档案软件单机版全流程信息治理：从整理归档到安全合规落地

一、准备工作：明确治理目标+获取官方合规单机工具

1.1 前置梳理目标清单（避免无效操作）

• 整理维度：按年份/部门/保管期限三级目录统一分类
• 归档标准：纸质扫描件分辨率≥300DPI，单页PDF≤2MB
• 安全要求：设置本地管理员密码、目录/文件加密、备份机制
• 输出要求：生成符合GB/T 18894-2016的档案移交清单

1.2 获取免费合规开源工具（本文用「科博单机档案管理系统Lite V2.0」替代通用收费软件）

直接点击下方国家档案局认可的开源平台链接下载：

https://gitee.com/kobotools/kobo_archive_lite/repository/archive/V2.0.zip

下载后解压到无中文路径的D盘或E盘根目录（比如D:\kobo_archive_lite，避免中文路径导致扫描或导出失败）

二、基础环境配置：启动工具前的3步关键设置

2.1 本地环境检查

• Windows7/10/11家庭/专业版均可，无需额外安装Java/.NET环境（工具已内置）
• 检查电脑是否有扫描仪驱动（无驱动用工具自带的「图片批量导入」功能替代）

2.2 初始化管理员账号

1. 双击解压后的kobo_archive_lite.exe，首次启动会弹出「初始化配置向导」

2. 管理员账号默认admin，无需修改；设置至少8位含数字+字母的密码，比如Kobo2024@admin

3. 选择「保管期限」配置文件为GB/T 18894-2016版（永久/30年/10年）

4. 点击「完成初始化」，等待3秒自动跳转登录界面

2.3 调整扫描与导出默认参数

1. 登录后点击顶部菜单「系统设置」→「基础设置」

2. 切换到「扫描设置」页签，修改以下参数：

```json { "scan_resolution": "300", "scan_color": "彩色", "output_format": "PDF", "single_page_size": "2" } ```

（直接复制替换页签底部的「高级配置JSON」，工具会自动解析）

3. 切换到「导出设置」页签，勾选「自动生成GB/T 18894-2016移交清单」，移交单位填写本单位全称

4. 点击「保存设置」并重启工具

三、核心实操：三级目录搭建+文件批量归档+元数据补全

3.1 三级目录快速搭建

1. 左侧导航栏点击「档案库管理」→「创建档案库」，档案库名称填写「202X年度XX部门档案」

2. 点击新建的档案库，顶部菜单点击「批量创建目录」，弹出窗口中输入：

202X年度XX部门档案
├─永久
│  ├─行政文书
│  ├─合同协议
│  └─人事任免
├─30年
│  ├─业务报表
│  └─会议纪要
└─10年
└─日常通知

（直接复制上述树形文本，工具支持自动解析成三级目录）

3.2 纸质扫描/电子文件批量归档

分两种场景：

场景1：有扫描仪

1. 点击对应三级目录（比如永久→行政文书），顶部菜单点击「扫描归档」
2. 选择连接的扫描仪，点击「开始扫描」，扫描完成后点击「批量添加元数据」

场景2：只有电子文件/之前扫描的图片

1. 将所有待归档文件整理成与三级目录同名的文件夹（比如D:\待归档\202X年度XX部门档案\永久\行政文书）
2. 点击对应三级目录，顶部菜单点击「批量导入文件」，选择同名文件夹
3. 弹出窗口中勾选「自动匹配文件名作为题名前缀」，点击「确认导入」

3.3 元数据必填项补全（符合GB/T 18894-2016）

工具会自动筛选出元数据不全的文件，显示红色感叹号，点击感叹号补全以下7项必填内容：

• 题名：完整文件标题（不能只写「通知1」）
• 责任者：文件发文单位全称（盖红章的单位）
• 文号：完整文号（比如XX发〔202X〕001号）
• 成文日期：8位阿拉伯数字（比如20240520）
• 保管期限：自动匹配目录，无需修改
• 页数：工具自动识别PDF/图片页数，核对修改即可
• 归档人：输入管理员姓名（比如张三）

补全后点击「保存」，红色感叹号消失即为合格

四、安全合规：3层防护体系+备份验证

4.1 本地管理员二次授权

1. 顶部菜单点击「系统设置」→「用户管理」

2. 点击「添加只读用户」，只读账号名称设置为「reader」，密码设置为KoboRead2024

3. 只读用户权限勾选「仅查看指定档案库」，选择之前创建的202X年度档案库，点击「保存」

4.2 目录与文件加密

1. 点击左侧导航栏「档案库管理」→选择目标档案库→右键点击「加密档案库」

2. 设置与管理员不同的加密密码，比如KoboEncrypt2024

3. 加密后只有输入加密密码才能查看/下载该档案库的文件

4.3 本地+移动硬盘双备份验证

本地备份操作：

1. 顶部菜单点击「数据管理」→「备份数据」
2. 备份路径选择无中文路径的非系统盘（比如D:\kobo_archive_backup）
3. 勾选「同时备份档案文件」，点击「开始备份」

移动硬盘备份+验证操作：

1. 将D:\kobo_archive_backup文件夹整体复制到移动硬盘根目录
2. 在另一台Windows电脑上解压工具压缩包，双击kobo_archive_lite.exe
3. 首次启动跳过初始化，点击「数据管理」→「恢复数据」，选择移动硬盘里的backup文件夹
4. 输入管理员密码和加密密码，查看文件是否完整，元数据是否正确

五、输出交付：一键生成合规移交清单

1. 点击左侧导航栏「档案库管理」→选择目标档案库

2. 顶部菜单点击「数据管理」→「导出移交清单」

3. 导出格式选择「Excel（.xlsx）」，点击「确认导出」

4. 导出的Excel文件会自动包含7项必填元数据、移交单位、接收单位（留空待填）、移交人、接收人（留空待填）、移交日期等内容