不少单位的档案管理员、IT运维都会碰到一个头疼问题：选的档案软件要么是早年上线的老系统更新停滞，要么图便宜选了小厂商的低成本产品，存在权限管控缺失、数据加密不足、灾备功能不全等安全漏洞，稍不注意就会出现档案泄密、数据丢失的风险。今天就给大家分享可落地的处理思路，不管你是小单位还是有涉密档案需求的企事业单位，都能直接参考。
不管碰到什么问题，先搞清楚缺在哪再动手，不要上来就想着换软件，反而浪费时间和成本。你可以对照《档案管理系统安全规范》一条条核对，常见的安全功能缺失主要分三类：
刚接触档案管理的新人，碰到档案软件安全功能不全面怎么办，第一步就是先完成排查，把缺失的功能分类整理出来，方便后续匹配解决方案。
如果你的档案软件只是缺了日志审计、灾备这类非核心安全功能，日常用着顺手也适配现有业务流程，完全没必要替换整个系统，毕竟替换还要迁移数据，沟通和时间成本都不低。
你可以加装第三方安全工具做补全：比如加终端加密工具给档案存储做二次加密，额外搭一套异机离线备份的流程，给涉密档案单独加一层人工访问审批，就能补上大部分小缺口。如果碰到这种情况，档案软件安全功能不全面怎么办，补全功能加外置防护就是性价比最高的选择，尤其适合预算有限的中小微单位。
如果你用的老系统连基础的传输加密、操作留痕、权限分级都没有，开发商早就停止维护更新了，还管理着大量涉密档案、核心业务档案，这种情况就别凑合用了。
现在符合等保2.0要求、满足国家电子档案管理规范的正规档案软件，安全功能都很齐全，从权限管控、加密存储到灾备恢复一应俱全，还能对接现有OA、业务系统，数据迁移也有厂商专人对接，不用自己操心。这种情况下档案软件安全功能不全面怎么办，整体升级替换才是一劳永逸的解决方法，避免后期出了安全事故要承担责任。
不管你是补全功能还是换了新系统，日常运维都不能放松，给大家分享几个容易落地的日常防护动作：
我接触过不少档案管理岗的朋友，很多时候都是抱着多一事不如少一事的想法，安全功能不全也凑合着用，真等到数据丢了或者泄密了才追悔莫及。现在电子档案已经是很多单位核心资产的一部分，不管是成本多少，安全这块真不能省，早补上漏洞比出事再补救划算太多了。
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