踩过仨月档案雷库 资深摸鱼达人掏心档案制度建设经验交流

先唠唠为啥要搞这个破（划掉）有用的档案制度建设

家人们谁懂啊？之前我是咱们单位行政部出了名的“摸鱼搭子兼救火队长预备役候补队员”——档案随便塞抽屉文件夹当垃圾桶用、找不到就说“哎呀文件袋漏了下水道冲跑了（行政部楼层根本没下水管道这点破谎我差点信了）”、纸质电子混放连老板上个月签的加薪表我都差点夹在擦屁股纸旁边（还好同事小王眼尖救我狗命）。

结果好景不长，上个月总部突然通知——三天后要搞全系统合规大检查档案制度建设相关的抽查小组，组长还是以“鸡蛋里挑恐龙蛋化石”闻名的张姥姥。那天我抱着抽屉里混着零食包装纸、离职员工辞职信草稿（还有人家偷偷写的骂老板漫画缩印版）、甚至半盒去年年会剩的润喉糖的“临时文件山”哭到天亮，小王一边帮我捡润喉糖一边说：“别嚎了张姐，趁这三天，把咱们这破单位的档案制度建设搞起来，哪怕是‘搭个临时茅草屋’也比‘露天地堆垃圾’强啊！”

茅草屋变钢筋混凝土避雷塔的档案制度建设经验分享

小王这句话点醒了我这个梦中摸鱼人——既然要搞档案制度建设，那就别来虚的，别抄百度文库里那套几百页的“天书”，要搞咱们这种“小作坊/小部门专属版”的，能看懂、能落地、还能顺便让我以后摸鱼更爽的！

接下来的三天，我和小王把零食包装纸都卖了凑钱买了奶茶咖啡（奶茶是小王的咖啡是我的提神救命稻草），啃了啃总部发的那本500字精华版合规手册，踩了无数“临时加固档案山结果塌了砸脚”“电子档命名全是新建Microsoft Word文档12345”的雷，终于搭起了咱们的钢筋混凝土档案制度建设避雷塔！

第一步：把所有“野档案”抓回来关进“专属牢房”——分类归档

家人们记住！搞档案制度建设的第一步不是买漂亮文件夹，而是“分类归档”！就像咱们家里收拾厨房一样，不能把酱油瓶、醋瓶、洗洁精瓶、甚至洗锅刷都塞在同一个抽屉里！

我和小王商量了一下，结合咱们部门的实际情况（就咱们俩加张姐），把“野档案”分成了四大类，还给每一类起了个土得掉渣但好记到爆炸的名字：

• 老板看了会开心的“升官发财雷区排雷档案”：主要放老板的讲话稿、咱们部门的KPI完成表、总部给的表扬信（哪怕只有一句话）、还有去年年会咱们部门拿的“最佳摸鱼氛围奖（划掉）最佳后勤保障奖”的奖状复印件（原件我贴在自己工位屏风后面当挡箭牌）
• 张姥姥查了会点头的“全系统合规大检查保命档案”：主要放总部发的所有文件、咱们部门的考勤表、财务报销凭证复印件（原件给财务部了）、还有所有员工的入职离职合同
• 同事看了会感激的“日常摸鱼搭子互助档案”：主要放去年年会剩的零食清单（下次团购零食有参考）、骂老板漫画的完整版（缩印版贴厕所隔间了）、还有咱们部门打印机复印机的使用指南（终于不用每次都喊楼下IT小哥小李了小李终于可以好好摸鱼了）
• 只有我能碰的“资深摸鱼达人专属摸鱼档案”：主要放我的摸鱼计划表、以前收集的摸鱼小游戏压缩包（虽然现在不敢玩了但留着当念想）、还有小王偷偷给我拍的老板抠脚照片（别想多了老板只是在开会的时候抠了抠脚趾头缝而已）

哦对了！还有一个超级超级重要的档案制度建设小细节——每一类档案都要贴一个大大的彩色标签！升官发财雷区排雷档案用红色（红色喜庆老板喜欢），全系统合规大检查保命档案用蓝色（蓝色代表冷静张姥姥喜欢），日常摸鱼搭子互助档案用绿色（绿色代表健康小李终于不用跑来跑去了），只有我能碰的专属摸鱼档案用黑色（黑色代表神秘别人不敢碰）！

第二步：给“专属牢房”配个“电子狱警”——电子档命名规范

家人们！纸质档案抓回来关进“专属牢房”只是第一步！搞档案制度建设的第二步是给“专属牢房”配个“电子狱警”——也就是制定一个超级简单的电子档命名规范！

以前我给电子档命名都是“新建Microsoft Word文档12345”“新建Excel工作表67890”，找文件就像在大海里捞针一样，捞半小时都捞不到！这次我和小王制定了一个“小作坊专属版电子档命名公式”，土得掉渣但好用到爆炸：

档案大类编号-年份-月份-具体内容-版本号

举个栗子哈：比如咱们今年3月15号写的《202X年第一季度行政部摸鱼计划表（划掉）后勤保障计划表》，命名就应该是：1-202X-03-202X年第一季度后勤保障计划表-V1.0（哦对了升官发财雷区排雷档案的编号是1，全系统合规大检查保命档案是2，日常摸鱼搭子互助档案是3，只有我能碰的专属摸鱼档案是4，这个得记牢！）

还有一个超级超级重要的档案制度建设小细节——每修改一次电子档，版本号就要加1！比如后勤保障计划表V1.0老板看完说要加“打印机每月清洁一次”这一项，修改之后就变成V2.0！这样以后找不同版本的文件就方便多了！

第三步：给“钢筋混凝土避雷塔”定期“扫雷”——定期检查更新

家人们！别以为搭好了“钢筋混凝土避雷塔”就万事大吉了！搞档案制度建设的第三步是给“钢筋混凝土避雷塔”定期“扫雷”——也就是定期检查更新档案！

我和小王商量了一下，结合咱们部门的实际情况（就咱们俩加张姐），制定了一个“小作坊专属版扫雷时间表”：

• 每周五下午最后半小时“小扫雷”：主要检查本周有没有“野档案”没抓回来关进“专属牢房”，有没有电子档命名不对的，有没有版本号加错的
• 每个月最后一天“中扫雷”：主要检查本月的纸质档案有没有发霉、有没有掉页，有没有电子档备份（哦对了搞档案制度建设一定要备份！一定要备份！一定要备份！重要的事情说三遍！备份到U盘、备份到云盘、备份到另一个电脑！我现在都备份三个地方了不怕电脑爆炸不怕U盘丢不怕云盘倒闭！）
• 每年年底“大扫雷”：主要检查全年的档案有没有不需要的，不需要的就用碎纸机炸碎（别乱扔哦乱扔离职员工辞职信草稿被别人捡到就麻烦了），需要的就整理好放进档案柜里

最后给家人们灌一碗土得掉渣但甜到齁的正能量鸡汤

家人们！搞档案制度建设真的不是一件难事！不是只有大公司大部门才能搞档案制度建设！咱们这种小作坊小部门也能搞！只要别来虚的，别抄百度文库里那套几百页的“天书”，搞咱们这种“专属版”的，能看懂、能落地、还能顺便让自己以后摸鱼更爽的！

三天之后张姥姥来咱们部门检查，看到咱们的“钢筋混凝土档案制度建设避雷塔”，看到咱们的彩色标签，看到咱们的电子档命名规范，看到咱们的三个备份，连连点头说：“不错不错！没想到咱们这么小的部门居然能把档案制度建设搞得这么好！年底给你们评‘全系统档案制度建设先进单位’！还给你们加奖金！”

现在我和小王已经拿到了奖金（虽然只有每人五百块但也是钱啊），现在我和小王已经成了咱们单位的“档案制度建设小能手”，现在别的部门的同事都来咱们部门取经，现在我摸鱼摸得更安心了（再也不怕张姥姥来查岗了再也不怕找不到老板签的加薪表了）！

家人们！听我的！赶紧搞起来档案制度建设吧！相信我！搞完之后你一定会回来感谢我的！好了今天的档案制度建设经验交流就到这里了！家人们再见！下次再见！拜拜！