档案软件档案鉴定员培训：新手也能直接用的实操干货

你有没有过这种情况？刚当上档案鉴定员，单位安排你用档案软件做年度鉴定。之前参加培训全是讲政策要求，真上手打开软件，哪个按钮能批量筛到期档案都找不到。要么一个个手动核对，一天做不了几十份，要么错把永久档案标成待销毁，回头返工改到凌晨，挨领导骂不说，还得背出错的锅。这篇文章不说虚的，就是把培训没讲的档案软件实操细节给你捋清楚，看完你直接就能照着做，不用再摸瞎问人。

1. 正式上手前，先做好软件前置设置

1.1 提前录入鉴定规则，别临场瞎调

很多人培训跟着老师点一遍，上完课自己用就全乱了。

其实你第一步，先把单位要求的鉴定规则输进软件。

说白了就是，把“哪些留30年、哪些永久存、哪些到期销毁”，

直接录入档案软件自带的鉴定规则库就行。

举个例子，你单位要求行政类档案满30年再鉴定，

你就把这个条件输进去，输完一定要点一次预览试算，

看看出来的待鉴定档案对不对，别等全部算完才发现错了。

1.2 提前开全权限，别中途找人浪费时间

不少新手刚做，用到一半发现自己导不出数据，批不了鉴定意见，

还要到处找信息科管理员开权限，耽误大半天功夫。

你参加培训的时候，顺便找管理员把三个核心权限开全：

分别是鉴定审批、批量标记、导出清单权限，

开完当场登自己账号试一遍，能用再走，别嫌麻烦。

2. 批量鉴定效率翻3倍的实操步骤

2.1 先筛后鉴，别一个一个手动核对

很多人上手就对着档案列表一个一个看，一天也就做几十份，

累到腰酸背痛还容易出错，完全是瞎费劲。

其实你直接用档案软件的筛选功能，先按条件筛出待鉴定档案，

举个例子，今年要鉴定2013年的到期档案，

你直接在软件里选“归档年度=2013”，一秒就出所有目标档案，

不用自己翻找浪费时间。筛完记得存一个筛选方案，

下次做同类型鉴定直接调出来用，不用重新输条件。

2.2 错标快速回退，别整份全部重做

不少新手不小心把永久保存的档案标成了待销毁，

找不到回退的地方，只能全部重新改，太耽误事。

其实绝大多数档案软件都有批量撤销标记功能，

这个按钮一般藏在“鉴定”菜单的更多功能里，培训老师很少提，

你自己提前找出来，存个截图到桌面，真错了直接点，10秒就能改好。

避坑提醒：别随便删除系统里错标的档案，改标记就行，

删了会丢原始操作记录，回头检查要你自己背锅。

3. 培训不会说的两个实用避坑要点

3.1 鉴定结果一定要存双份备份

很多人做完鉴定，直接存在软件里就交差了，

结果遇上软件更新、服务器出问题，数据说没就没，

你半个月的活直接白干，还要加班重新做一遍。

正确做法是，做完之后一份存在系统，一份导成excel存共享盘，

文件名就写“20XX年XX单位档案鉴定结果清单”，谁都能找到，

就算系统崩了，你也有底，不会慌。我之前认识个鉴定员，

单位服务器坏了，就因为他提前备份，没被扣工资，同部门没备份的，加班补了一周。

3.2 每周同步一次数据，别攒到月底

很多人喜欢攒一周甚至一个月的活一起做，做完再同步，

万一哪天电脑死机、软件闪退，没同步的数据全没了，哭都来不及。

你做完一批鉴定，就点一次数据同步，现在档案软件都是点一下的事，

10秒就能搞定，费不了你什么事。

避坑提醒：别用私人U盘存鉴定结果，涉密档案这么做违规，还容易丢。

其实档案软件做鉴定，真没培训说的那么复杂，大部分难住你的，都是培训没讲透的实操细节。

你今天看完别放着就忘，哪怕现在抽10分钟，登你自己用的档案软件，

先核对一遍自己的权限开全了没有，再把常用的鉴定规则输进去试一次，

这比你闷头看10小时培训课件有用多了。如果你刚上岗，或者最近就要做年度档案鉴定，

直接照着上面的步骤来，至少能少踩一半坑，效率还能翻几倍，不信你现在就试试。