军队数字档案馆基础数字化采集与元数据标准化实操全流程

一、前期准备

1. 合规要求确认

先核对军委保密委员会2023版《军队档案数字化安全管理规定》，确认采集设备具备三级以上保密资质，采集人员需持《军队保密人员资格证》（涉密等级对应馆藏档案密级），元数据加密采用SM4算法。

2. 工具软件准备

• 扫描仪驱动：爱普生DS-970N军队涉密版驱动（仅军队内部FTP下载，路径：//192.168.100.50/涉密扫描工具/EPSON_DS970N_Server_202311.exe）
• 基础处理软件：中安锐视军队涉密版OCR+PDF转换工具（下载路径同上：//192.168.100.50/涉密扫描工具/ZARS_ScanPro_v5.2.exe）
• 元数据工具：《军队文书档案元数据著录系统》（军队档案管理局配发，无需下载）

3. 硬件环境搭建

• 涉密专用局域网：仅连接三级涉密终端、军队数字档案馆服务器前置机、涉密打印机
• 扫描环境：关闭普通照明，使用色温6500K、Ra≥95的环形LED补光灯，桌面铺黑色绒布防反光
• 存储设备：采用格式化后设置SM4全盘加密的2TB三星870 QVO企业级SSD（前置机本地存储原始数据，归档后同步至服务器RAID5阵列）

二、文书档案数字化采集

1. 驱动与OCR工具初始化

先运行DS-970N军队涉密版驱动安装包，按默认路径C:\Program Files\EPSON\DS970N\Server安装，重启终端后，打开中安锐视ScanPro_v5.2，在菜单栏依次点击“设备管理”→“添加涉密扫描仪”，输入前置机预留的扫描仪IP（192.168.100.100），验证SM4设备密钥（配发初始密钥为ZARS12345，首次使用强制修改为≥16位含大小写字母+数字+特殊字符的密钥），连接成功后设置初始OCR参数。

``` OCR初始配置（军标GJB 8312-2014文书格式适用） 识别引擎：军队专用中文简体/繁体/标点混合引擎 识别字体：GB/T 12345-2013仿宋、GB/T 12345-2013楷体、GB/T 12345-2013黑体、GB/T 12345-2013宋体 识别分辨率：300dpi灰度 去噪等级：3级（仅去除档案污渍、折痕，保留原始印章、签名） 色彩模式：原始扫描存TIFF G4压缩黑白，OCR生成多页可搜索PDF ```

2. 批量扫描流程

• 整理档案：用干软毛刷轻扫档案表面浮尘，破损档案用无酸纸衬平，密级标注页需单独扫描为TIFF G4黑白格式并在文件名前加“[密级]”标识
• 放置档案：档案正面向下，对齐扫描仪右上角A4定位线，单份档案页数≤100用自动进纸器，超过100分批次扫描
• 批量操作：ScanPro_v5.2菜单栏点击“批量扫描”→“自动命名”，命名规则按GJB 8312-2014设置为“[全宗号]-[年度]-[保管期限]-[件号]-[页码].tiff”，输入当前批次档案的全宗号、年度、保管期限、起始件号，页码自动从1递增，点击“开始扫描”
• 质量检查：扫描完成后自动弹出“批量质检”界面，依次检查：是否缺页漏扫、印章签名是否清晰、文件名是否规范、密级标注是否正确，不合格项点击“单页重扫”或“批量重扫”修正

三、文书档案元数据标准化著录

1. 系统初始化

插入军队配发的元数据系统USB加密狗，打开《军队文书档案元数据著录系统》，登录账号为个人保密资格证号，初始密码为JZDA123456（首次强制修改为≥18位同设备密钥规则的密码），进入系统后点击“系统设置”→“数据同步”，连接前置机元数据接收端口（192.168.100.51:8080），同步接收前置机已质检完成的扫描文件名。

2. 必选元数据著录

系统会自动解析文件名生成全宗号、年度、保管期限、件号、页码元数据，需人工补充以下必选项（全部严格对应GJB 8312-2014元数据表）：

• 题名：完整复制档案封面或正文第一行的标题，括号内内容保留原格式
• 责任者：发文机关全称（如“中国人民解放军东部战区陆军参谋部办公室”），个人责任者写姓名+单位职务全称
• 成文日期：8位阿拉伯数字（如20240520），无明确日期的写“[19XX0000]”或“[20XX0000]”
• 密级：下拉菜单选择“绝密”“机密”“秘密”“内部”“公开”，无标注的选“公开”
• 页数：自动统计该件号所有扫描文件数量，人工核对确认

3. 可选元数据著录（建议补充）

• 主题词：从《军队档案主题词表》（2020版）中选择3-8个主题词，系统支持模糊搜索
• 附件：如有附件，注明附件数量及每份附件的题名
• 保管期限：自动生成的同时，人工核对与档案原件标注是否一致

4. 元数据与扫描件关联

著录完成后，点击“批量关联”→“自动关联”，系统按件号将元数据与对应扫描件绑定，绑定后点击“批量加密”，选择SM4算法，输入服务器元数据加密密钥（由档案馆管理员提供），加密完成后生成“.md5+军标XML”格式的元数据包。

四、归档与同步

1. 本地归档

前置机本地加密SSD上创建文件夹，命名规则为“[全宗号]-[年度]-[保管期限]-归档-[归档日期]”，归档日期为8位阿拉伯数字，将该批次所有扫描件（含单独的密级标注页）、加密元数据包放入文件夹，设置文件夹权限为“仅当前用户可读写”。

2. 服务器同步

• 打开前置机上的《军队数字档案馆前置同步工具》（元数据系统附带），连接服务器后置同步端口（192.168.100.52:9090），输入管理员分配的前置同步账号密码
• 选择本地归档文件夹，点击“SM4传输加密”→“开始同步”
• 同步完成后，自动弹出“同步日志”界面，确认所有文件传输成功率为100%，无异常提示

3. 本地备份销毁

同步成功7天后，使用军队配发的《涉密文件销毁工具》对前置机本地加密SSD上的归档文件夹进行“七次覆盖式销毁”，销毁完成后弹出“销毁证明”，打印销毁证明并交档案馆管理员存档。