挑选档案管理系统，别跳过档案管理系统资质这一步

你有没有遇过这种糟心事？公司要换档案管理系统，你负责选型，比了三家价格功能，选了个性价比最高的。用了大半年，突然监管来检查，说你的系统不合规，要求一周内整改，不然还要罚款。几万份档案要导出来换系统，你天天加班到十点，钱白花了不说，还要挨领导骂。很多人选型只看功能和价格，根本不知道档案管理系统资质才是底线。今天就说清楚，资质要查哪几个，怎么查，看完照着做，绝对不踩坑。

一、核心必须查的两种资质

1. 涉密信息系统集成资质

只要你存涉密内容，这个资质必须要有。

比如公司核心项目文件、员工人事档案。

甚至是招投标文件、技术专利，都属于涉密内容。

举个例子，工程公司存核心图纸，没有这个资质就是违规。

怎么查真假？让厂家发证书原件照片，扫证书二维码就能验证。

避坑提醒：别信厂家口头保证，一定要自己查，很多小厂家会借别人资质忽悠人。

2. 档案管理软件产品认证

这个是国家相关机构发的行业入场券。

说白了，没有这个认证，系统根本达不到归档要求。

我之前认识一个创业公司老板，贪便宜买了无认证的系统。

年底做财务档案归档，导出来的文件全是乱码，根本没法用。

想找厂家维权，人家早就跑路了，几万块打了水漂。

二、不同单位，资质要求不一样

1. 国企事业单位，资质必须全齐

如果你是给公家单位选系统，要求会更严格。

除了刚才说的两个核心资质，还要加上ISO质量体系认证。

少一个都过不了投标审核，白忙活大半个月。

去年我帮一个国企朋友看投标材料，就是漏了涉密资质，直接被刷掉。

2. 中小民营企业，底线不能丢

不用追求所有资质都齐全，但是底线要守住。

档案管理软件产品认证，必须要有。

如果你公司要存核心技术资料、客户隐私信息，那涉密资质也不能少。

别觉得小公司没人查，真查出来罚款，得不偿失。

三、查资质的具体步骤，照着做就行

1. 第一步，先要资质再聊其他

很多人选系统，一上来就问功能问价格，这顺序错了。

正确的顺序是：先让对方把所有资质发你，缺一个都不用往下聊。

但凡厂家扭扭捏捏不肯发，十有八九有问题，直接pass就行。

2. 第二步，官方网站自己查真假

拿到扫描件，别躺着收，一定要自己查一遍。

不同资质查的地方不一样，给你整理好了：

• 涉密资质去国家保密局官网查
• 产品认证去国家档案局官网查
• 体系认证去对应认证机构官网查

整个过程也就十分钟，比出事整改轻松一万倍。

之前有个粉丝就查出问题，厂家给的资质三年前就过期了，差点上当。

避坑提醒：一定要去官方网站查，别点厂家给你发的链接，小心是钓鱼网站。

3. 第三步，合同加条款留后手

查完没问题，签合同的时候别忘加一条。

一定要写上：若资质造假或过期，卖方全额退款并赔偿损失。

就算后面真出问题，你也有合同在手，维权很容易。

这个小步骤，很多人嫌麻烦不做，真出事哭都没地方哭。

很多人选档案管理系统，把九成精力都花在对比功能、砍价格上，偏偏把最基础的档案管理系统资质给漏了，最后捡了芝麻丢了西瓜。其实只要花十几分钟，按照上面说的步骤查一遍，就能避开绝大多数坑。你现在手头上是不是正有对接的档案管理系统？赶紧翻出对方给的资质，照着查一遍，有问题早换，别等出事了才后悔。