日喀则档案整理实操全流程指南：从分类到归档步骤详解

一、前期物料与规范确认

依据中华人民共和国档案行业标准DA/T 22-2015《归档文件整理规则》，日喀则地区所有文书档案整理需严格执行本标准，不可自行变更要求。需提前准备以下物料：标准A4档案盒（尺寸310×220mm，厚度30mm，带背脊空白纸，可在日喀则市政务服务中心耗材窗口直接购买）、2B绘图铅笔（禁止使用自动铅笔，防止铅芯断裂污染文件）、无屑橡皮、刃口锋利的剪刀、固体胶（禁止使用液体胶，避免纸张变形起皱）、档案分类目录表（A3规格，折叠成A4大小）。

前期准备操作细节

• 核对待整理档案范围：仅限本单位2023年度正式文书文件，排除草稿、私人信件、非正式通知类文件
• 检查文件完整性：缺页文件需补全，有涂改或破损的文件需标注并由经办人签字确认
• 确认编号规则：日喀则地区通用档号规则为【全宗号-年度-保管期限代码-件号】，其中全宗号需向本单位综合档案科索要，保管期限代码“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表10年

二、文件分类与排序（核心步骤）

1. 文件分类标准

按保管期限严格划分三类：永久档案（年度计划、总结、机构改革文件、重要会议纪要）、30年档案（重要业务审批文件、项目验收报告）、10年档案（一般通知、日常报表、信访回复）。禁止将不同保管期限的文件混装，需先将文件分成三堆，分别放置在不同托盘或档案框中。

2. 文件排序规则

同一保管期限内按“事由结合时间”排序：先按文件形成时间由早到晚排序，同一时间的文件按事由逻辑排序（比如低保审批文件先按月份，再按审批类型分）。排序前必须去除文件上的订书钉、回形针、别针等金属物，防止长期存放锈蚀污染。用2B铅笔在每页文件右上角的空白处（不得在文字或印章上）标注件号，同一盒内件号从1开始连续编号，不得跳号、重号。若文件带附件，附件与主件同放，附件件号加“-1”“-2”标注（如主件件号7，附件为7-1）。

三、编号与装订

1. 档号编制

档号需标注在文件首页右上角，与件号在同一水平线上，字体为五号黑体，不得超出页面边缘。示例：全宗号012，2023年，永久档案，第8件，档号为012-2023-Y-08。

2. 装订要求

装订前修边：文件左侧不齐的，用剪刀修剪成整齐边缘，留出15mm装订边，禁止裁剪文件内容。用固体胶在左侧10mm处涂一条窄胶（宽度约5mm），将文件对齐后压平板，晾30分钟至完全固定。普通文件（≤50页）禁止用打孔或线装；超过50页的厚文件，最多打2个孔，间距70mm，用棉线装订。档案盒封面及背脊需用黑色签字笔填写：全宗号、单位名称、年度、保管期限、盒号，字迹需清晰可辨，不得潦草。

四、装盒与目录录入

1. 装盒要求

同一档案盒内仅限同一保管期限的文件，盒内文件总页数不得超过150页，总厚度不得超过25mm。装盒后在盒内右下角放置备考表，备考表需注明盒内文件异常情况（如缺页、附件数量、涂改情况），由整理人签字并标注日期。

2. 目录录入操作

日喀则地区统一使用《西藏档案管理信息系统V2.0》，直接复制以下命令下载安装：

安装时选择默认路径，注册时输入本单位统一社会信用代码，不得填写其他信息。录入目录需完全对应文件内容：档号、件号、保管期限、责任者、题名，题名需准确完整（禁止简化，如不得写“低保文”，需写“日喀则市XX街道办事处2023年城乡居民最低生活保障审批文件”）。录入完成后导出xml文件，文件命名格式为【全宗号-年度-保管期限】（如012-2023-Y.xml），提交至当地综合档案科。

五、最终校验与提交

校验需覆盖5项内容：1. 所有文件是否去除金属物；2. 档号、件号是否连续无跳号；3. 盒内文件是否为同一保管期限；4. 目录录入内容是否与纸质文件一致；5. 备考表是否填写完整。校验完成后，整理人、审核人需在纸质档案目录上签字，再连同档案盒、导出的xml文件一起提交至当地综合档案馆，提交时需携带校验合格报告。