医院档案整理与档案更新 这套实用解决方案帮你搞定

为啥我敢说这是踩过坑的档案整理医院档案更新解决方案？

说起来我也是实打实的过来人，前两年帮在二甲医院当行政主任的发小擦过烂摊子——那档案室，说出来你不信，跟我奶奶住了五十年的老房子储物间一模一样：几十年攒的病历、行政档案、人事材料堆得连下脚的地方都没有，之前搞信息化整到一半烂尾，旧的没理明白，新的又往里堆，每次上级检查要调个十年前的病历，全单位行政都得扎进档案室翻一下午，就跟在杂物堆里找你去年冬天戴的围巾一样，翻完一身灰还不一定找得到。

那俩月我跟着跑前跑后踩了无数坑，最后磨出来这套档案整理医院档案更新解决方案，用完发小直接给我塞了两盒他医院自制的体检优惠券，说终于不用再陪领导熬夜补档案了，今天就把这套掏给你们，省得你们再踩我踩过的坑。

先捋捋我踩过的三个大坑，全是血泪教训

• 坑一：上来就扫，啥都进系统再说

  我们一开始就是这么干的，觉得不就是数字化嘛，找个外包把所有纸都扫了传系统不就完了？结果就像你整理储物间，把所有旧东西不管三七二十一全塞进收纳箱，收纳箱倒是放整齐了，下次找东西，打开一百个箱子挨个翻，比不整理还累。最后我们扫了快一万份档案，错放的、漏扫的、没标注的占了快三分之一，不得不推翻重来，纯纯浪费钱浪费时间。

• 坑二：只理旧档案，不管新更新

  很多医院整理档案都是“一锤子买卖”：上级检查了，花一大笔钱请人把旧档案理完，检查过了就不管了，新产生的档案还是随手堆，这不就跟你把储物间理干净了，之后快递盒子、旧衣服随手往里扔，不出半年，又变回原来的狗窝。我们一开始也没重视更新，结果理完三个月，新堆的档案又乱了，白忙活，所以说档案整理医院档案更新，更新才是长久能用的核心啊！

• 坑三：全甩给外包，自己当撒手掌柜

  这个坑也超级多人踩，觉得外包专业就全交给人家，自己啥也不管，结果就像你请保洁帮你整理储物间，保洁哪知道哪个是你要留的老病历、哪个是没用的过期文件，直接把你要存档的材料当废纸卖了，哭都没地方哭去。我们当时就是外包把好几份十年前的医疗纠纷档案给销了，差点出大事，后来找了半个月才找回来底根，想想都后怕。

干货来了：这套档案整理医院档案更新解决方案到底咋做？

踩完三个坑，我们才磨出来这套流程，每一步都踩实了，照着走就行：

第一步：先清堆，分类前置，别着急数字化

就跟整理储物间一样，第一步肯定是先把堆在地上的东西分堆啊！先把所有档案按类型分大类：病历、行政、人事、科研，再按年份、科室拆分到最小单元，还要留个医院自己的老员工跟着，什么该留什么该按流程销毁，严格按《医疗机构档案管理规范》来，该销的销，该留的留，别什么都堆着占地方。这一步看似慢，其实能帮你后面省80%的功夫，过来人说的，错不了。

第二步：做标签，统一编码，搭好电子档案的“货架”

分完类就给每个档案做“身份证”，统一编码规则，年份、科室、类型直接藏在编码里，扫完录入系统后做好多级索引。这个就像你给储物间装了货架，每个格子都贴了标签“2015年外科病历 第三层左一”，要找的时候直接点索引，十秒钟就能调出来，哪用翻半天。这里还有个实用细节：一定要让系统对接你医院现有的HIS系统，别整个新系统跟原来的不打通，那新的电子病历还要手动录，纯纯给自己找事儿。

第三步：定时理，建立常态化更新机制，别做一锤子买卖

划重点啊！这套档案整理医院档案更新解决方案，最核心的就是更新环节！很多医院整理完就放那落灰，不出三年又乱了，我们定的规则很简单：每个科室每月交一次新档案，档案室每周统一入库更新，每半年全盘一次，对不上的及时补。现在的电子系统还能自动抓取新生成的病历自动归档，不用手动录，省老多人手了。就跟你每周扔一次储物间的废品，每月理一次新放进去的东西，永远整整齐齐，不会变回垃圾堆。

最后说句掏心窝子的

我那个发小现在用这套方案快两年了，上次上级来检查，五分钟就调出了要求的所有档案，专家都夸规范，原来每次检查全行政加班一个星期，现在到点下班接孩子，舒坦得不行。

其实说穿了，档案整理医院档案更新也不是什么高大上的难题，就是跟整理家里储物间一样，找对方法，别瞎折腾，慢慢来就整明白了。我帮你们踩过所有明坑暗坑了，这套方案都是落地试过硬碰硬走出来的，你们要是正头疼医院档案的事儿，不妨照着试试，少花几万冤枉钱，少熬几个通宵，这不比啥都强？