档案数字化验收报告标准模板及全流程填报实操落地指南

一、模板适用前置说明

本模板符合《档案数字化规范 第1部分：纸质档案》（DA/T 31-2022）要求，适用于党政机关、企事业单位的文书、会计、科技、声像、实物等全门类档案数字化项目验收，无需调整框架即可直接套用。填报前需提前准备好以下材料：数字化加工全流程台账、元数据抽检原始记录、图像/音视频质检记录、数据哈希校验凭证、保密协议原件。

二、可直接套用的完整验收报告模板

2.1 报告封面

可直接复制以下内容填写，统一用A4纸打印：

``` [单位全称]档案数字化项目验收报告 项目编号：[XXX-202X-00X] 覆盖档案门类：[文书/会计/科技/声像/实物等，多门类用顿号分隔] 项目周期：[XXXX年XX月-XXXX年XX月] 验收日期：[XXXX年XX月XX日] ```

2.2 项目概况

1. 项目背景：写明本次数字化覆盖的档案起止年份、总存量（纸质档案按卷/件统计、声像档案按分钟/张统计、实物档案按件统计）、项目实施的核心目的。必须明确标注具体档案门类，不得笼统写“档案”。
2. 实施主体：写明中标服务商全称、项目监理单位全称（无监理则填“无”）、甲方内部对接部门及第一责任人姓名、联系方式。
3. 完成情况：列明实际完成数字化的档案数量、数据总容量、元数据条数，与合同约定量的偏差率不得超过±5%，超出部分需单独附情况说明。

2.3 验收校验核心内容

• 载体质量校验：纸质档案图像抽检比例不低于总件数的5%，分辨率≥300DPI、无歪斜/黑边/缺页/污渍、清晰度符合阅读要求；声像档案抽检比例不低于10%，音视频无卡顿、画面清晰、声音完整，所有载体合格率需达到100%，不合格项需附整改前后对比记录。
• 元数据校验：抽取不少于10%的条目比对原始档案著录项，文号、题名、日期、责任者、档号等核心字段准确率100%，其余字段准确率≥98%，不合格项需附修改台账，明确修改人、修改时间。
• 数据存储校验：检查存储载体（硬盘/云存储/蓝光光盘）的冗余备份情况，至少满足“本地+异地”双备份要求，数据哈希校验值与加工完成时服务商提供的校验值完全一致，校验报告截图需作为附件留存。
• 安全合规校验：加工全程无档案外泄记录、涉密档案全程在涉密内网加工、非涉密档案加工设备不得连接公网、服务商签订的保密协议原件留存、加工过程监控记录留存不少于6个月、加工人员均签订保密承诺书。

2.4 验收结论

1. 验收组组成：列明验收组人员姓名、单位、职务/职称，需至少包含1名档案专业中级以上职称人员、1名信息技术人员、1名纪检/内审人员，末尾预留所有人员签字栏。
2. 表决结果：明确验收通过率（需≥2/3验收人员同意方可通过），直接勾选“通过验收”或“未通过验收需整改后复验”。
3. 后续要求：通过验收的明确数据归档部门、正式入库时间；未通过的明确整改期限、复验时间、复检抽检比例要求。

2.5 附件清单

• 项目合同及补充协议复印件
• 数字化加工全流程台账（含档案交接、加工、质检、归档各环节签字记录）
• 图像/音视频、元数据、存储校验原始记录表
• 服务商保密协议、加工人员保密承诺书复印件
• 验收组人员签字表
• 工作量变更说明（如有）、不合格项整改记录（如有）
• 其他需要补充的证明材料

三、填报常见卡点解决指南

3.1 数据偏差超标处理

如果实际完成量超出合同约定5%以上，需额外附《工作量变更说明》，明确增量产生原因（比如原始档案统计漏项、新增同批次待加工档案），由甲方项目负责人、服务商共同签字盖章后作为附件留存，否则验收结论不予生效。

3.2 验收不合格项整改要求

如果抽检发现不合格项，需按以下流程处理：1. 列明所有不合格项的具体位置（档号、页码/时长节点）、问题类型；2. 服务商出具书面整改方案，明确整改完成时间、责任人；3. 整改完成后重新按原抽检比例的2倍进行复检，复检合格后方可出具验收通过结论。

3.3 哈希校验操作步骤

校验数据完整性可直接使用Windows系统自带certutil命令，无需安装额外软件，操作命令如下：

``` 生成单个文件的SHA256校验值 certutil -hashfile 【待校验文件完整路径】 SHA256 批量生成指定目录下所有文件的校验值，导出到当前目录的result.txt for /r 【待校验目录完整路径】 %i in () do certutil -hashfile "%i" SHA256 >> result.txt ```

将生成的校验值与加工完成时服务商提供的校验值逐一比对，完全一致即为数据未被篡改、存储完整。

四、归档规范要求

报告完成后需同时留存电子版和纸质版，纸质版需所有验收人员签字、甲乙双方加盖公章后存入文书档案永久保管；电子版需转换为不可编辑的PDF格式，与所有附件电子版一并存入本单位档案管理系统，电子版文件命名规则统一为：[单位简称]_[年度]_[档案门类]数字化验收报告，不得随意命名，便于后续检索调用。