档案软件单机版使用说明

你有没有遇过这种情况？领导让你整理公司涉密档案，不给用在线软件，专门装了个档案软件单机版，你对着陌生的界面不敢点，怕一不小心把好几年的档案弄没，挨骂不说，还要重新录一大堆数据。

我前阵子刚帮新来的实习生收拾过这个烂摊子，她就是第一次用单机版，不敢操作，卡了一上午没动地方。今天就把我用了快5年的实操步骤拆碎了说，不管你用啥牌子的单机版，操作逻辑基本都一样，看完你直接照着做就行，不会踩坑。

1. 初次打开软件，先做2步基础设置

1.1 新建档案库，别存在默认C盘

很多人图省事，打开直接就用。

默认档案库存在C盘，也就是系统盘。

以后电脑重做系统或者崩溃，数据直接全没。

正确操作：点左侧“新建档案库”，选存储路径的时候，选D盘或者E盘的非系统分区

举个例子，你可以先在D盘建个“公司2024档案”文件夹，把档案库存在这里。

就算电脑开不了机，只要硬盘没坏，数据就能找回来。

避坑提醒：别存在桌面，桌面也属于C盘，一样会丢。

1.2 提前建好分类，别一股脑堆一起

很多人刚开始嫌麻烦，所有档案都放一个分类。

以后要找一份文件，翻半小时都找不到。

其实花10分钟建好分类，后面省几个小时的事。

操作很简单：点分类管理，先新增一级分类，再加子分类就行

举个例子，公司档案可以先分“员工档案”“合同档案”“项目档案”三个一级分类。

员工档案再建两个子分类“在职”“离职”，清清楚楚。

设置完一次，后面一直能用，不用反复改。

2. 日常存取档案，按这个步骤走不会错

2.1 录入新档案，带星号的项一定要填

要加一份新档案，先点进你要存的对应分类，再点“新增档案”。

弹出的信息表里，带红色星号的必填项一定要填全，别偷懒漏填

举个例子，你存员工档案，漏填了档案编号或者姓名，以后搜索根本搜不到，等于白录。

如果有扫描件、电子版原文件，直接点“附件上传”拖进去就行。

不用单独存在别的地方，找的时候一次就能全找齐。

2.2 修改查找档案，记住两个小技巧

要找一份旧档案，直接在顶部搜索框输关键词。

输名字或者编号，一秒就能出来，不用一个个翻分类。

要改档案信息，直接点开档案点“编辑”，改完一定要点保存再关页面

别直接删掉旧档案重新录，容易把之前传的附件弄丢。

避坑提醒：我见过好多人改完直接关页面，没点保存，白改半小时，白忙活。

3. 最重要的一步：定期备份防丢数据

3.1 备份别只存在电脑里，多存一份更保险

单机版不连网，好处是涉密数据安全，坏处就是全存在本地。

电脑坏了或者丢了，数据就没了，所以一定要定期备份。

操作：点后台管理，点“备份档案库”，选好位置导出就行

我一般是大整理完立刻备份，平时半个月备一次。

除了存在电脑硬盘，一定要再拷一份到U盘或者移动硬盘。

之前有个朋友电脑硬盘烧了，就是因为备份在U盘，数据全找回来了，没被扣工资。

3.2 恢复数据，别瞎改备份文件名

换了新电脑，或者数据丢了要恢复，直接点“恢复档案库”。

选中你之前备份的文件，等两分钟就能全部导进来，不用重新录。

避坑提醒：备份完别手贱改备份文件的名字，改了软件识别不出来，恢复不了，白备份。

其实档案软件单机版真的没难度，核心就是这几步：建好档案库分好类，录信息别漏项，定期多备份。

你要是今天刚拿到软件，别慌，也别放那一直拖着。

现在就花10分钟打开软件，照着第一步先建档案库分好类，基础设置弄完，后面用起来比excel方便十倍，还不用担心数据丢。

操作的时候遇到啥小问题，评论区留个言，我给你说怎么调。