你是不是上次单位要做档案数字化，找了个报价最低的服务商，结果活干到一半才发现，人家只管扫描，整理、编目录全要你自己派人弄，最后全办公室加了半个月班，算下来成本比报价高的还贵？其实好多人第一次接触档案数字化，都不知道对方到底该提供啥服务，钱花得稀里糊涂，还踩一堆坑。今天我就把档案数字化的所有服务内容拆得明明白白，不管你是要找服务商砍价，还是后期做验收，都能直接照着用。
你不用自己派人翻堆了好几年的旧档案，服务商全给你搞定。
不管是文书、人事、工程还是照片档案，人家会先按年份、类目分拣。
折角、粘页、轻微破损的档案，都会先做简单修复再处理。
每份档案还会逐页打页码，和后续的目录一一对应。
避坑提醒：要提前约定破损修复范围
严重受潮、霉变的档案修复要单独收费，别等做一半才被通知加钱。
举个例子，之前有个街道办找服务商，没提前说清楚，最后300多份粘在一起的老民生档案，对方要加1.2万修复费，扯了快一个月才解决。
如果是涉密档案，对方会安排有涉密资质的人员上门处理。
全程不离开你的办公区域，绝对不会出现泄密的问题。
整理完之后会给每份档案编唯一的识别编号，对应做好电子目录。
避坑提醒：一定要提前约定目录字段
比如人事档案要包含姓名、入职时间、岗位，工程档案要包含项目名、竣工时间，别到时候目录只有个文件名，啥用都没有。
不是拿普通扫描仪随便扫完就完事，人家会按档案类型选设备。
普通A4文书用高速扫描仪，工程蓝图用大幅面扫描仪，老照片用高清平板扫。
扫完之后会把歪的页面调正，多余的黑边裁掉，模糊的地方做清晰度优化。
装订成册的档案扫出来的双页，还会给你拆成单页，方便后续查看。
重点：要提前定好扫描分辨率
普通文书200dpi就够用，老照片、工程图要300dpi以上，不然放大就糊。
刚扫完的文件是图片版的，没法编辑也没法搜内容。
服务商都会做OCR文字识别，转成可编辑的Word、可检索的PDF格式。
你后续想改内容，或者搜关键词找档案，直接操作就行，不用自己对着打字。
举个例子，之前有个公司要查2019年的供应商合作合同，之前没做识别，翻了3天，现在搜“2019 供应商 合同”10秒就能找到。
数字化做完之后，人家会把实体档案按原来的顺序装盒。
每个档案盒都会贴好对应二维码，扫一下就能看到对应的电子档案。
整理完会帮你放回档案柜，你核对数量没错再签字就行，不用自己再折腾。
避坑提醒：一定要当面点清档案数量
要是少了一页重要的合同或者人事材料，后续补起来特别麻烦。
做好的电子档案，人家会先给你拷到硬盘或者U盘，方便你本地存储。
有需要的话还能帮你部署本地的档案管理系统，或者存到合规的云档案库。
默认会做3份异地备份，就算你本地硬盘坏了，数据也找得回来。
你要是不会用配套的档案管理系统，人家会安排人给你们做全员培训。
后续系统出问题，也有专人上门运维，不用你自己找IT部折腾。
过了保管期限的档案，人家可以帮你走合规的鉴定流程。
符合销毁条件的会全程监督销毁，还给你开正规的销毁证明，不用你担责任。
要是你要做单位发展史、项目专题汇编，人家也能帮你把相关档案全整理好，不用你自己挨个找。
现在你把这些内容记清楚，下次找服务商报价的时候，就对着一条条问，哪些包含哪些不包含。别只看总价，报价特别低的大概率是漏了好多服务，最后你还要额外加钱。现在就可以把你之前拿到的报价单拿出来，对着这些内容核对一遍，看看有没有被坑的地方。
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