档案系统培训实操指南：文书档案录入归档全流程零门槛操作手册

一、前置准备

1.1 系统环境要求

操作系统支持Win10/11、macOS12及以上，浏览器必须使用Chrome108+/Edge108+，禁止使用360兼容模式、IE浏览器，避免控件加载失败。

1.2 账号与材料准备

联系单位档案管理员开通「文书档案录入/审核」权限，单位内部档案系统访问地址统一为 http://10.1.1.25/archive，初始账号为本人工号，初始密码为 Aa@+工号后6位，首次登录必须修改为8位以上含大小写+数字+特殊字符的密码。

提前整理待归档材料：纸质原件扫描件（分辨率300DPI，PDF格式，单文件不超200M）、原生电子文件（DOCX/XLSX/PPTX等可编辑源格式）、文书元数据（文号、发文单位、成文日期、主题词等纸质原件上的全部信息）。

二、文书档案录入实操步骤

2.1 新建文书档案案卷

1. 登录系统后点击左侧菜单栏「文书档案管理」-「案卷创建」；

2. 选择对应归档年度、保管期限（对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》勾选永久/30年/10年）、机构问题分类（匹配本单位内设部门分类目录）；

3. 填写案卷题名，格式为「单位+部门+年度+文书类别+案卷」，例如「XX公司人力资源部2024年人事任免通知案卷」，填写完成后点击「保存生成案卷号」，系统自动生成唯一案卷号，需记录备用。

2.2 单份文书元数据录入

进入创建好的案卷，点击「新增文件」，按要求填写以下必填字段，所有字段不得为空：

• 文号：完整填写发文机关代字+年份+发文顺序号，例如「XX办〔2024〕3号」，注意年份使用六角括号，不得使用方括号/圆括号
• 题名：完整填写文书全称，不得省略，例如「关于2024年第二季度员工绩效发放的通知」，不得简写为「绩效通知」
• 成文日期：选择文书落款的具体日期，格式为YYYY-MM-DD，不得填写归档日期
• 责任者：填写发文单位全称，联合发文的需填写所有发文单位，用顿号分隔
• 页数：填写纸质原件总页数，电子原件与纸质页数保持一致
• 主题词：从系统内置主题词库选择3-5个匹配关键词，无匹配的可手动输入

填写完成后点击「暂存」，避免数据丢失。

2.3 电子附件上传校验

元数据暂存后点击「附件上传」，按以下要求操作：

• 先上传原生电子原件：选择DOCX/XLSX等源文件，系统自动校验格式合规性，校验不通过的会明确提示错误原因，例如文件损坏、格式不符，修正后重新上传
• 再上传扫描件：需为原件彩色扫描件，PDF格式，每页内容清晰无歪斜、无遮挡，上传后点击「OCR识别」，系统自动提取文字与元数据比对，相似度低于90%的需要手动核对修正元数据或重新扫描
• 涉密文书不得上传系统，需走线下涉密档案归档流程

上传完成后点击「提交校验」，系统自动核查所有字段和附件合规性，校验通过的进入审核环节，校验不通过的按提示修改后重新提交。

三、审核与归档操作

3.1 初审操作（录入员自查）

提交校验后点击「案卷自查」，按以下清单核对，确认无误后点击「提交审核」，推送至档案管理员审核：

• 所有元数据字段与文书原件完全一致，无错字、漏填
• 附件页数与填写的页数一致，内容清晰可辨
• 案卷内文件按成文日期从早到晚排序，顺序无误
• 保管期限、分类项勾选正确

3.2 驳回修正操作

收到系统驳回通知后，点击左侧「待办任务」-「驳回修改」，查看管理员标注的驳回原因，修改完成后重新提交审核，修改记录系统自动留痕，不得删除原有版本。

3.3 最终归档

收到审核通过通知后，系统自动将文书档案归入对应档案库，点击「归档证明下载」可获取归档凭证，打印后与纸质原件一起存入档案盒，纸质档案盒封面需标注系统生成的案卷号、归档年度、保管期限。

四、常见问题解决方案

• 系统登录失败：确认是否在内网环境，密码连续输错5次会锁定24小时，锁定后联系管理员解锁，不得反复尝试
• 附件上传失败：检查单文件大小是否超过200M，PDF是否加密，加密文件需解密后重新上传
• 元数据字段无法填写：确认是否拥有对应权限，无权限的联系管理员开通对应字段的编辑权限
• OCR识别失败：检查扫描件是否歪斜、有污渍，调整后重新扫描上传，清晰度不足的可提高扫描分辨率至600DPI

五、操作注意事项

• 所有操作需在单位内网环境下完成，不得在外网登录系统，避免档案泄露
• 归档完成的文书档案不得修改，确需修改的需提交《档案修改申请》，经单位分管领导审批后由管理员操作修改
• 每月15号前完成上月所有文书档案的归档工作，逾期系统会自动冻结录入权限，需提交情况说明后解冻