《党政机关档案整理实操指南：从分类到归档全步骤落地》

一、前期准备

所有操作严格遵循《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），零门槛准备工具如下：

• 采购符合GB/T 11822-2008标准的无酸档案盒，规格30cm×22cm×2cm，可通过党政机关采购平台直接下单
• 工具：无酸装订线、手动打眼机、黑色中性笔（禁止使用圆珠笔、彩色笔）、档案备考表
• 电子工具：国家档案局官方开发的「全国档案管理系统（单机版）V3.0」，下载地址：```https://www.saac.gov.cn/xxgk/fdzdgknr/tzgg/202106/t20210618_367877.html```，仅支持Windows 7及以上系统

核心确认：仅整理本机关规定归档年度的正式文件，不含草稿、复印件，涉密文件需单独标注密级（加粗）。

二、分类与编号实操

2.1 分类规则

采用「年度-机构-问题」三维分类法，无需自行调整，直接套用：

• 年度：统一写4位年份，如2023
• 机构：本机关内设机构代码，办公室为001，业务科为002（可从人事部门获取正式代码表）
• 问题：文件业务类别，公文处理为01，会议文件为02，业务报表为03

2.2 档号编号

每份文件首页右上角空白处，用黑色中性笔填写完整档号：年度+机构代码+问题代码+流水号，流水号从1开始连续编号，不得跳号、重复。示例：2023-001-01-05（2023年-办公室-公文处理-第5份）。

三、装订与装盒

3.1 装订要求

严禁使用订书钉、胶装，按以下步骤操作：

• 将文件左侧对齐，用手动打眼机在左侧居中位置打2个孔，孔距严格为7cm（标准要求，不得调整）
• 用无酸线按「8」字形穿线，线尾打结后藏入档案盒内，不得露出盒面

3.2 档案盒填写

档案盒正面、盒脊分别填写信息，不得遗漏：

• 正面：依次填写年度、机构名称、问题类别、起止流水号、保管期限（永久/30年/10年），示例：2023-办公室-公文处理-001-05-30年
• 盒脊：仅填写年度、机构代码、起止流水号，无需填写保管期限

四、电子目录录入

4.1 系统操作步骤（零门槛）

打开已安装的「全国档案管理系统（单机版）V3.0」，按以下步骤操作：

• 点击左侧菜单「新建归档」，选择对应分类（年度-机构-问题）
• 逐条录入文件信息：档号、文件标题、发文日期（必须精确到日，不得仅写月份）、发文单位、保管期限
• 录入完成后，点击「生成目录」，导出XML文件，文件名格式为「年度-机构代码-问题代码.xml」，示例：2023-001-01.xml

五、装盒与移交

5.1 装盒检查

每个档案盒内文件厚度不得超过1.5cm，超过需分盒归档；盒内最后一页放置档案备考表，填写内容：盒内文件总数、缺损情况、整理人姓名、检查人姓名、整理日期。

5.2 移交流程

纸质档案与电子XML文件同步移交，步骤如下：

• 将电子XML文件复制至专用档案U盘（禁止使用普通民用U盘，需标注「2023年办公室公文处理档案」）
• 填写移交单，内容包含：档案总数、年度范围、保管期限统计、移交人签字、接收人签字
• 纸质档案与移交单一并移交至本机关档案库房，电子文件留存库房专用服务器

六、常见错误避坑

整理时需避免以下4类错误，否则需返工：

• 用圆珠笔填写档号/档案盒信息，会褪色不符合标准，必须使用黑色中性笔（加粗）
• 流水号跳号、重复，需确保从1开始连续编号（加粗）
• 涉密文件未单独标注，需在档号前加「密」字，单独归档（加粗）
• 电子文件发文日期与纸质文件不一致，必须完全匹配（加粗）