之前在老国企综合部打杂，哦不，是当“档案管理员兼碎纸机守护者兼打印纸囤货黄牛候补”，那段日子简直是《白雪公主》后妈的地下室生活——不过地下室不是放毒苹果的，是放我们5年的纸质档案的。三层档案柜，每层挤得像春运绿皮火车硬座下塞的编织袋，抽一份出来带起的灰能让我鼻炎犯三天；整理档案要蹲地上，蹲到膝盖软到站不起来；打印一份新入职员工的档案目录，连错三个标点符号我就得撕纸重打三次，攒的废纸卖废品卖了三个月才够买一杯芋泥波波三分糖加啵啵。
最崩溃的那次是集团年检前一周，财务要抽2020-2022年的所有合同归档核对。财务姐拿着长长的清单来找我，笑得像只找到肥虫子的小松鼠：“小X呀，辛苦辛苦，下周一上午九点前哦。”我看着那三层柜，再看看清单上的数字——273份！瞬间感觉晴天霹雳变成了暴雨梨花针，一针针扎在我脆弱的肩膀、膝盖和鼻炎患者的鼻腔上。
那段时间我每天第一个到公司，最后一个走，连喝水的时间都在抽合同、扫合同、补目录。打印纸又囤了三大箱，碎纸机坏了两次，维修师傅都认识我了：“姑娘，你这是把碎纸机当挖掘机用啊？”我只能苦笑着递烟：“师傅，麻烦快点，挖掘机要赶工期。”
就在我快要被273份合同和三大箱废纸埋掉的时候，救星来了——集团新来的IT小哥，戴着黑框眼镜，穿着格子衬衫，手里提着个轻薄的笔记本电脑，像个从未来穿越过来的超人。他拍了拍我的肩膀：“姐，听说你在愁纸质档案？要不要试试我们集团新上线的档案系统无纸化办公？”
IT小哥说完我第一反应就是拒绝——之前集团上线过好几个没用的系统，比如考勤系统必须站在摄像头前拍三次正脸侧脸才识别得上，报销系统必须手写一遍再拍照上传一遍，纯粹是脱裤子放屁多此一举。我翻了个白眼：“别介呀小哥，我现在已经够忙的了，别再给我加工作量了。”
IT小哥也不生气，直接打开笔记本电脑给我演示：“姐，你看，这就是我们的档案系统无纸化办公。纸质档案不用你一张张抽一张张扫了，我们有专门的批量扫描仪，扫一份A4纸合同只需要0.8秒，扫完自动归档到对应的文件夹，连文件名都不用你改。”
我半信半疑地凑过去看：批量扫描仪像个魔法滚筒洗衣机，把一摞合同放进去，“唰唰唰”几十秒就扫完了，文件名自动生成“2021年XX公司XX项目合同（编号：XXXXX）”，比我手写的还工整。
然后IT小哥又点开了一个搜索框：“姐，你试试搜索‘2022年行政部采购打印机的合同’。”我抱着试试看的心态输了进去，0.3秒就跳出了三份合同，还有对应的审批记录、验收报告、发票扫描件。我当时眼睛都直了——这要是让我在三层柜里找，至少得找半小时，还不一定找得全。
IT小哥又给我看了权限管理：“姐，你是综合部档案管理员，你有最高权限，可以查看、下载、修改所有档案；财务姐只有2020-2022年合同的查看权限，不能下载不能修改；普通员工只有查看自己档案的权限。而且所有操作都会留下痕迹，谁什么时候看了什么档案，系统里都有记录，再也不用担心档案丢失或者被泄露了。”
看着IT小哥的演示，我有点心动，但还是不敢轻易相信——万一系统崩溃了怎么办？万一数据丢失了怎么办？IT小哥好像看穿了我的心思：“姐，放心吧，我们的档案系统无纸化办公用的是云存储+本地备份的双重保险，数据就算丢了一份，还有九十九份等着我们找回来；而且系统是24小时有人维护的，就算你半夜三点想查档案，系统也不会掉链子。”
抱着“死马当活马医”的心态，我申请了档案系统无纸化办公的试用权限，先用集团年检的273份合同练手。批量扫描仪真的太香了，一摞20份的合同放进去，十几秒就扫完了，文件名自动生成，自动归档到对应的文件夹，连我最怕的目录都自动生成了！我当时差点抱着批量扫描仪亲一口——这哪是机器啊，这是我的救命恩人啊！
只用了三天时间，我就把273份合同全部整理好了，财务姐过来拿的时候，我直接给她发了个档案系统无纸化办公的链接，告诉她账号密码，让她自己查。财务姐当时震惊得下巴都快掉下来了：“小X呀，你是不是修仙了？三天就整理完了？”我笑了笑：“哪有什么修仙，都是档案系统无纸化办公的功劳。”
集团年检顺利通过，领导在大会上表扬了我，还给我发了500块钱的奖金。我用奖金买了两杯芋泥波波三分糖加啵啵，一杯给IT小哥，一杯给自己。IT小哥接过奶茶笑了笑：“姐，怎么样？档案系统无纸化办公靠谱吧？”我拼命点头：“靠谱靠谱，太靠谱了！以后我就是档案系统无纸化办公的头号粉丝！”
试用权限到期后，我第一时间申请了正式权限，还向领导建议把全公司的纸质档案都搬到档案系统无纸化办公里。领导一听能省时间省力气省打印纸，当场就同意了。
现在的我，每天的工作就是坐在办公室里吹着空调喝着奶茶，检查一下档案系统无纸化办公里的归档情况，偶尔给新来的同事培训一下怎么用档案系统无纸化办公。三层档案柜已经空了两层，剩下的一层放了一些公司的奖杯奖状和一些有纪念意义的纸质文件；碎纸机坏了之后我也没再修，放在角落当装饰品；打印纸我只囤了一小箱，用来打印一些必须签字盖章的纸质文件。
鼻炎好久没犯了，膝盖也不疼了，连皮肤都变好了——毕竟不用每天蹲在地上抽档案吸灰了。同事们都夸我现在越来越年轻了，我笑了笑：“哪有什么年轻，都是档案系统无纸化办公的功劳。”
说了这么多，就是想告诉和我之前一样被纸质档案折磨的兄弟姐妹们：别再犹豫了，赶紧试试档案系统无纸化办公吧！档案系统无纸化办公不是洪水猛兽，是你的救命恩人，是你的得力助手，是你的快乐源泉！
虽然档案系统无纸化办公的专业技术细节我不太懂——什么OCR识别技术啦，什么云存储技术啦，什么区块链加密技术啦，听着就像天书一样——但我知道它好用，它能帮我省时间省力气省打印纸，能让我的工作更轻松，能让我的生活更美好！
兄弟姐妹们，相信我，我帮你踩过坑了，档案系统无纸化办公绝对靠谱！赶紧行动起来吧，让我们一起告别纸质档案的时代，迎接档案系统无纸化办公的美好未来！加油！奥利给！
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务