抓好档案制度建设全员宣传 筑牢单位档案管理安全防线

我跟你说啊，这档案制度建设全员宣传的事，我真的是踩过血坑才知道有多重要。前几年我在一家做工程的老东家待着，有次要查一个3年前的项目验收材料去结尾款，结果翻遍了整个单位的档案柜，要么是当时的项目负责人把材料存在自己私人电脑里离职带走了，要么是现场照片存的乱七八糟命名全是“IMG1234”根本找不到，最后硬生生拖了2个月才凑齐材料，尾款晚到不说还赔了甲方几万的违约金，全部门绩效扣了20%，我那个月的奶茶钱都没着落，冤得要死。

说穿了这事本质就是单位的“记忆备份系统”没建好，大家都没装“自动备份插件”，等要找记忆的时候直接集体失忆。所以今天我以过来人的身份跟大家唠唠，这档案制度建设全员宣传真不是行政部没事找事给大家加活，搞对了真的能帮大家省好多麻烦。

别把档案制度建设全员宣传当“走个过场的形式主义”

我知道很多人一听到这几个字第一反应就是“又要开没用的会，又要做没用的题”，觉得档案这玩意不就是行政部管红头文件的事吗？跟我一个写代码的/跑项目的/做设计的有啥关系？我之前也是这么想的，直到那次扣绩效的事给我打醒了。

给大家说点真东西，按照档案管理的专业要求，需要归档的材料远不止红头文件：你跟客户沟通的重要纪要、项目现场的实拍照片、测试版本的修改记录、甚至是采购物资的签收单据，全都是要归档的范畴。就像你手机里的照片、聊天记录、工作文件，你不能啥都存C盘，哪天电脑炸了全没了，你得挑重要的存云端对吧？单位的档案就是整个公司的“云端备份”，每个人都是上传者，不是只有行政一个人当管理员。

你说之前那次扣绩效的锅谁背？说到底就是之前的档案制度建设全员宣传完全走了过场，大家都觉得档案是别人的事，跟自己半毛钱关系没有，才闹出来这么大的乱子。真的，别小看这事，说句土味大实话：人人都是档案员，风险才会绕着转，真不是给大家灌鸡汤，是我扣了半个月工资换来的真理。

档案制度建设全员宣传搞对路，比行政追着大家要材料爽100倍

后来我转去做行政岗，第一件事就是牵头搞档案制度建设全员宣传，我当时就跟老板拍胸脯，绝对不搞念文件开长会那套，要搞就搞大家愿意看、愿意学、愿意用的，搞完之后行政再也不用当催债的追着大家要材料，事实证明我真的做到了。

第一步：先把“官方黑话”翻译成大白话，别搞官话套话

之前的宣传材料大家不爱看，为啥？满篇都是“归档期限”“密级划分”“立卷规则”，普通人看了头都大。我当时直接把所有规则全部翻译成“手机备份指南”的风格：啥叫永久归档？就是你手机里要存一辈子的身份证照片、房产证扫描件，对应单位的核心资质、重大项目验收材料、产权证明这些，要永久存不能删；啥叫30年归档？就是你手机里存几年的工作合同、项目记录，对应单位的一般行政文件、普通项目材料；啥叫10年归档？就是你手机里存几个月的临时通知、活动照片，过了时间就能删。

就连操作流程我都简化成了三步：第一步按【部门-日期-文件类型-文件名】改好名字，第二步上传到对应云盘文件夹，第三步给行政发个1条消息确认，傻子都能学会。你别说，改完之后大家接受度老高了，之前连EXCEL都不会用的保洁阿姨都知道把采购消毒水的单据拍好照按要求传。说真的，档案制度建设全员宣传要讲人话，别整那些虚头巴脑的，土味顺口溜我都给大家想好了：宣传讲人话，大家才听话。

第二步：搞点“正向激励”，别总拿考核压人

之前大家不爱归档，除了嫌麻烦，还有个原因就是干了没好处，不干最多被说两句。我当时就申请了一笔小预算，每个季度评3个“归档小能手”，每人发200块奶茶卡+2张电影票，评优评先还能加分。

一开始大家还觉得是噱头，第一个季度技术部的一个小伙子平时归档特别积极，每次项目刚上线就把所有材料整理得清清楚楚传上来，真的拿了奖之后，整个部门的积极性都被调动起来了，之前拖到最后一天才交材料的老员工，现在都主动提前整理。你看，这才是档案制度建设全员宣传的正确打开方式，别总拿考核吓唬人，给点甜口的大家干活才起劲，再送大家一句土味真理：归档有甜头，干活有奔头。

过来人给你提3个档案制度建设全员宣传的避坑指南

我搞了3年的档案宣传，踩过的坑比你们喝的奶茶都多，这3个坑你要是能避开，宣传效果至少翻3倍。

• 别只给基层员工宣传，领导得先带头做示范。我第一次搞宣传的时候踩过这个坑，给所有基层员工都培训完了，结果老板自己的出差报销单、会议纪要每次都拖半个月才交，下面的人一看领导都不遵守，也跟着拖。后来我找老板谈了，给他说按照《档案法》要求，单位负责人是档案管理第一责任人，真出了问题他要担责，老板听完当场就表态，以后每次出差回来3天内肯定把所有材料归档，还每周在群里晒自己的归档记录，没过半个月，大家交材料的速度直接快了一倍，真的是领导带好头，群众有劲头。

• 别搞一次性宣传，要做“碎碎念式”的长期渗透。很多人觉得档案制度建设全员宣传就是开一次会、做一次培训就完事了，根本不是。我当时搞了很多碎片化的宣传：把归档小知识做成表情包发工作群，每周五下午发一条15秒的短视频讲一个小技巧，电梯里的广告屏也换成了归档顺口溜，大家刷着刷着就记住了，根本不用专门抽时间培训。按照专业要求，档案宣传每年至少要做2次全员培训，日常宣传每月不少于1次，碎碎念的效果真的比搞一次2小时的大课好太多。

• 别光说要求，要把“后果”给大家讲明白。我从来不会只跟大家说“你要按时归档”，我会把之前我们单位扣绩效、赔违约金的事给大家讲，还会找别的单位丢了重要档案丢了项目、评不上奖的案例给大家看，大家听完就知道，原来归档不是给行政干活，是给自己省麻烦，是给单位抢好处。真的，你把利害关系讲透了，不用你催，大家自己就会上心。

现在我之前待的那家公司，档案管理评了市里的先进单位，拿了5万的奖金，大家都分了福利，现在找个材料最多10分钟就能找到，再也不用翻箱倒柜找半天。说真的，档案制度建设全员宣传真的不是啥麻烦事，搞对了就是给所有人减负，给单位省钱，大家好才是真的好，你说对吧？