没想到吧？用好档案管理系统居然能提升员工忠诚度

说出来你不信，我这个老部门经理真踩过这坑

我管了快十年团队，前五年根本没把档案管理当回事，不就是存几张身份证复印件、几份劳动合同吗？整个共享文件夹堆进去就完事儿了，这不就像谈恋爱把对象的生日、喜好随手写在便签上，用的时候翻遍包都找不着，这不纯纯找尴尬吗？

之前就出过一次洋相，一个老员工要评行业职称，需要整理五年以来在公司做的项目证明和获奖材料，我让行政翻共享文件夹翻了三天，翻出来一半缺一半，弄得我在员工面前特别下不来台。那时候我就琢磨，这破事到底怎么解决？后来换了专业的档案管理系统，我才发现，原来这玩意儿不光能存文件，居然还能帮我提员工忠诚度，说出去真的没人信，我也是用了才知道。

这逻辑其实特别好懂，就跟处对象一模一样

你琢磨啊，处对象的时候，对方随口说一句我芒果过敏，下次聚餐你还点芒果慕斯，人家能觉得你走心了吗？能对你死心塌地吗？放到公司和员工的关系里，完全就是一个道理啊！

员工说我想要评职称要材料，你翻半天找不着；员工说我要开稳岗证明给孩子上学，你磨磨唧唧办不完；员工跟HR提了想参加某个方向的培训，你转头就忘了，换你是员工，你能觉得这家公司靠谱？你能愿意一直干下去？

有了档案管理系统就完全不一样了啊！所有信息分门别类存好，搜个名字一秒就能调出来，这不就是你把人家所有的小事都清清楚楚记在心上了？档案管理系统攒着你和员工之间双向奔赴的小痕迹，档案管理系统帮你接住员工每一个大小需求，档案管理系统能提高员工忠诚度，真不是我硬扯，这都是实打实试出来的。

• 第一：把员工的成长家底存明白，人家才觉得自己被重视

  我现在这个公司，所有员工从入职那天起，所有材料全进档案管理系统：入职申请表、背调材料、每次调薪记录、每次培训证书、每次评优文件，甚至连项目获奖的扫描件都绑在员工个人档案下面，这就是人家在咱们这成长的全部家底啊。

  去年那个老员工评职称，我这边十分钟就把所有材料整理完盖好章了，人家当时就跟我说：“干了这么多年换了三个公司，只有咱们公司把我这么多年的付出都记得清清楚楚”，你说，说这句话的时候，人家那忠诚度能低吗？这不比你天天喊一百遍“我们是一家人”管用一万倍？

  说点专业的，现在靠谱的档案管理系统都带人员全生命周期档案功能，自动分类归整，不用你手动建一堆文件夹，省老多事了，这技术细节真的特别实用。

• 第二：把员工的个性化需求留好痕，核心员工才愿意留

  

  我见过太多核心员工离职，真不是钱给少了，就是觉得公司没把自己当回事，需求永远不被放在心上。之前我们技术部有个大拿，刚提了想参加一个云端架构的培训，过了两个月有了名额，HR愣是记不起这回事，给了一个新人，人家心里能舒服吗？

  现在不一样了，不管什么需求，只要提了，HR直接往档案管理系统的员工备注里一存，有对应资源第一时间就能看到，不会忘。啥隐私信息也都存的好好的，权限管得严，不会泄露，员工自然觉得安心。我换了档案管理系统之后，核心员工离职率直接降了14%，这个数据真的骗不了人。

• 第三：给离职员工留够体面，在职员工才敢放心干

  这点真的很多老板都想不到，你对离职员工什么样，所有在职员工都看着呢。之前我这边有个员工要跳槽，新公司要背调用的工作证明材料，我这边找档案找了一周没找全，弄得人家差点黄了offer，后来这事传出去，好几个老员工都私下嘀咕，说咱们这不靠谱。

  现在不管是谁走，所有档案都安安稳稳存在档案管理系统里，要什么材料直接调，五分钟就能搞定，让人家走得体体面面干干净。在职的员工一看就懂：我就算以后要走，公司也不会坑我，自然就更放心留下，忠诚度不就又上去了？

最后说句掏心窝子的，别乱花钱踩坑

我之前也买过那种花里胡哨的大系统，几十万下去，功能一大堆，百分之八十用不上，行政大姐学了半个月还不会用，最后还是堆回共享文件夹，纯纯浪费钱。给你们说两个我总结的选品要点，都是踩坑踩出来的：

第一，一定要选支持按员工维度自动归档的档案管理系统，别选那种只能堆文件夹的，和存在你自己硬盘里没区别，该找不着还是找不着。自动归档省多少事，用过你就知道。

第二，一定要选支持权限分级的档案管理系统，员工档案都是隐私，工资、身份证号、家庭住址，不能谁都能看，权限分清楚，合规又安全，员工也放心。

其实说来说去，很多老板一提起提高员工忠诚度，第一反应就是涨工资、画大饼，我原来也这么想，现在才明白，忠诚度全藏在细节里。你把员工的每一点付出、每一个需求都好好记着、好好存着，人家自然愿意给你掏心窝子干活。而帮你管好这些细节的，就是这么一个不起眼的档案管理系统，为啥说档案管理系统能提高员工忠诚度，我这个过来人已经帮你踩过坑了，你试半年就知道，真的好使。