哈喽各位最近在头疼档案整理的小伙伴们，我是干了4年档案整理的老油条，前阵子刚帮我那开传媒公司的闺蜜收拾了她们攒了3年的档案烂摊子，整整两大文件柜的散页、没装订的合同、混在一起的员工档案，给我整得颈椎病都犯了，完事她给我买了十杯奶茶才哄好。今天就掏心窝子给你们唠唠档案整理的常见坑，全是我踩过无数坑攒的干货，看完你搞档案整理至少少走半年弯路。
我见过太多新手搞档案整理，上来就哐哐把所有档案的原装订、封皮全拆了，散页摊得满桌子都是，风一吹都能飞两张，到最后根本分不清哪份跟哪份是一套的。这不就像你双十一拆快递，直接把所有盒子拆了东西倒地上，最后你根本分不清哪个赠品对应哪个订单一样吗？
给你们说个真事，去年我接了个返工的活，那个新手小姑娘搞档案整理，上来把人家公司5年的档案全拆了，混在一起分不出来，最后加了半个月班才捋清楚，眼睛肿得跟桃似的，说以后再也不敢瞎拆了。
正确操作其实很简单：搞档案整理第一步绝对不是拆封，而是先做初筛分类，按「年度+保管期限」先分两大堆，再按机构/业务类别做细分，等全部核对无误之后再拆原装订整理。
咱说做人得有章法，搞档案整理也是一样，就像你跳广场舞也得先站对队伍，不然跳错了不仅尴尬还挨大妈说，稳扎稳打才是硬道理，你上来就瞎拆，后面哭的日子在后面呢。
编页码可以说是档案整理里最磨人的环节，也是最容易出错的环节。我见过太多人编页码，要么是正反面都编在右下角，翻的时候根本找不着；要么是空白页也给人编上号，到时候数页数对不上；还有的更离谱，编着编着跳了十多号，自己还不知道，跟奶茶店排号给人排到100号直接跳120号似的，到时候人家拿110号来取餐，你拿啥给人？
这里给你们把专业规则掰碎了说，别再瞎编了：单面印刷的文件页码编在右下角，双面印刷的正面右下角、反面左下角，空白页不需要编页码，文件本身已经有正规印刷页码的不用重复编，要是中间有缺页漏页记得在备考表上标清楚。
我之前碰过一个小伙搞档案整理，编页码的时候刷剧，半天才发现自己漏了20多号，已经盖了章的页码擦都擦不掉，最后只能把整份文件重新复印再编，折腾了一下午。咱说干活就好好干，别摸鱼摸得把自己坑了，你现在编页码多上点心，后面验收的时候一次过，不用返工那才是真的爽，这就叫少吃苦多得甜，好日子还在后头呢。
很多人搞档案整理，前面分类、编页码都挺认真，到最后装盒的时候嫌麻烦，不管三七二十一就往盒里塞，不同年度的塞一起，永久保管和10年保管的塞一起，盒脊也不写清楚，到时候要找某份档案的时候，跟开盲盒似的，开十个盒都找不到你要的那份，这不纯纯给自己找事吗？
你想啊，你把冬天的羽绒服硬塞到放口红的化妆包里，不仅塞不下，还容易把口红蹭断，搞档案整理装盒也是一个理：必须按件号顺序装盒，不同年度、不同保管期限的档案绝对不能混装，每盒装满之后要填清楚盒脊的信息：年度、保管期限、机构类别、起止件号、盒号，还要在盒内放备考表，写清楚整理人、检查人、整理日期，有问题的地方都标在备考表上。
我去年帮一家国企做档案验收，就碰见个离谱的事，他们的档案盒里居然混了2019年的报销凭证和2022年的人事合同，问整理的人他自己都不知道怎么塞进去的，最后全部返工，整组人加了一周的班才搞定。咱说一分耕耘一分收获，你装盒的时候省5分钟，后面找档案要多花5小时，这笔账怎么算都亏对吧，听过来人一句劝，装盒的时候按规矩来，后面省事的是你自己。
说了这么多坑，肯定有小伙伴问，我就是纯新手，第一次搞档案整理有没有啥简单的技巧？当然有，都是我自己用了好几年的笨办法，好用得很：
其实啊，档案整理真的没大家想的那么难，很多人觉得档案整理头疼，都是因为一开始踩了没必要的坑，走了没必要的弯路。我这4年搞档案整理，大到国企的档案达标验收，小到个体户的经营档案整理，啥乱七八糟的烂摊子都见过，只要你避开我上面说的那几个坑，按技巧一步步来，哪怕你是纯新手，也能把档案整理搞得明明白白的。
咱说干啥事都怕认真二字，你只要肯花点心思，档案整理这点事根本不算事，等你干完你就会发现，自己不仅会搞档案整理了，连家里的衣柜都收拾得比以前利索了，这不就是一举两得的好事嘛！加油干，没啥难得住咱的！
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