子档案要求：所有电子档案必须做双备份，一份存离线涉密计算机（不得连接互联网），一份存加密离线移动硬盘，加密操作直接使用以下命令，复制即可用：

参数说明：-p后设置你的加密密码，-mhe=on开启文件头加密，无法被暴力破解，完全符合保密认证要求。

三、保密认证申报全流程实操

3.1 申报前自评自查

对照评分标准逐项核查，以下为档案相关核心扣分项，提前整改：

• 涉密场所必须安装门禁、监控，监控录像保存时间不低于90天
• 涉密计算机必须粘贴涉密标识，拆除无线网卡，物理断开互联网
• 必须有成文的档案制度，明确涉密档案借阅、销毁、归档流程

3.2 正式提交申报

直接通过国家保密局官方行政审批系统申报，官方地址：https://xzsp.baomi.gov.cn，步骤如下：

• 1. 注册单位账号，上传法人身份证、单位资质材料，完成实名认证
• 2. 选择对应保密资质等级，按要求填写单位基本信息
• 3. 上传整理好的档案清册、目录、制度文件，所有材料统一转为PDF格式，单个文件大小控制在10M以内
• 4. 提交后等待审核通知，一般15-30个工作日会给出回复

3.3 现场审核应对要点

现场审核核心检查档案管理，提前做好以下准备即可：

• 涉密档案抽查应对：提前打印纸质涉密档案清册，审核员抽查时，1分钟内能找到对应实体档案
• 交接登记核查：所有涉密档案借阅、归还必须有完整纸质登记，签字齐全，不得漏登任何一次流转
• 销毁流程核查：销毁涉密档案必须有2人以上监销记录，签字齐全，不得私自处理涉密档案

四、常见卡壳问题解决

• 问题1：存量老档案没有分类，怎么快速整理？答：先按年份划分，再按大类划分，档号格式调整为「年份-大类-编号」，比如2020-XZ-001，既清晰又符合规范。
• 问题2：涉密电子档案能不能存云盘？答：绝对禁止，所有涉密电子档案必须离线存储，按照前文给出的加密方式处理即可符合要求。
• 问题3：首次审核不通过怎么办？答：官方会给出具体整改项，档案类整改项只要按要求补充目录、调整分类，1个月内即可重新提交，不影响二次申报。

所有步骤均符合国家保密局最新认证要求，只要逐项落实即可零门槛完成整理和申报，不需要额外第三方服务也能顺利通过审核。