档案制度建设全员参与度不高？亲测有效落地解决方案来了

先唠掏心窝子的：我为啥对这事儿门儿清

咱就是说，我前前后后在4家公司管过行政和内控体系，踩过的档案相关的坑，能绕公司茶水间转三圈还剩半段，说句过来人真的不过分。之前在某互联网公司的时候，管档案的小姑娘蹲我工位旁边哭，说全公司就她一个人守着档案库，大家都觉得归档是她一个人的活，上个月部门评优要项目核心资料，所有人都找她要，她拿不出来还要背锅——这不就是典型的档案制度建设全员参与度不高的死局吗？

我当时头都大了，翻了8套行业方案，拽着3个做档案管理的同行唠了整宿，最后磨出来的这套档案制度建设全员参与度不高解决方案，我们公司用了3个月，全员主动归档率从12%直接干到94%，后来好几个同行抄我作业，都说落地效果比买几十万的系统好使多了，今天全给你们唠明白。

先给大家整个魔性比喻，方便理解：公司的档案库就是咱全公司的「集体存粮仓」，平时大家攒的项目资料、合同、对接记录都是粮食，存的越多，后面遇到事儿能拿出来应急的底气就越足，之前大家不愿意存，本质上就是你既不给存粮的人发好处，还让人家填一堆表走一堆流程，最后粮不够了还要怪大家不干活，换你你愿意啊？

为啥大家都不爱碰档案？说白了就是你没顺人性

我之前踩过最大的坑，就是上来就改制度罚钱，觉得大家不归档就是欠收拾，结果罚了半个月，大家抵触情绪直接拉满，有人故意把空白文件传上去凑数，还有人直接堵我办公室门说我没事找事。后来我才琢磨明白，绝大多数公司出现这个问题，核心就三个原因：

• 门槛太高：存个档案要填5张表，走3层审批，10分钟都搞不完，大家本来上班就够累了，谁愿意给自己加活？
• 好处为零：归档是额外工作，干了没奖励，不干说不定也没人发现，换你你会主动干？
• 价值不明：很多人不知道自己存的档案有啥用，觉得就是给行政岗完成KPI，自然不上心。

所以我这套档案制度建设全员参与度不高解决方案，核心就三个字：顺人性，别逆着大家的上班习惯来，别把归档变成大家的负担，要变成大家的工具，啥高大上的概念都不好使，落地才是王道。

亲测好使的落地步骤，照着做就行

第一步：先把「存粮门槛」打下来，别整没用的繁文缛节

我当时干的第一件事，就是把之前要求填的5张归档表直接砍成1张半，普通资料归档只需要填个资料名称、所属项目、提交人三个信息就行，电子归档直接做了个企业微信的快捷表单，上传附件点提交10秒搞定，根本不用学。

要是遇到项目结项这种需要提交大量资料的情况，直接让档案岗主动上门对接，帮提交人整理分类，绝不麻烦业务岗多花一分钟在归档杂事上。我当时还定了个死规矩：所有归档操作耗时必须控制在30秒以内，要是有人反馈归档太麻烦，档案岗当月绩效直接扣，就这么干了半个月，大家吐槽归档麻烦的声音直接没了。

说句土味正能量的大实话：你敬大家一尺，大家才会敬你一丈，你方便别人，别人才会愿意配合你的工作，这都是换的。

第二步：把「存粮好处」摆上台面，别让人干了白干

光降低门槛还不够，你得让大家知道干这个活有好处，我当时搞了个「存粮积分制」，普通资料归档1份积1分，核心项目资料、客户对接记录这种高价值档案1份积5-10分，积分能兑啥？全是大家真能用得上的东西：10积分换半天调休，15积分换公司停车场优先车位1个月，20积分直接加进当月优秀员工评选的加分项，甚至还能换行政部的「跑腿服务」，帮你取快递、订下午茶、甚至帮你排队开离职证明都好使。

有奖就有罚，我当时也明确规定：所有评优、晋升、项目结项审核的时候，必须先查对应项目的档案有没有提交，没提交的直接一票否决，奖惩双向落地，奖励要够接地气大家摸得着，惩罚要够明确大家躲得开，别搞那种虚头巴脑的荣誉证书，没人稀罕。

就这一步落地完，当月主动归档的人数直接翻了4倍，真的，这套档案制度建设全员参与度不高解决方案，核心就是别把大家当工具人，要当成一起攒粮的合伙人，你给够好处，大家自然愿意动。

第三步：把「存粮价值」秀给所有人看，别搞暗箱操作

很多人觉得归档没用，是因为你从来没告诉过大家，这些档案帮大家解决了啥问题。我当时定了个规矩，每月初必须发全公司公告，晒上个月的「存粮成绩单」：比如上个月运营部存的618活动合同，这周法务要查直接调出来，省了3小时翻聊天记录的时间；比如销售部存的客户对接档案，帮新入职的销售省了10小时熟悉客户的时间；甚至连反面案例也要晒，之前有个项目没归档需求文档，最后改了8版客户还不满意，白白亏了20万，全公司通报，让大家都知道没存粮的后果有多惨。

每月至少做1次档案价值公示，正面案例晒收益，反面案例晒损失，所有人都看得见摸得着，时间长了大家自然知道，归档不是给行政干活，是给自己以后省麻烦，你说谁还会抵触？

最后唠点实在的，别搞花架子

我见过好多公司搞档案制度建设，上来就买几十万的智能系统，搞好几场全天培训，结果落地的时候连个便捷提交的入口都没有，大家该不参与还是不参与，纯纯浪费钱。

真的，我这套档案制度建设全员参与度不高解决方案，当时落地满打满算没花超过2000块钱，就是改了改表单，搞了点小福利，3个月参与度直接干到94%，核心就一句话：别把档案搞成管理大家的工具，要搞成帮大家省麻烦的工具，顺人性做事，比啥高大上的概念都好使。

我踩过的坑都给你们避了，照着搞就行，真不用整那些没用的花活，有啥落地的问题评论区唠，我看到就回。