企事业单位如何做好档案物理安全制度建设？核心要点有哪些？

做好档案物理安全制度建设，是保障各类档案实体完整、规避损毁丢失风险的核心管理手段。根据2025年国家档案局发布的《档案管理安全规范》最新修订要求，档案物理安全制度建设已经成为各级单位档案管理评级、合规检查的必查项，本回答将从核心遵循、核心模块、落地方法三个维度展开详细说明。

档案物理安全制度建设的核心遵循

档案物理安全制度建设，是围绕档案实体从接收、存储、调阅到销毁全流程，针对物理环境、人员操作、应急防护制定的标准化约束规范，核心目标是兼顾合规性与实用性。

开展档案物理安全制度建设，需遵循三个核心要点：

• 符合现行政策法规要求，满足档案主管部门年度检查、等级认定的硬性标准
• 针对性防范水、火、虫、盗、温湿度异常等各类物理风险，延长档案实体保存寿命
• 明确各岗位管理权责，避免出现安全事故后权责不清、无法追责的问题

需要注意的是，不能直接照搬通用模板，需结合本单位档案存储规模、档案类型调整内容，避免制度与实际管理脱节。

档案物理安全制度建设的核心模块

一套完整合格的档案物理安全制度，必须涵盖四个核心模块，每个模块需明确具体操作要求：

• 存储环境管理制度：明确不同类型档案库房的温湿度标准，符合国标要求的纸质档案温度为14-24℃、相对湿度为45-60%，同时规定日常巡检频次、虫霉防治周期、消防设施检查要求，明确异常情况上报流程。
• 档案流转出入库制度：明确档案调阅、出库的审批层级，要求所有出入库档案必须登记造册，涉密档案必须双人全程陪同，档案归还时必须检查实体完整性，确认无涂改、损坏后方可入库。
• 应急处置制度：针对水灾、火灾、库房渗漏等突发情况制定专项预案，明确应急档案转移路线、临时存放地点、责任分工，要求制度中明确每年至少开展1次应急演练。
• 岗位责任制度：明确档案管理员、库房管理员的物理安全管理职责，要求管理人员离岗必须完整交接档案台账，每年定期参加档案安全培训。

档案物理安全制度建设的落地实操步骤

档案物理安全制度建设可按照四个步骤推进，可直接参照执行：

• 第一步：开展前置盘点，梳理本单位现有档案类型、存储痛点，南方单位重点增加防潮防霉变条款，北方单位重点增加防火防干燥条款，为制度制定提供实际依据。
• 第二步：框架搭建，对照2025版国家档案安全规范，填充上述四个核心模块内容，明确硬性约束，比如明确要求非授权人员不得单独进入档案库房。
• 第三步：审核修订，组织档案管理、安保、行政等相关部门征求意见，修改不合理条款后，提交单位管理层审批生效。
• 第四步：定期更新，根据每年档案安全检查结果、政策更新要求，每2-3年对制度进行一次调整，保证制度持续合规。

Q：中小微企业档案量少，也需要专门做档案物理安全制度建设吗？
A：需要，即便档案存储规模小，也需要明确基本管理要求，可简化制度条款，但必须涵盖出入库登记、定期环境检查两个核心内容，满足基础合规要求。
Q：档案物理安全制度建设需要参考哪个最新政策？
A：主要参考2025年国家档案局修订发布的《档案管理安全规范》《企业档案管理规定》，可到国家档案局官网下载原文对照调整。

做好档案物理安全制度建设，是档案管理工作的核心基础，既能够满足合规检查要求，也能有效避免档案实体损毁、丢失带来的损失。建议各单位尽快梳理现有档案安全管理制度，对照最新政策要求完成优化调整。温馨提示：制度落地后要严格执行，定期开展巡检和演练，避免制度流于形式。