机关企事业单位档案制度建设录播制作与宣传推广实操指南

一、前期准备：明确核心内容与工具清单

1. 录播核心内容梳理

档案制度建设录播的核心目标是让受众看懂会用，提前按照固定框架梳理内容，整理成PPT：

• 本单位档案分类规范：明确文书、人事、业务、特殊载体等档案的分类标准
• 归档全流程要求：从收集、整理、审核到入库的每一步操作规范
• 查阅借阅规则：不同权限人员的申请、审批流程要求
• 违规责任界定：档案损毁、丢失、违规借阅的处理标准

PPT每一页控制在300字以内，核心要求用红色标注，方便录制时讲解。

2. 零成本工具获取（直接下载安装）

• PPT制作：WPS Office免费版，下载地址：https://www.wps.cn/
• 录屏工具：OBS Studio（开源免费无广告），下载地址：https://obsproject.com/zh-cn/download
• 剪辑字幕：剪映PC端免费版，下载地址：https://www.capcut.cn/

二、录播录制实操步骤

1. OBS参数配置（直接照搬即可）

打开OBS后按以下步骤配置，不会出错：

• 点击「来源」区域的「+」，选择「显示器采集」，勾选「采集窗口」，选中你的PPT窗口，点击确定
• 再次点击「来源」区域的「+」，选择「音频输入采集」，选中你要使用的麦克风（电脑自带或外接都可），点击确定
• 点击右上角「文件」-「设置」，进入「输出」标签页：视频比特率设置为2500 Kbps，编码器优先选显卡对应的硬件编码，无对应选项选x264，输出格式选MP4，底部可自定义输出文件夹，建议设置为桌面方便查找
• 进入「视频」标签页：基础分辨率选1920x1080，输出分辨率选1920x1080，FPS选30，点击确定保存配置

2. 正式录制操作

打开整理好的档案制度PPT，切换到全屏放映模式，切回OBS点击右下角「开始录制」，按照PPT顺序逐页讲解即可。如果某一段讲解出错，不需要重新录制整段，只需要暂停后从出错的前一页重新开始录制，后续剪辑拼接即可，录制完成点击「停止录制」，视频会自动保存到预设文件夹。

三、后期剪辑导出（10分钟完成）

打开剪映PC端，新建项目导入录制好的视频，按以下步骤操作：

• 剪辑拼接：拖动进度条找到出错片段，点击「分割」按钮，删除错误片段，将前后片段无缝拼接
• 自动字幕：点击左侧「文本」-「自动字幕」，勾选「仅识别视频语音」，点击开始识别，识别完成后修改错字即可，不需要逐字手打
• 添加首尾：开头添加标题页，文字标注「XX单位档案制度建设培训录播」，插入单位logo；结尾添加咨询联系人及联系方式，方便受众答疑
• 导出设置：点击右上角「导出」，分辨率选1080P，帧率选30，码率选「更高质量」，点击导出即可；如果文件超过1G，可将分辨率调整为720P，不影响正常观看

四、宣传推广落地实操

针对不同宣传目标，分渠道落地，保证全覆盖：

1. 内部培训类宣传操作

• OA系统发布：登录单位OA后台，新建公告，标题标注「档案制度建设培训录播已上线，相关人员务必完成学习」，上传视频文件，设置公告到期时间为7天，开启已读统计功能，要求所有目标人员点击已读
• 工作群推送：将视频上传到单位企业微信文件盘或百度网盘，生成永久分享链接，将链接、学习要求、截止时间发到所有部门工作群，@所有人，要求各部门3天内统计完本部门学习人数上报档案管理部门
• 线下补漏：打印简易宣传海报，贴在单位大厅、食堂等人员密集区域的宣传栏，海报核心信息（培训主题、学习渠道、截止时间）加粗放大，提醒线下办公人员学习

2. 对外示范类宣传操作

• 将视频上传到哔哩哔哩、优酷等公开视频平台，标题设置为「XX单位档案制度建设标准化操作示范录播」，添加标签「档案制度建设」「档案管理培训」，方便用户搜索找到
• 将分享链接转发到当地档案行业交流群，标注供同行参考交流，扩大宣传覆盖面

五、效果跟踪收尾

宣传发布后，按以下步骤完成补漏：

• 宣传发布第3天，导出OA系统已读统计，整理未学习人员名单，发给对应部门负责人督促完成
• 安排档案部门工作人员每天固定1小时回复学习疑问，整理常见问题补充到OA公告或视频简介末尾，方便受众自行查阅