综合档案管理系统分类管理全流程实操指南 零基础可直接上手落地

一、前置准备：操作前需完成的基础配置

1.1 环境依赖安装

本教程基于CentOS7+开源档管家社区版实现，执行以下命令完成依赖安装：

``` 安装基础服务依赖 yum install -y nginx-1.20 mysql-5.7 php-7.4 php-fpm unzip 启动服务并设置开机自启 systemctl enable --now nginx mysqld php-fpm ```

下载系统安装包：https://github.com/dangguanjia/community/releases/download/v1.2/dangguanjia_v1.2.zip

执行解压与权限配置：

``` unzip dangguanjia_v1.2.zip -d /usr/share/nginx/html/archive chown -R nginx:nginx /usr/share/nginx/html/archive ```

新增Nginx配置文件/etc/nginx/conf.d/archive.conf，完整配置如下：

``` server { listen 80; server_name 你的服务器公网IP; root /usr/share/nginx/html/archive; index index.php index.html; location ~ \.php$ { fastcgi_pass 127.0.0.1:9000; fastcgi_index index.php; fastcgi_param SCRIPT_FILENAME $document_root$fastcgi_script_name; include fastcgi_params; } } ```

执行重载配置生效：systemctl reload nginx

1.2 初始登录配置

后台访问地址：http://你的服务器IP/archive/admin，默认账号admin，默认密码123456。登录后第一时间修改管理员密码，避免弱口令导致数据泄露。

二、分类规则搭建：符合国标规范的分类逻辑设置

2.1 分类维度标准

遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016，设置4个一级分类，二级分类可按企业需求调整，通用参考如下：

• 一级分类1：文书档案，二级分类为行政类、党群类、经营类、生产类
• 一级分类2：科技档案，二级分类为产品类、科研类、基建类、设备类
• 一级分类3：人事档案，二级分类为在职人员、离职人员、离退休人员
• 一级分类4：专项档案，二级分类为项目类、会议类、资质类、法务类

2.2 分类编码规则

采用12位定长编码，规则可直接复用：一级分类2位、二级分类2位、归档年份4位、流水号4位，示例：01（文书）01（行政）2024（年份）0001（流水号）。编码规则一旦确定不允许修改，避免后续档案检索冲突。

三、系统分类管理功能实操配置

3.1 分类目录创建步骤

1. 登录后台后左侧菜单找到「分类管理」→「新增一级分类」
2. 输入分类名称、分类编码、排序权重，勾选「启用」状态，点击保存
3. 选中新增的一级分类，点击「新增子分类」，重复上述步骤填写二级、三级分类信息
4. 所有分类创建完成后点击「发布分类目录」，正式生效

排序权重统一按10的倍数设置，比如10、20、30，后续新增分类可插入中间位置，无需调整原有排序。

3.2 分类权限配置

配置路径：左侧菜单「权限管理」→「角色管理」，选中对应角色配置分类权限，通用权限规则如下：

角色	权限范围	操作权限
普通员工	个人提交的所属分类档案	查看、上传、编辑自有档案
部门管理员	本部门对应分类全量档案	查看、编辑、审核、导出本部门档案
系统管理员	全部分类全量档案	所有操作权限

3.3 分类上传规则配置

配置路径：「分类管理」→ 选中对应分类 → 「上传规则设置」，通用规则可直接复用：

• 文书类：仅支持pdf、doc、docx格式，单文件不超过50M
• 科技类：支持pdf、cad、zip格式，单文件不超过200M
• 人事类：仅支持pdf格式，单文件不超过10M

涉密分类需勾选「禁止下载、禁止打印」选项，避免数据泄露。

四、分类数据导入与校验

4.1 存量档案批量导入

操作路径：「档案管理」→「批量导入」→ 选择对应分类 → 下载标准Excel模板，模板必填列：档案编码、档案名称、所属部门、归档人、归档日期、本地文件路径，填写完成后上传即可。

4.2 分类数据校验

导入完成后点击「校验报告」查看错误项，常见错误及修复方式：分类编码不匹配则修正编码、文件格式不符合要求则转换格式、编码重复则修改流水号。校验通过率100%后再点击「确认入库」，避免错误数据进入正式库。

五、日常分类管理运维规范

5.1 分类调整规则

如需新增分类，需提交申请给系统管理员，确认不会和现有分类冲突后再新增；禁止删除已有分类，如有分类停用，仅需将状态改为「禁用」即可，原有存量档案不受影响。

5.2 定期巡检配置

新增/opt/check_archive.sh巡检脚本，内容如下：

``` !/bin/bash 统计各分类档案数量，替换为你的数据库密码 mysql -uroot -p'你的数据库密码' archive -e "select c.name,count(a.id) from archive_class c left join archive a on c.id = a.class_id group by c.id" > /opt/archive_check.log 发送巡检报告到管理员邮箱，替换为实际邮箱 mail -s "档案分类月度巡检报告" admin@yourdomain.com < /opt/archive_check.log ```

执行定时任务配置：

``` chmod +x /opt/check_archive.sh 每月1号0点执行巡检 echo "0 0 1 /opt/check_archive.sh" >> /var/spool/cron/root ```

六、常见问题排查

• 分类新增后前端不显示：检查是否点击了「发布分类目录」，如果仍不显示执行systemctl reload nginx清理缓存
• 导入时报编码重复：检查Excel内的档案编码是否重复，或与现有库中编码重复，修改后重新上传
• 无对应分类操作权限：联系管理员检查角色对应的分类权限配置是否正确